高校電子校務環(huán)境下的檔案管理

劉家真

一?電子校務給檔案管理帶來的機遇

1?信息交換標準為集中統(tǒng)一管理高校檔案信息提供了條件?這主要體現在:(1)信息交換標準明確了共享信息的主要提供者以及協(xié)助完成整合某類信息的協(xié)助完成部門,可以有效降低數據采集的重復和冗余,也最大程度地保證了被整合信息的完整?(2)信息交換標準便于對文件實行集中統(tǒng)一的分類管理,提高了文件信息管理的工作效率;同時便于在全國高校實現資源的整合,消除信息孤島?(3)提高文件查詢?利用效率?文件分類之后,系統(tǒng)可以根據查詢主題詞映射到相應分類號,或者可以通過輸入分類號直接進行查詢,這不僅提高了文件查詢?利用的效率,也提高了檢全率和檢準率?

可以這樣說,以上這些都是高校檔案工作多年來苦苦追求的目標,但僅僅依靠檔案部門,這些都是難以實現的?多年來,為了保證檔案信息資源的齊全完整,高校檔案工作者曾經使過全身解數,如保證金制度?獎勵制度,甚至上門服務幫助整理檔案等等,這還不包括為收集應歸檔的文件所動用許多人際關系與手段,但都沒有徹底地解決好這個問題?今天,電子校務工程的實施使多年歸檔難的問題,一下子落地了?

2?管理軟件設計規(guī)范為校務信息資源的共建共享掃除了技術障礙?長期以來檔案管理軟件具有許多缺憾,例如:(1)軟件開發(fā)平臺很多,應用水平參差不齊?目前教育管理部門和學校檔案館使用的管理軟件很多,來源也很復雜,同一類軟件也有多個版本,且互不兼容,低水平重復開發(fā)現象嚴重?熏造成無數個信息孤島,阻礙了信息資源共享?(2)校務辦公軟件與檔案管理軟件設計各自為政,靈活性不夠,擴充性和開放性較差?造成電子文件數據的采集難以齊全,電子文件的真實?完整難以維護,電子文件的數據也難以長期跨越技術平臺的變遷而有效讀出?

管理軟件設計規(guī)范的出臺,不僅有利于文檔一體化管理,也為教職工便利地獲取校務信息提供了便利?

二?新環(huán)境下的新任務

1?加大館藏檔案數字化力度,實現檔案信息的可利用性和共享性

從檔案業(yè)務管理角度,采用檔案實體與信息分離的管理理念,可以進一步豐富和完備檔案信息,提升檔案信息化的深度和廣度?長期以來,檔案館建立了完備的檔案實體收集制度,但實體與信息的分離,也就是館藏檔案的數字化工作還是跟不上需求的?因此,檔案數字化工作需要加強,以支持電子校務工作,特別是校務公開工作?

因此,應當采用先進的數字化存儲技術,將各個時期?各種門類的檔案信息數字化,實現檔案管理信息系統(tǒng)多媒體化歸檔模式?建成的各類信息資源庫,不僅應具有多種形式,如文件?資料?語音?視頻?圖形圖像等,還應當可提供基于網絡的檢索,為教職工與其他需要這類信息的公民提供易用的?方便的獲取信息的手段,以實現更大范圍的信息資源共享?

2?建立檔案信息化的長效機制

數字化檔案信息資源是校務公開的基礎,我們加強館藏檔案的數字化就是為了以更多的檔案信息資源支持電子校務工程?數字化是需要資金的,長期以來由于人力?物力與財力的缺乏,加上檔案信息服務機制不夠科學,只能依靠學校有限的撥款來支撐檔案的數字化工作?在新的形式下,這顯然是遠遠不夠的?我們必須建立一個有利于檔案數字化的長效機制,使檔案信息開發(fā)能夠持續(xù)下去?

要建立有利于檔案數字化的長效機制,首先要突破免費服務的觀念,明確“共享”并不是等于“無償”或免費使用?僅僅通過免費提供數字化信息的服務是難以支撐校務信息的服務工作的,是難以為繼的?

在市場經濟條件下,要建立校務信息資源共享機制,首先必須認識到不同性質的校務信息資源,其共享的機制應當不同?我們應對校務信息資源進行分類,界定各類校務信息資源的性質,區(qū)分公共信息資源?公益信息資源?增值信息資源?商業(yè)信息資源等,對不同類型的校務信息資源,采取不同的信息共享機制,以維護檔案信息資源開發(fā)的可持續(xù)展開?在建立可持續(xù)的檔案信息資源開發(fā)機制時,應注意以下問題:

(1)檔案數字化必須具有效益?在檔案數字化工作中必須考慮成本問題,若數字化所付出的成本遠遠大于數字化對象可能發(fā)揮的效益,這時就得好好思考該數字化策略的科學性?熏若入不敷出就需要調整數字化策略?為此,我們應當分析用戶與市場要求,將具有市場價值,也就是點擊率可能最高的實體檔案優(yōu)先數字化,并在可開放利用的范圍內供用戶獲取;對點擊率較低的檔案,應將其目錄或摘要數字化,并在允許的范圍內公開,以吸引用戶查詢?只有尊重市場規(guī)律,以一定的成本投入,將投入后的收入再用于檔案的信息開發(fā),形成一種良性的循環(huán)機制,才能將檔案數字化工程持續(xù)進行下去,為電子校務提供充足的信息資源?這就涉及到哪些信息的公開可以免費,哪類信息的獲取需要收費的問題?

(2)免費與付費共享的機制?學校主動公開的校務信息是不得收費的?對需要教職工及時了解和遵守的國家政策?法律法規(guī)等公共信息,不僅不能收費服務,學校相關職能部門還有義務和責任采取各種手段和方式,及時?準確?方便地傳達給公眾?例如,學校的重大決策?涉及校務管理?教職工切身利益以及領導干部廉政情況等最基本的信息,是不得收費的?一來這類信息屬于主動公開的信息資源,二來這類信息也大多不需要再加工?一旦決定公開,就應當貼在校務網上,供教職工瀏覽?

對公益性信息資源,其信息內容是免費的,但若經過加工制作,如從紙介質或膠片到數字化信息,就得考慮收費問題?學校應考慮制定相關政策和價格管理體系,允許適當收取加工費和信息傳遞服務費,以保障檔案信息服務的可持續(xù)發(fā)展?

對增值性信息資源和商業(yè)信息資源,應該建立信息市場,通過市場機制來調節(jié)服務,以保證檔案信息服務的良性發(fā)展?例如,檔案信息產品?檔案信息出版物以及個性化的信息咨詢等,還是應制定相關價格管理體系進行規(guī)范化管理?

3?做好校務信息公開的服務工作

校務信息的公開也是為了保障教職工了解校情?知曉校務?參與管理的權利,發(fā)揮他們在學校決策?管理?監(jiān)督中的作用,它對于對加強學校民主政治建設,推動學校的改革和發(fā)展具有十分重要的意義?

在校務信息公開的內容或范圍上,教育部?中華全國總工會關于全面推進校務公開工作的意見里面已經進行了原則性的說明?各級各類學校除法律法規(guī)和黨紀規(guī)定的保密事項不得公開外,凡社會和群眾普遍關心?與師生員工切身利益密切相關的重要事項都要向社會公開或在校內公開?校務公開的要害是公開,關鍵是真實,實質是監(jiān)督,根本目的是調動教職工的積極性,促進學校的改革?發(fā)展和穩(wěn)定?

為了保證教職工對校務信息公開的監(jiān)督,學校檔案館應做好信息公開的臺賬,對于主動公開的信息?教職工申請查閱的信息以及由于各種原因沒有達到教職工請求公開的信息,都應當建立臺賬,當需要的時候,就可以提供給教職工代表大會審查,以加強教職工對學校校教務公開的監(jiān)督權?

要充分發(fā)揮教職工代表大會的作用,學校檔案館應當建立信息公開年度報告制度,以便在教職工代表大會上發(fā)布校務信息公開年度報告?報告包括下列內容:主動公開校務信息的情況,依申請公開和拒絕公開校務信息的情況,收費和減免費用的情況,問題與改進措施?

4?加強數據庫與目錄體系建設

數據庫建設是校務信息資源開發(fā)利用的重點?在數據庫建設中,為了達到整合校務信息資源的目的,在建庫之初就必須堅持“業(yè)務驅動”原則,與學校部門業(yè)務緊密結合,避免脫離實際業(yè)務需求的傾向?《教育管理信息化標準》的第一部分(學校管理信息標準),將高等學校管理信息分成12個類別,這12個類別基本覆蓋學校管理的方方面面,較好地考慮了學校業(yè)務要求,也應當是我們建設數據庫所應當考慮的方向?熏可以考慮建設“學校基本情況信息數據庫”?“學生信息數據庫”與“教職工信息數據庫”?“教學管理信息數據庫”?“科研信息數據庫”等?

目錄具有各種作用,既是整合信息資源的平臺,又是資源發(fā)現與檢索的利器?目錄建設是我們長期以來開展的工作,但在電子校務的環(huán)境中,目錄體系應當有新的思考與定位?

各個學校分散在各個部門的信息資源,過去是各自為政的獨占,對于一些利用率高,有較大經濟價值的文件,長期以來成為各個部門為了小部門利益而被禁錮?現在,在電子校務工程中,這類信息都屬于被集中管理與整合的對象?這些資源的特點是信息量大?存放分散?表現形式各異,這都會為校務信息資源的整合?定位與查詢帶來困難?怎樣通過目錄體系地建立,解決這類非檔案校務信息資源的定位與查詢,應當是擺在我們檔案工作者面前的新問題,也是拓展我們業(yè)務范圍的最好機會?

作者單位:武漢大學信息管理學院