高校電子文件管理工作的科學發展

目前，各高校在工作中已形成和積累了大量電子文件，但由于許多高校檔案部門尚未開展電子文件歸檔管理工作，多數電子文件仍分散于形成部門的計算機網絡設備或脫機保存的存儲載體之中， 如果不及時將這些電子文件整理歸檔， 隨著時間的流逝#65380;電子文件生成設備和存儲載體的淘汰更新，將會使大量電子文件流失，給學校造成難以彌補的損失#65377;因此，電子文件歸檔管理工作已成為信息時代檔案管理工作的重要任務#65377;

然而，高校電子文件管理工作發展并不平衡， 大部分高校尚未建立完善的“辦公自動化管理系統”(以下簡稱OA系統)平臺，電子文件(公文)收集得并不完整(電子文件處理過程中的背景信息難以記錄和收集)#65377;同時，檔案工作者對電子文件的特點缺乏正確的認識和理解，對電子文件管理工作信心不足，且有關法規體系和標準化建設相對滯后，使電子文件管理工作進展緩慢#65377;筆者認為，解決和處理當前電子文件管理工作的存在問題#65380;推動高校信息化建設工作的全面發展，應從以下幾方面入手#65377;

一#65380;正確認識和理解電子文件的特點，提高對電子文件的駕馭能力

任何新生事物都要經過一定的發展階段才能達到完善，電子文件管理工作是信息時代的新生事物，正處于發展和完善的過程中#65377;因此，不能將電子文件管理的難度和風險估計過高而影響電子文件歸檔管理工作的正常開展，國家教育部信息中心于2005年研制開發了“電子簽章系統”軟件，《中華人民共和國電子簽名法》2005年4月1日開始實施，電子文件的法律效力及其“三性”的保障措施將逐步完善#65377;目前在OA系統以外形成的公文部分電子文件不完整的問題，可以通過掃描文件審批簽發稿等辦法盡可能補齊相應電子文件的背景信息#65377;對于無“版頭”的電子文件(公文)，可以通過設計“公文版頭格式”程序來實現電子文件閱讀利用時輸出形態上公文內容與格式統一的完整性#65377;

根據電子文件的特點，采取相應的對策將電子文件歸檔管理的難度和風險降到最低限度，是當前電子文件管理的首要任務#65377;

二#65380;辨正理解資金“投入與產出”的關系，排除電子文件管理工作的思想障礙

以電子文件管理為主要內容的信息化建設，雖然是“金檔工程”，但并非用錢的“無底洞”#65377;從信息化建設成果及長遠利益看，有其明顯的經濟效益和社會效益#65377;首先，這是高校整體管理水平提高的重要標志，有助于提高學校的知名度，從無形資產中體現經濟價值#65377;第二， 較早擁有信息資源(電子文件和電子檔案信息數據)， 這是難以用金錢買到的寶貴財富#65377;第三， 早日培養和鍛煉出一批信息管理人才， 從人才資源中體現經濟效益#65377;第四， 規范管理學校各項工作，進一步提高工作效率和透明度， 從效率中體現經濟效益#65377;第五， 在電子文件信息資源提供利用過程中， 潛移默化教職工和學生的信息管理意識， 特別是對在校學生具有強大的教育功能， 學生在檢索利用學校信息的過程中認知和理解電子文件信息的管理方式， 從而接受這種先進的管理理念， 當他們走向社會后，就能用這種理念去推動一個單位或一個地區的信息化建設工作，從而更好地體現高校信息化建設工作的社會效益#65377;

因此，持“等待觀望”態度和“有投入無產出”觀點者，應該轉變思想觀念，以積極主動的姿態支持和參與電子文件管理工作#65377;

三#65380;正確認識和處理技術與標準規范的作用，增強電子文件管理工作的信心

電子文件歸檔及其管理工作是一項技術性較強的信息管理工作， 需要計算機網絡技術知識支持， 但是不能過于依賴技術， 也不能不懂技術， 更重要的是工作標準規范和管理制度的建設實施以及電子文件運動過程各環節工作連續的責任管理措施的落實#65377; 計算機和網絡技術， 主要用于“電子文件管理系統”的研發設計#65380;“系統”設置及數據的管理與維護#65380;計算機網絡軟硬件設備的管理與安全維護等; 標準規范(包括高校制定具體的工作規范)， 是“系統”設計#65380;設備配置和電子文件管理各環節工作的依據和工作準則; 管理制度， 是協調有關部門和相關人員在電子文件管理過程各環節工作中嚴格實施標準規范#65380;保證電子文件有效管理和安全利用的重要手段和具體措施#65377;可以說“三分技術，七分管理”#65377;檔案部門有較強的技術力量當然好，工作方便效率高#65377;而對于規模小#65380;人員編制較少的高校， 可以實行資源統一配置， 在學?！熬W絡中心”內設置信息管理機構#65380;配備專職技術人員， 對全校圖書#65380;檔案和現行文件信息系統服務器等網絡設備的安全與維護工作實行集中有效的管理#65377;這樣既節省資金， 也可以解決檔案館(室)#65380;圖書館等部門技術人才缺乏問題，又保證了這些部門工作的技術支持#65377;因此，檔案部門在有功能齊全性能穩定的系統軟件及與之相匹配的計算機網絡設備#65380;有完善的工作規范和管理制度的情況下，具有計算機網絡技術基礎知識而且工作責任心強的工作人員，就能勝任電子文件與電子檔案管理工作#65377;

四#65380;建立健全標準規范和管理制度，保證電子文件管理工作順利開展

電子文件的運作#65380;管理是建立在一套標準化體系之上的， 建立和熟悉電子文件的標準化體系， 是保證電子文件順利歸檔及其有效管理的重要前提#65377;近年來， 國家十分重視電子文件管理標準規范的建設工作，《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《中華人民共和國電子簽名法》《基于XML的電子公文格式規范》和《公務電子郵件歸檔與管理規則》的相繼頒布，為電子文件和電子檔案的規范管理奠定了良好的基礎#65377;各高校應根據國家現行的主要標準規范和管理辦法制定本校的工作規范和管理制度，具體明確電子文件的管理體制#65380;規定各部門的工作職責及電子文件歸檔管理各環節工作的程序和技術要求#65380;安全保密措施等， 保證電子文件管理工作順利開展和電子文件的有效管理#65377;

五#65380;遵循電子文件管理的基本原則，根據實際采取靈活措施開展電子文件管理工作

目前由于各高校電子文件管理工作的條件不平衡，高校檔案管理部門應根據本校實際情況，采取靈活有效的措施開展電子文件歸檔管理工作#65377;檔案部門要充分行使電子文件管理工作的監督指導職能，要求和指導各業務部門文件管理員將本部門形成和積累的電子文件及時整理并下載到耐久性強的存儲載體中，以備向學校檔案館(室)歸檔移交#65377;

電子文件規范管理條件尚不成熟的高校，應根據本校實際情況量力而行，循序漸進做好電子文件的歸檔管理工作#65377;對不同類型的電子文件， 可采取“先易后難#65380;先分散后集中#65380;先數字化后網絡化”等辦法， 逐步實現電子文件的標準化#65380;規范化管理#65377;

“先易后難”，是指先收集管理技術難度相對較小和檔案館(室)現有條件可以實現全文管理的電子文件(如文本類#65380;照片和掃描圖像文件等)， 然后逐步創造條件收集其他類型的電子文件(如音頻#65380;視頻及多媒體電子文件等)#65377;

“先數字化后網絡化”，是指目前僅有保管電子文件載體的環境和技術條件，還沒有能實現電子文件全文管理系統的單位，可以先對電子文件的數字信息進行整理并集中存儲于耐久性強的存儲載體脫機保存，待有了功能完善的系統管理時，再對這些載體中的電子文件信息實現網絡化管理和提供利用服務#65377;

“先分散后集中”，是指一些檔案館(室)的現有條件對非文本類型電子文件難以實現全文管理，而其形成部門的管理和利用條件又相對較好， 如電教中心#65380;宣傳部等部門形成的音頻#65380;視頻和多媒體電子文件，以及校內各業務部門專用管理系統形成的數據庫文件等，可以實行先按規范要求整理歸檔編目，學校檔案館(室)統一編制電子文件載體的“分類號”，暫時由電子文件形成部門保管利用，待檔案館(室)條件成熟后再接收進檔案館(室)統一管理#65377;

六#65380;實行“雙套制”管理模式

電子文件自身的特點和信息技術發展過程中仍有技術難題未被攻克的現狀，確實給當前電子文件管理工作帶來了較大的難度和一定的風險#65377;正因為如此， 我國當前的標準才規定具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等同時歸檔， 因而在當前和相當長的歷史階段中，檔案管理工作要實行“雙套制”模式， 既要管理電子文件，又要管理紙質文件等檔案實體#65377;目的在于當某些電子文件的法律地位不能確定時提供實體檔案原件利用，當網絡不通時應急提供實體利用服務，當出現萬一情況時可以利用檔案實體“再生”電子文件#65377;

七#65380;政府教育行政管理部門應統一建立OA系統，促進高校信息化建設全面發展

如果各省教育行政主管部門統一建立OA系統，將屬地高校納入同一平臺中管理，將有效地協調和促進高校信息化建設工作全面發展#65377;首先可以實現教育資源統一配置，保證各高校信息化建設工作同步進行#65377;第二，政府行為對高校形成行政干預，各高校領導不得不重視電子文件管理工作#65377;第三，保證在同一系統平臺中傳輸和處理形成的電子文件(公文)的完整性和合法性，確保電子文件順利歸檔和電子檔案的有效管理，真正實現“文檔一體化”管理目標#65377;

八#65380; 全面提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性

電子文件管理工作是一項系統工程，不是靠檔案館(室)幾個人就可以完成的，而是要靠領導和各業務部門的支持以及參與電子文件管理的相關人員共同配合才能完成#65377;又因為電子文件管理是一項內容復雜#65380;技術性強的新業務，必須依靠各業務部門電子文件承辦人和電子文件管理員在電子文件的形成#65380;辦理#65380;歸檔移交等工作環節中通力合作，認真做好管理記錄和技術控制工作，才能實現實行電子文件的管理目標#65377;因此，除了技術#65380;資金和法規標準的支持外，還要全面協調和調動人的積極因素#65377;應大力做好黨和國家關于電子文件管理的政策#65380;法規和標準規范的宣傳學習工作，全面提高教職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性，并依據本單位電子文件管理的工作規范和管理制度對相關人員進行技術培訓和業務指導，全面提高專兼職管理人員的工作能力和業務水平，促進電子文件歸檔管理工作的順利進行#65377;

參考文獻:

1#65380;楊公之:《檔案信息化建設實務》，中國檔案出版社，2002年版#65377;

2#65380; 邱曉威:《電子文件與電子檔案的管理問題與對策》，《中國檔案》1999年第3期#65377;

3#65380;方昀#65380;林學奇等:《電子政務建設與電子文件管理探討》，《中國檔案》2005年第3期#65377;

作者單位:廣東工業大學