張雨

摘要：利用科學的方法對檔案進行管理不僅能夠提升事業單位的工作效率，還能夠促進事業單位的良好發展。但是在實際工作中，檔案的整理與保管經常出現問題，嚴重影響了檔案整理工作的進行。基于此，本文詳細分析了現階段我國事業單位檔案管理工作中常見的問題，并提出了具體解決措施。

關鍵詞：檔案整理;保管工作;管理體系;管理技術

1、事業單位檔案管理的重要性

眾所周知，檔案對于任何企事業單位來說都是十分重要的，特別是對于事業單位而言，所有的檔案都要保證保密性，因此檔案的管理工作就顯得更為重要。隨著新時代的到來，檔案管理人員要學會充分利用信息技術手段來解決檔案管理工作，一方面要對檔案管理工作進行充分的統籌管理，細化分工，明確責任，改變原有效率低下的狀況;另一方面要利用檔案的全面和多樣性，突出表現檔案信息資源的價值，解決工作中的問題，切實保障檔案管理的規范性，這樣才能真正做到完善檔案管理體系，促進事業單位檔案管理工作的發展。

2、檔案整理工作存在的主要問題

2.1檔案整理過程不規范

隨著時代的發展，現在的事業單位內部結構比較復雜，多部門的聯合辦公也使得工作的交接變得更加繁瑣。在實際工作中，會涉及到很多檔案資料，特別是跨部門處理時，會出現檔案內容難以理解，檔案不完整等問題，大大增加了檔案整理工作負擔。另外由于檔案整理人員缺乏專業的技能和理論知識，導致檔案整理工作效率低下，甚至無法順利進行。

2.2對檔案整理工作重視度低

現階段部分事業單位對于檔案整理工作的重視度低，甚至還有個別整理人員存在應付了事的心態進行工作，這不僅是對自身工作的不負責，更影響了整體檔案管理工作的完善性。部分事業單位沒有設立專門的檔案管理部門，大都是由其他部門的人員進行兼職，由于專業知識和能力的缺失，導致檔案整理工作難度大大提升，更是嚴重影響了檔案管理工作的效率。發生這種情況的根本原因就是單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，沒有配備專業的檔案管理人員，導致檔案管理工作的部分缺失。

2.3缺乏先進的管理技術

隨著我國科學技術的快速發展，各種信息化設備和技術已經廣泛應用于檔案管理工作中，檔案的無紙化、信息化已經成為一種必然趨勢。隨著事業單位的發展，各種檔案資料會越來越多，需要運用信息化的技術和設備來完成整理工作。但是由于管理人員綜合素質不足，硬件設施配備滯后等問題，導致很多單位依舊沿用傳統的檔案管理技術，導致檔案的使用和整理效率低下。

3、事業單位檔案整理和保管工作的創新策略

3.1進一步完善檔案管理體系

規范嚴謹的檔案管理工作在很大程度上能夠提高檔案整理和保管工作的效率。要做到對整理和保管工作進行創新，工作著力點就是要對檔案工作管理體系進行創新。在各方面條件的制約下，原有的管理制度存在許多漏洞和不足之處，在進行管理制度的創新時，要以實際需求為出發點和落腳點，進行制度的創新并不是意味著完全摒棄原有的工作制度，而是結合時代的實際需求，在原有制度的基礎上查缺補漏，優化升級，實現二者的有機結合。同時還要對管理工作中的成功經驗加以參考，建立一套有規定標準的、符合工作實際的、完整規范的新型檔案整理和保管工作體系。在這套新的管理工作體系的指導下，各項管理工作能夠協調開展，管理工作更加高效，管理模式更加全面。

3.2加快檔案管理工作的信息化進程

努力推進事業單位檔案管理信息化進程，能夠使檔案信息管理工作更加多變，一方面能夠更大程度的發揮檔案的自有價值，另一方面能夠提高管理工作的效率，提供更加便捷的操作，減少管理人員的工作量。在信息化背景下的管理制度有著標準的指導準則，服從統一領導，進行分級管理，以實際需求為導向，建立健全管理工作的制度，簡化管理流程，提高管理效率。尤其是對于事業單位而言，檔案管理還要求更加豐富多變的管理手段，加大軟硬件設施的投入力度，綜合運用先進的技術和設備，最大程度的對檔案價值進行開發和利用。

3.3提升事業單位檔案管理人員的能力水平

隨著各種新型技術和硬件設備的引入，事業單位檔案管理人員要不斷提升自己的能力水平，一方面要保證對于檔案管理工作完備的理論知識和豐富的實操經驗，另一方面也要提高對于信息技術應用方面的掌握，同時轉變管理思想，結合時代發展建立更加先進的管理理念，做好學科交叉的知識儲備，不斷學習先進的技術和思維，這樣才能滿足現代檔案管理對工作人員的要求。

3.4引用科學的檔案管理技術

隨著我國科技的快速發展，各種新型信息化技術在行政工作中的作用越來越明顯，由此可見，科學合理的使用信息化技能不僅能夠提升工作效率，還能有效保障檔案的安全。眾所周知，檔案是一類保密性較強的材料，尤其是對事業單位而言，更要注重檔案的安全性，因此可以通過相關加密技術和安全保障技術，能夠實現檔案管理的保存和共享，實現檔案的利用價值。但這里要注意的是，雖然信息化的技術和設備能夠提升檔案的安全性，但是由于大數據時代的特點，在一定程度上也會導致信息泄露，因此在檔案管理中，要定期進行隱患排查工作，同時做好各項信息數據的備份，保證檔案的安全性。

4、檔案保管工作的基本要求

4.1防治結合提升安全性

如上文所說，利用科學的信息化技術手段對檔案進行加密保管，進而保證檔案的安全性。同時也要采用防治結合的方式，將可能存在安全隱患的檔案進行及時處理和維護，真正做好檔案的保管工作。

4.2重點檔案重點保護

對于事業單位而言，有一些檔案是需要重點保護的，這就要求我們采取特別的保管措施，對重點檔案進行實時監控，無論是紙質檔案還是電子檔案都要做好預防信息泄露的工作，如果出現信息泄露，要第一時間采取應急預案，防止損失擴大化。

4.3保證檔案資料的完整性

在進行檔案的整理和保管過程中，最重要的就是保證檔案內容的完整性，特別是一些涉密的檔案，要加大保管工作的力度，讓保管人員明白自身的職責所在，強化對檔案保管工作的重視程度，進一步推進檔案保管工作的有效進行。

5、結語

在對檔案進行整理時，難免會遇到內容繁瑣的情況，這時就需要采用科學的解決辦法，降低工作難度，提升工作效率，運用科學的技術和信息化的手段來輔助工作人員進行檔案的快速處理。另外，還要不斷提升工作人員的專業水平，因為檔案管理不僅僅是保管好檔案，更是要突出檔案的內在價值，這才是當代檔案管理工作的真正意義所在。最后也要做好檔案信息的保安工作，防止出現信息泄露等情況的出現，提升檔案資料的完整性，延長保管年限。

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