文/馮群蓉

做好醫院檔案管理之我見

文/馮群蓉

檔案管理作為醫院管理中一個重要組成部分，對其現狀進行分析并探究如何做好檔案管理，一直是檔案工作人員應該關注的一個課題。目前，檔案管理在醫院總體上不夠被重視，管理制度不規范，信息化建設也跟不上醫院發展的步伐，對檔案的開發利用也不夠，致使醫院的檔案管理水平一直處于較低層次的狀態

醫院檔案是醫院從事醫療和管理活動的歷史記錄，是醫院診療活動和其他各項活動中形成的并具有保存價值的文件、影像、錄音等材料，是國家重要的檔案之一，是關乎民生的檔案。檔案管理水平是醫院管理水平的重要體現，只有搞好并加強檔案管理才能從真正意義上提升醫院整體的管理水平，起到建設全面小康社會和促進地方經濟發展的作用。本文僅以漢中市中心醫院檔案管理為素材，對醫院檔案管理提出一些拙見：

一、醫院檔案管理的現狀

醫院檔案材料包含醫療病歷檔案、人事檔案、文書檔案、財務會計檔案、基建工程及儀器設備檔案、科研實驗項目成果檔案等在醫院醫療過程中形成的各式各類材料。漢中市中心醫院前身是漢中地區醫院，1965年建院以來，經歷了52年的風風雨雨，醫院由小變大，由弱變強，現已發展成為綜合實力在陜南排名前列的一所地市級三級甲等綜合性醫院，現保存有在職、離退休、死亡人員比較完整的人事檔案1439冊，臨時和聘用合同制員工人事檔案材料不完整的1040冊，設有專門的檔案庫房，配備鐵質檔案柜，每冊按《干部人事檔案材料收集歸檔規定》分類排序、整理歸檔，但未使用新型檔案卷夾，檔案庫房、閱檔室未能分開設置。

病歷是一種有著非常重要價值和數量巨大的醫院檔案，現存有1984年以來近50萬余冊病歷，保管庫房狹小、存儲方式落后，查閱難度大；還有建院以來的文書檔案，因過去對檔案管理不夠重視，致使建院初期許多珍貴的資料沒有留存，從2001年以后才開始對文書檔案進行比較完整的收集、整理和歸檔；另有財會檔案，基建設備檔案等大都分散在不同科室的各個庫房，由各科室自己管理。以及專業人員的科研技術檔案絕大多數都存留在個人手中，導致收集，整理和保管沒有系統化、制度化和規范化，開發利用就更加無從談起。

（一）重視程度有待提升

醫院主要重視的是病歷的規范書寫，保管和利用的重視程度仍有待提升。只注重對醫療技術和專業人才的引進以及醫療質量的管理，對其他管理特別是檔案管理重視不夠，覺得檔案管理對醫院發展的作用不大。醫院領導這種不重視的情緒影響到醫院其他員工，如此也使得檔案規范性管理的制度和措施無法貫徹與落實。同時，對檔案管理工作不夠重視的工作氛圍讓檔案管理人員也失去了工作的積極性和主動性，致使醫院內部各自為政，資源不能互相利用，檔案資料出現保管混亂、數據缺失，檔案管理效率低等問題。

另外，由于醫院管理層只注重對醫療技術人員的培養，對檔案管理人員的培訓缺乏，以至于檔案管理人員無法及時掌握和更新檔案管理知識，有效利用先進的管理方法。淡薄的檔案管理意識、滯后的管理方式、分散的歸檔方法，導致醫院檔案管理工作水平的低下，醫院的檔案管理工作無法得到有序的、規范化的提升。

（二）缺乏規范的管理制度體系

醫院內部的檔案管理較長時間里處于無序、分塊管理的局面。很多醫療資料和管理數據分散、丟失現象嚴重，很多有價值的資料不能被有效利用。醫院對醫療診治活動的崗位職責和治療流程的規定比較詳細，但對檔案管理方面的制度條文卻建立得比較少，沒有檔案質量管理相關的考核制度和體系，也沒有將檔案管理工作納入醫院的考核體系之中。

（三）缺乏完善的信息化檔案管理制度

醫院檔案管理的范圍比較廣，不僅涉及到醫療技術信息，還包含患者、員工的個人信息以及醫院的經營、管理信息等等。醫院檔案管理涉及的部門也比較多，不僅包含各醫療單元，還包括各行政職能部門。所以醫院檔案管理的內容非常龐大、復雜，檔案管理人員的工作量巨大而繁瑣。僅憑人工歸檔的方式，很難將這些工作量龐大的檔案資料及時、有效地予以處理。雖然近年來醫院啟動了信息化建設，也開始了電子病歷的管理方式，但對醫院檔案整體的信息化建設仍未統籌考慮，造成醫院目前檔案信息化涉及面窄，技術水平有限，軟硬件設備不夠完善，影響了檔案管理的工作效率和質量。有些醫院雖然使用了檔案管理軟件系統，但缺乏專業的計算機人才來保障檔案軟件系統的正常運行，致使醫院的檔案管理跟不上信息時代的發展步伐，檔案管理水平得不到提升。

（四）檔案資源的利用率低

檔案資源作為推動醫院發展的重要資源，具有重要的利用價值。但醫院沒有利用好這些優勢的資源，忽視了檔案管理對醫院的推動作用，只是將檔案管理作為一個記錄途徑、信息存儲方式，沒有真正地發揮出檔案管理應有的功效，導致醫院內部的信息資源的嚴重浪費。

二、提升醫院檔案管理水平的可行性路徑

（一）增強醫院全體員工對檔案管理的重視意識

要使醫院檔案管理工作能順利開展下去，就必須建立和完善醫院內部的檔案管理制度，加強檔案管理工作，增強醫院全體員工的檔案管理意識，不僅醫院領導要對檔案管理予以重視，更應要求全體員工對檔案管理工作的重視和配合，特別是臨床一線醫療科研人員更應該將醫療檔案管理納入到日常工作范圍，注重對患者信息的保存和保密，關注醫療資料特別是醫療研究、個案分析、經驗總結以及科研成果的整理、收集、保管，定期移交，通過科學、規范化的管理，再轉化利用后，作為今后醫療診治的參考，從而使醫療技術水平不斷提高，也為年輕醫生的培養提供借鑒和經驗。行政后勤職能部門要注重日常工作中形成材料的保管、收集和移交，通過科學方法整合、歸納、歸檔，逐步實現電子化存儲。

（二）加強信息化建設

要解決醫院檔案管理量大、內容復雜、涉及范圍廣的難題，提高檔案管理人員的工作效率，就要逐步推進檔案管理的信息化建設，加大對檔案管理的軟件系統和硬件設備的投入，保障檔案管理沒有資金上的后顧之憂。通過先進的科學技術和信息化手段以及引進和培養復合型專業人才，對醫院的檔案進行電子化、數字化管理，可以大大提高工作效率，節約空間和資源，也使得檢索變得方便、快捷。我們醫院已經從2006年起投入計算機HIS系統，實現醫囑、處方電子化，系統經過逐年升級后，今年已全面實行電子病歷，同時投入設備，將封存的紙質病歷進行逐份、逐頁掃描，電子存儲，計劃用三年時間將現存紙質病歷全部數字化，將大大節約保存空間，提高查閱速度，降低了保存成本。

（三）提高醫院檔案管理的使用效益

醫院的檔案資料特別是醫療病歷，有非常豐富的數據和信息可供借鑒和研究。在對醫療病歷檔案整理、分析、歸納提煉后，對患者的診治可以帶來非常重要的經驗參考，對醫療技術水平的提高也起到積極的、不可估量的促進作用。因此，醫院可運用現代的檔案管理技術，通過信息化的檔案管理手段收集、整理、歸納，全面地利用檔案資源，為醫院的醫療工作提供更方便、快捷的查閱、開發和利用，從而達到提升醫院檔案管理使用效益的目的。

（四）加強對檔案管理人員的能力培養

檔案管理是一項專業跨度大、技能要求高、工作必須細致的工作。檔案管理人員要責任心強、知識面廣、專業技能好才能勝任。不僅需要在招聘時要提高檔案管理工作崗位的準入門檻，更應該注重對在職員工的崗位培訓和職業素養的培訓強化。積極地開展有關檔案管理知識的教學活動、檔案管理軟件系統的學習和知識的更新，通過培訓的方式提升檔案管理人員的綜合能力應當是一項經常性的工作。

（五）選擇合適的檔案管理方式

檔案應集中管理，有利于加強醫院檔案資料的統一管理和檔案管理工作的規劃布局，也有利于檔案資源的綜合開發和利用，減少重復投資和軟硬件設施的投入，節約經費、人力，提高檔案的整體管理水平。集中管理模式可根據醫院醫療工作的特征分為綜合檔案室和病歷病案室。

1.綜合檔案室管理

主要是將醫院各種類型的文書檔案、人事檔案、項目建設和儀器設備資料、科研資料、基建資料、會計資料等進行分門別類歸檔、集中統一管理。從而避免各自為政，資源不能互相利用，資料出現保管混亂、數據缺失，檔案管理效率低等問題。這需要醫院投入資金，進行硬件設施設備改造，按規范化要求重新規劃建設。

2.病歷病案室管理

病歷檔案的數量和質量在醫院檔案材料中占據重要地位。為進一步加強醫療機構管理，使病歷管理滿足現代化醫療管理需要，保證病歷資料客觀、真實、完整，保障醫患雙方合法權益，國家衛計委出臺的《醫療機構病歷管理規定（2013年版）》對病歷的建立、保管、借閱與復制、封存與啟封、保存等七個方面作了更為系統、清晰的規定，同時提出電子病歷合法化，預示著病歷電子信息化管理將普遍應用。

檔案作為醫院的珍貴資源，對推動醫院的發展具有非常重要的意義，對完善醫院管理制度也具有非常重要的參考作用。為了提升醫院整體管理水平和醫院檔案管理的工作質量，必須從醫院檔案管理信息化、標準化和專業化等方面予以加強。

(作者單位：漢中市中心醫院)