新時(shí)期企業(yè)檔案工作亮點(diǎn)管理方向探析

于洋

摘 要：黨的十九大報(bào)告作出“中國特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代”的重大判斷，描繪了黨和國家事業(yè)發(fā)展的美好前景，檔案工作作為中國特色社會(huì)主義事業(yè)的一部分，也進(jìn)入了新時(shí)代。新時(shí)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化程度不斷提高，深刻影響和改變著企業(yè)檔案工作的內(nèi)容、方法和手段。新時(shí)代的企業(yè)檔案工作者正處于檔案工作轉(zhuǎn)型期，迫切需要以新思路做好企業(yè)檔案管理工作，解決新問題，實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；新時(shí)期；措施

企業(yè)檔案管理主要是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄進(jìn)行保存和管理，企業(yè)檔案具有一定的社會(huì)功能，是企業(yè)發(fā)展當(dāng)中不可或缺的資源，并且其對于企業(yè)日常工作的開展和基層建設(shè)等都具有非常重要的指導(dǎo)性作用。可以看出，企業(yè)檔案文件管理在企業(yè)管理中具有非常重要的地位。只要做好管理企業(yè)檔案文件的工作，就可以充分利用企業(yè)檔案文件的作用，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。但是在實(shí)際的企業(yè)檔案管理工作中仍存在一些問題，嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。因此，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及其優(yōu)化措施的研究，對于企業(yè)的發(fā)展是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的。

1 新時(shí)代企業(yè)檔案管理面臨的問題

1.1 管理手段落后

目前的檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)落后的工作方式，許多單位仍保留著手動(dòng)操作，人工抄錄、借閱、登記等各個(gè)環(huán)節(jié)大大影響了工作效率，且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，影響使用者的判斷。信息技術(shù)發(fā)展為管理人員提供了多種檔案載體選擇。但是由于缺乏在信息開發(fā)、利用方面的投入造成檔案資料的內(nèi)在價(jià)值無法充分發(fā)揮出來，使現(xiàn)有檔案不能為發(fā)展過程中提供有價(jià)值的資源。由于經(jīng)費(fèi)緊張等原因，自動(dòng)化、數(shù)字化發(fā)展滯后，管理方式單一，無法達(dá)到新時(shí)期檔案管理工作的開展要求和建設(shè)目標(biāo)。

1.2 檔案管理科學(xué)化水平較低

隨著中國信息檔案建設(shè)過程的不斷加快，企業(yè)檔案管理中檔案管理的信息管理和廣播管理越來越受到重視。但是往往會(huì)忽略檔案管理的科學(xué)性。實(shí)際上，歸檔信息的核心構(gòu)建需要優(yōu)化檔案文件管理過程、重組檔案管理的流程更加的精簡化。但是在我國目前大多數(shù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，采用的卻是傳統(tǒng)的管理體制，從而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)和檔案管理存在明顯脫離的現(xiàn)象，它還會(huì)降低檔案文件管理服務(wù)的質(zhì)量并限制檔案文件管理聲明過程。

1.3 管理制度缺失

許多地區(qū)沒有形成健全完善的檔案管理制度，這就容易造成相關(guān)工作人員在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時(shí)缺乏規(guī)章制度作為參考，導(dǎo)致日常檔案管理工作存在很大的隨意性和不確定性。比如，工作者不能按照規(guī)范對相關(guān)資料進(jìn)行收集和歸檔；也不能依照管理細(xì)則的規(guī)定分類保存檔案，使得日常管理工作雜亂無章。盡管有些單位已經(jīng)意識到這一點(diǎn)，參考國外先進(jìn)的管理辦法建立了檔案制度，但由于缺乏嚴(yán)格的執(zhí)行力度，在日常工作中還存在職責(zé)劃分不明確的現(xiàn)象，所以一旦出現(xiàn)問題，管理人員就相互推脫，互不擔(dān)責(zé)。

2 新時(shí)期下檔案創(chuàng)新管理策略

2.1 創(chuàng)新管理手段，提高工作效率

科技是第一生產(chǎn)力，只有緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新管理手段，才能從根本上提高工作效率。我們要增加計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高信息化檔案管理水平，建立電子信息庫，幫助企業(yè)管理者準(zhǔn)確地掌握各項(xiàng)信息。科學(xué)先進(jìn)的檔案管理辦法能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的開展，檔案管理部門要在實(shí)踐過程中摸索經(jīng)驗(yàn)積極主動(dòng)創(chuàng)新檔案管理辦法。例如，在繁瑣的工作中對檔案根據(jù)類別和性質(zhì)進(jìn)行管理，這將大大縮短工作時(shí)間，提高工作效率；檔案管理部門的管理人員還可以充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)制定各類Excel表格，將相關(guān)資料打印保存留檔供領(lǐng)導(dǎo)翻閱，此舉有利于增加工作的靈活性。

2.2 建立完善的企業(yè)檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)崗位職責(zé)

任何企業(yè)想要提高檔案文件管理水平，首先必須建立一個(gè)完善的企業(yè)檔案文件管理系統(tǒng)，并制定良好的檔案文件管理制度。這就要求企業(yè)檔案管理方式的更新和管理水平的提升都必須要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟科學(xué)技術(shù)前進(jìn)的步伐，建立和現(xiàn)代企業(yè)檔案管理相適應(yīng)的檔案管理體系。同時(shí)檔案管理部門還需要明確檔案管理人員的工作職能，并將檔案管理和檔案管理人員的績效考核掛鉤，這樣才能夠有效提升檔案管理工作的水平。另外，企業(yè)的檔案管理工作還必須要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，并結(jié)合公司自身的開發(fā)需求，為企業(yè)開發(fā)相適應(yīng)的檔案文件管理系統(tǒng)，這需要企業(yè)檔案文件管理人員在工作中遵守“統(tǒng)一控制，分層管理”的原則。在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中需要將檔案管理工作的實(shí)效性放在首位，并嚴(yán)格按照相關(guān)的管理體系執(zhí)行檔案資料的收集、保管、保密和存儲(chǔ)等工作，從而確保企業(yè)的檔案資源能夠得到最大價(jià)值的利用。

2.3 建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，豐富檔案資源

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出：初步建成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺(tái)，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺(tái)、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系。企業(yè)管理部門在建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)樹立大檔案、大數(shù)據(jù)的思想意識，將傳統(tǒng)的檔案保存觀念轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)觀念；將傳統(tǒng)觀念中檔案紙質(zhì)存儲(chǔ)向檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)變，把檔案的利用查詢向檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)和二次加工轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)采取多種措施豐富企業(yè)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享。第一，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)對庫存各類文件通過掃描、縮微等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源“存量數(shù)字化”。第二，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)實(shí)行傳統(tǒng)載體文件和電子文件同步歸檔的“雙套制”模式，逐步實(shí)現(xiàn)歸檔文件材料的“增量電子化”。第三，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)會(huì)同信息化部門積極開展電子文件管理論證，確保企業(yè)電子文件證據(jù)的法律效力，推進(jìn)企業(yè)最終實(shí)現(xiàn)電子文件材料歸檔，檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享模式，提高檔案管理效率。構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部的檔案資源庫，使企業(yè)數(shù)字檔案資源與企業(yè)的局域網(wǎng)平臺(tái)相鏈接，并且依據(jù)局域網(wǎng)上的各類資源，形成數(shù)字檔案館（室）的數(shù)據(jù)庫，依托“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作模式，最大限度地提升企業(yè)檔案資源的利用率，使其更好地為企業(yè)服務(wù)。

2.4 企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)

在檔案傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變過程中，企業(yè)檔案管理人員需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)方面的知識、檔案數(shù)據(jù)的挖掘和二次處理等技術(shù)對企業(yè)檔案進(jìn)行管理。應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育和知識培訓(xùn)，使之適應(yīng)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的需要，融入新時(shí)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的檔案管理模式。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過程中會(huì)面對越來越多的新挑戰(zhàn)。在這樣的背景下，企業(yè)要想得到穩(wěn)定的發(fā)展，因此，有必要將企業(yè)檔案文件管理作為企業(yè)管理工作的重點(diǎn)，不斷完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理的重視。同時(shí)還需要引導(dǎo)企業(yè)全體人員樹立正確的檔案管理觀念，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，不斷的創(chuàng)新檔案管理方式，使企業(yè)檔案管理可以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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