企業(yè)微信推動辦公無紙化的設計與應用

白思韻

【摘 要】隨著智能手機和微信的普及，移動辦公從移動端系統(tǒng)（APP）時代向平臺化發(fā)展，推動醫(yī)院辦公無紙化勢在必行。經一年時間，醫(yī)院初步實現了日常辦公流程、數據查詢、員工服務等工作無紙化，達到了節(jié)約成本和時間，提高工作效率和工作質量等目標。今后將加入電子簽名等功能繼續(xù)推進和完善辦公無紙化。

【關鍵詞】移動辦公；無紙化；醫(yī)院；企業(yè)微信

中圖分類號： F49 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）24-0036-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.24.018

【Abstract】With popularity use of the smart phone and Wechat， mobile work has changed from APP-times to platform，so paperless office is necessary in the hospital. After 1 year， the hospital has achieved the initial goal of paperless office， which includes ordinary official flows， data query，officer service.It also achieved the goal including save manpower resources，improved working efficiency and quality.In the future，we will add on electronic signatures， electronic seal， go on improving the paperless office.

【Key words】Mobile work； Paperless office； Hospital； Work Wechat

0 引言

中國互聯網絡信息中心（CNNIC）發(fā)布的第41次《中國互聯網絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》[1]顯示，截至2017年12月，我國手機網民規(guī)模達7.53億，其中使用手機上網人群占比為97.5%。

與此同時，以微信為代表的即時通信工具（IM）發(fā)展到現在不再是一個單純的聊天工具，它已經發(fā)展成集交流、資訊、電子商務和辦公協作等為一體的綜合化信息平臺。據《2016年中國社交應用用戶行為研究報告》[2]顯示，在整體即時通信工具用戶中，有92.6%的人使用微信，手機端常用率85.6%。

1 醫(yī)院行政辦公的背景現狀

番禺區(qū)中心醫(yī)院是位于廣州南部的國家三級甲等醫(yī)院，有院本部、洛浦分院和東院區(qū)共在職員工2900人。2009年，醫(yī)院引入辦公自動化系統(tǒng)（OA），以實現醫(yī)院局域網內公文收發(fā)和檔案管理等辦公流程功能為主，另外僅有會議室管理、采購等13個電子流程，日常辦公仍以紙質為主。隨著醫(yī)院不斷發(fā)展，原有OA使用模式出現了如下問題：用戶使用不便，應用率低下；產生大量不需存檔的紙質文件，耗費大量人力物力，工作質量難以跟蹤和統(tǒng)計等。僅限院內局域網的方式也不利于分院的管理。因此2017年初，醫(yī)院成立工作小組推進無紙化辦公。

2 采用企業(yè)微信作為移動辦公主要手段的優(yōu)勢

OA系統(tǒng)軟件商都開發(fā)了移動端系統(tǒng)（APP）便于手機端或平板端訪問，該方式建設周期長，信息安全風險高，不利于短期內快速全員落地。于是，我們將目光投向微信公眾平臺推出的一款免費辦公APP企業(yè)微信，對比傳統(tǒng)APP有如下優(yōu)點：開通簡單，可快速推廣；以白名單準入機制建立安全的消息通道，企業(yè)也可選擇必須啟用二次驗證提高安全級別；功能多樣，預留接口可自主開發(fā)應用；全部推送消息可推送到員工個人微信中。

3 系統(tǒng)設計及部署

（1）技術平臺與架構：以NET4.0為技術平臺，采用ASP.NET及MVC多層架構，層與層之間采用松耦合相對獨立（見圖一）。

（2）采用HTML5、JavaScript作為客戶端開發(fā)語言，減少客戶端和應用之間交互，降低傳輸流量，提供方便快速的用戶體驗。

（3）設置前置服務器，對外使用固定IP綁定二級域名與企業(yè)微信對接，對內通過醫(yī)院網閘映射內網地址與醫(yī)院OA服務器和OA數據庫進行信息交互。

該前置服務器必須部署三個服務：應用服務負責接收手機終端的服務器請求，使用加密數據調用后端服務，實現手機終端頁面的呈現及數據交互。此服務器直接使用SaaS服務。外部移動服務負責接收企業(yè)號應用服務器的加密請求，進行解密，將請求發(fā)送到內部移動服務。接收內部移動服務的數據，并加密傳遞給應用服務。內部移動服務負責實現業(yè)務邏輯，與醫(yī)院OA系統(tǒng)服務器和OA系統(tǒng)數據庫交互，按用戶的請求檢索數據。

（4）部署文檔預覽服務，實現所有常見附件類型如doc等無須安裝客戶端即能預覽的功能。

4 系統(tǒng)實施

1）第一階段：設置微信界面等基礎信息，OA系統(tǒng)與企業(yè)微信的用戶信息應一致且每天至少同步1次。

2）第二階段：上線桌面OA系統(tǒng)已有的功能模塊。

（1）OA流程為移動設備重新設計，結合OA的手機視圖，使用移動設備的拍照、錄音等取代結構化數據的錄入，實現了發(fā)起、批復流程的功能，能查閱參與的流程。

（2）OA傳閱在原來功能基礎上進行了合并和優(yōu)化，加上拍照的功能，只保留了流轉傳閱、發(fā)起傳閱及傳閱關注三個功能。

（3）會議管理使企業(yè)職工可在企業(yè)微信上發(fā)起會議申請，通過微信推送會議通知給參會人，日歷上可查看會議日程。會前參會人員可利用生成的簽到圖片掃碼簽到。

（4）通知公告包括兩部分，一是原有的通知公告欄，使企業(yè)微信端內容與桌面同步，迅速傳達全院通知。二是開通由職能部門自行管理的門戶，將日常工作及時匯總全院查閱。

3）第三階段：提供醫(yī)院日常運營報表查詢，提供薪資數據供員工查詢，第三方插件制作小應用。

（1）為方便隨時掌握醫(yī)院動態(tài)，利用微信OA門戶制作各類業(yè)務數據報表，按角色分配查看權限，實現只需連接互聯網便能查看醫(yī)院運營數據。

（2）薪資查詢是關乎每位員工切身利益的小應用，為保護員工隱私，醫(yī)院使用OA系統(tǒng)的薪資模塊，數據只存儲在醫(yī)院內部；設置桌面端禁用薪資查詢，必須通過企業(yè)微信端輸入另行設置的驗證密碼查詢；薪資查詢界面水印顯示當前人員的姓名和工號防止泄密。該功能的上線讓十幾年的紙質工資單成為歷史。

（3）各部門在考試報名、工作評價方面均有應用需求，傳統(tǒng)定制軟件難以滿足需要。信息科利用第三方應用搭建小應用，實現各種掃碼報名、掃碼評價等。

5 推行無紙化辦公的情況

從2017年初起，各部門從核心工作開始實現無紙化日常辦公，歷經1年時間努力，全院2900多名員工中已有2600人關注使用企業(yè)微信（見圖2），實現了90%以上的移動辦公覆蓋。通過企業(yè)微信后臺可見每天至少有300人次使用企業(yè)微信，實現日均使用1600人次，使用率超過55%。

通過無紙化辦公，各職能部門梳理了原有的100個辦公流程，其中98個實現網上辦理，加上原來講課報名和評價使用企業(yè)微信小應用實現，節(jié)省了大量紙張和時間。

6 未來推動計劃

余下未實現網上辦理的流程主要為必須手寫簽名或實物交割的流程，接下來醫(yī)院將實現電子簽章和電子簽名予以推動。利用企業(yè)微信平臺內部推送的特點，探索建立內部知識庫供員工隨時在終端上使用；在臨床應用方面，將危急值實現微信推送確認等功能。

【參考文獻】

[1]中國互聯網絡信息中心（CNNIC）.第41次《中國互聯網絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》[R]P1.2018年1月.

[2]中國互聯網絡信息中心（CNNIC）.《2016年中國社交應用用戶行為研究報告》P5.2017年12月.

[3]醫(yī)院微信企業(yè)號的應用實踐.《江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理》P81-P83.2017年6月.鄭惠蘭 周艷琴.

[4]基于微信企業(yè)號的一樣內部服務平臺設計與實現.《中國醫(yī)療設備》P126-P129.2018年4月. 喬臻 袁駿毅 周晟劼.