聶雯

[摘 要]在大數據爆炸的新經濟形勢下，互聯網、物聯網、5G、人工智能等新興數字技術的發展，促使企業不斷創新管理模式以謀求更好的發展。財務共享服務模式作為財務轉型的重要創新，得到越來越多國內外企業的認可。文章選取中國石油財務共享諸多交易性流程中的采購報銷業務進行探究，分析流程優化點，提出優化方案，更好地體現共享提質增效的優勢。

[關鍵詞]財務共享;采購報銷業務流程;物聯網

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.09.168

1 研究的背景及意義

1.1 研究的背景

財務共享起源于美國，作為一種新型管理模式，目前已經在國際大型企業中得到廣泛應用，如殼牌石油、中國石化等。中國石油從2017年成立西安中心試點開始，相繼成立了成都中心、大慶中心和吉林業務部。各中心具體按業務內容分別設置采購支付部、銷售收款部、總賬報表部、運營服務部等機構，形成包括采購到付款、銷售到收款、總賬與報表等交易性標準化流程。根據實際工作的統計和日常運營情況來看，在這些業務流程中，采購報銷業務在整體業務量中占了最大比重。并且由于采購報銷業務涉及人員最廣，其運營的好壞直接影響到客戶的體驗感。因此，采購報銷業務流程的優化在整個共享服務體系中顯得尤為重要。

1.2 研究的意義

中國石油財務共享建設尚在初期，各項具體業務流程不可能一步到位，盡善盡美。文章通過對采購報銷業務流程的分析，探索如何最大限度地優化流程步驟，消滅非必須環節，提高用戶體驗度，以期最大程度減少共享業務的推廣阻力，實現共享運營效率、質量、服務的提升。

2 采購報銷業務流程的現狀及問題

2.1 現狀

采購報銷業務依托中國石油共享業務平臺系統和共享運營來實現，主要包括采購應付和費用報銷兩個業務流程。

2.1.1 費用報銷業務流程

費用報銷業務流程分為需要事前申請的業務和無須事前申請的業務。主要通過業務填單、領導審批、共享制證、資金支付四個環節來實現。

需要事前申請的業務，如五項費用中的差旅費、培訓費、會議費等，業務流程如下。

（1）業務填單。在業務發生前，根據業務類型不同，在共享業務平臺中選取相應事前申請單填報相關內容，主要包括報銷事由、發生地點、預估金額等信息。提交單據后，由相關領導完成審批流程。

待業務發生后，再根據業務發生實際情況在共享業務平臺選取填寫相應費用報銷單，填寫信息既包括報銷事由、人員部門等業務信息，也包括稅費抵扣、費用類別、費用要素等專業財務信息。填寫完畢并掃描上傳相關附件后，提交領導審批。

具體填單人員根據實際業務發生人確定，涉及中國石油全體員工而非只限定在財務人員范圍。

（2）領導審批。各地區公司按照相關管理制度和組織機構制定各個費用報銷業務的審批流程。業務填單提交后，按照相應審批流程由各級領導逐級審批后，方可提交共享制證。按目前流程，在報銷事由、發生地點、預估金額等基本信息不變的情況下，費用報銷單的審批流程與事前申請單的審批流程完全一致。

（3）共享制證。完成審批后，此單據被推送至共享運營平臺，共享制證人員審核單據金額、稅費抵扣、憑證附件等單據信息無誤后生成預制憑證。共享費用復核崗再次審核單據信息無誤及確認憑證科目正確后，審核憑證。若單據有誤，共享制證人員與地區公司相關人員溝通后，單據退回修改。

（4）資金支付。預制憑證由共享費用復核崗進行復核后，自動生成付款單，推送至司庫環節完成付款。整個司庫環節分兩部分：資金A點（匯總資金計劃及發起付款節點）在地區公司，資金計劃由地區公司匯總;BC點（資金支付及審核節點）的審核支付則在共享完成。

不涉及事前申請的費用報銷業務流程直接由地區公司業務發生人根據業務發生實際情況填寫費用報銷單。具體流程同上。

2.1.2 采購應付業務流程

（1）由地區公司物資采購部門通過物資采購系統創建采購訂單，推送到ERP系統做物資入庫、物資出庫，然后自動傳輸到FMIS系統生成會計憑證。

（2）在共享業務服務平臺用“ERP發票預制”表單完成發票校驗，生成會計憑證。

目前采購支付業務，全業務鏈條還不能全部在共享業務服務平臺完成。

2.2 問題

目前通過上線單位的反饋，發現這個基本流程中尚存在一些不足之處，可持續完善。主要包括以下三個方面。

2.2.1 填單培訓成本高、效率易受影響

使用共享業務服務平臺的用戶范圍非常廣泛，不僅包括財務人員，還涉及各業務部門及生產一線的業務實際發生人。因此也產生了兩個方面的問題：一是用戶培訓的范圍進一步擴大，且填單涉及一定的財務專業知識，如費用要素、功能范圍等，業務人員平時接觸財務知識較少，須多次培訓，那么培訓成本必然相應增加;二是如果提交至共享的單據部分信息填報錯誤（如金額、費用要素、是否抵扣等），共享接單人需要與地區公司提單人溝通，并將單據退回，由提單人修改后重新提交審批，這樣既增加溝通成本，也容易造成多次審批，在增加地區公司和共享中心工作量的同時，也延長職工報銷款到賬時間，降低工作效率。

2.2.2 涉及事前申請的費用報銷業務流程重復設置

按照目前服務目錄表單設置，差旅費、培訓費、會議費等事前申請單和實際業務報銷單是兩類獨立表單，因此審批流程也各自獨立，這就導致同一業務事項需完成兩次一模一樣的重復審批。而這類業務在整個費用報銷業務量中占比很大，重復審批大大增加地區公司工作量。

以差旅費報銷為例：業務人員出差前已填報出差申請單，且各級審批人審批通過。待出差完畢，填報差旅費報銷單時，在不超過預算金額的情況下，仍需各級審批人再次審批通過后才能提交共享，對各級審批人來說，同一事項重復審批了兩次。

2.2.3 各信息系統集成度不高

中國石油共享系統是新開發的信息系統，尚未與ERP系統打通數據接口，由此導致采購應付業務流程中，只有發票校驗能通過共享平臺完成，物資出入庫等操作仍保留在地區公司處理，未納入共享平臺。

2.2.4 司庫流程不完整

資金支付的司庫流程，人為割裂為兩部分，從發起付款、業務審批、財務確認、待付節點到支付指令發起（A點），這五個步驟仍然由地區公司財務人員操作，只將支付初審（B點）和支付審批（C點）移交共享，并未減少資金支付的工作量。

3 采購報銷業務流程優化點

分析上述問題，提出四項可優化點。

3.1 優化填單方式

在電子發票即將全面推廣的背景下，可考慮系統優化，開發一個支持性附件模塊。業務人員無須在共享業務服務平臺填制報銷單據，只需和日常的掃描上傳影像一樣，將實際業務發生的相關發票及其他支持性附件，直接放在支持性附件模塊中，由共享中心依據附件在共享業務服務平臺選擇對應單據填制并提交審批。減少地區公司填單工作量，能大大降低培訓成本，而共享人員填單，能提高填單準確率，減少退單率。

3.2 簡化審批流程

凡涉及需要事前申請的費用報銷業務，當事前申請事項與實際業務內容一致，實際費用小于申請金額時，將事前申請表單的審批流與其對應費用報銷表單的審批流合并，各級領導只需審批一次即可，規避重復審批流程，減少工作量。

3.3 打通系統接口

通過進一步系統開發，打通數據接口，將共享系統與ERP系統數據鏈接，那么物資采購業務鏈將完整納入共享，可以提高用戶體驗度，有利于共享業務進一步推廣，提高共享遷移率。

3.4 移交支付A點

共享平臺連接司庫系統后，付款信息會從共享業務服務平臺直接推送到司庫生成付款單，因此，只需要將資金支付司庫流程中的“待付節點”和“支付指令發起（A點）”移交共享中心，由共享中心根據實際業務在“待付節點”匯總資金計劃，在A點審核支付信息，確認支付方式，進行BC點審批，即能由共享中心完成整個資金支付司庫流程。

4 優化方案的優缺點及建議

4.1 優點

4.1.1 提高準確率

相對地區公司業務人員而言，共享中心人員對共享業務服務平臺更為熟悉，填單準確率必然高很多，會大幅減少由于系統不熟悉所導致填單錯誤的情況，提升業務處理效率，體現共享價值。

4.1.2 減少工作量

取消業務填單、規范重復審批，這樣的舉措能極大減少地區公司工作量，無感切換共享，提升用戶滿意度。

4.1.3 數據更完整

相關系統打通接口，業務鏈條完整嵌入共享，不僅有利于共享業務推廣，而且能更加體現共享大數據的價值。

4.1.4 資金更集中

地區公司把資金支付業務全部納入共享，既減少地區公司工作量，又順應共享資金集中管理的發展趨勢。

4.2 缺點

各地區公司費用報銷制度雖然都在集團公司費用報銷管理制度框架內，但細化程度各不相同。共享人員填單，必然要對各單位的制度非常熟悉，一旦填單錯誤，影響地區公司業務入賬，需承擔相應的責任。

5 結論

總而言之，優化上述流程，能有效減少地區公司工作量，提升工作效率，充分發揮財務共享提質增效的優勢，雖然存在單據可能遺漏或填錯的風險，但完全可以通過有效的管理和培訓將影響降至最低。最終采購支付流程的優化將更有利于地區公司的良性發展。

參考文獻：

[1]張慶龍，董皓，潘麗靖.財務轉型大趨勢[M].北京：電子工業出版社，2018.

[2]張慶龍，潘麗靖，張羽瑤.財務轉型始于共享服務[M].北京：中國財政經濟出版社，2015.

[3]張瑞君，陳虎，張永冀.企業集團財務共享服務的流程再造關鍵因素研究——基于中興通訊集團管理實踐[J].會計研究，2010（7）.

[4]何瑛，周訪.我國企業集團實施財務共享服務的關鍵因素的實證研究[J].會計研究，2013（10）.

[5]陳虎，孫彥叢.財務共享服務[M].北京：中國財政經濟出版社，2014.