紙質檔案數字化的相關問題

王　然

紙質檔案數字化是檔案信息化建設的重要組成部分。在國家檔案局未批準《紙質檔案數字化技術規范》行業標準之前，紙質檔案的數字化工作一直處于探索階段。總結前一段的工作，筆者認為有幾個與紙質檔案數字化相關的問題需要提出來和大家一起共同探討。

一、圖像文件的組織結構

圖像文件最常見的是由檔案掃描后獲得的，是紙質檔案數字化的成果之一。圖像文件的大量形成產生了如何管理的問題，其核心是圖像文件的組織結構。圖像文件的組織結構與圖像文件的命名關系緊密，圖像文件的命名方式能夠反映圖像文件的組織結構形式。對于計算機來說，圖像文件的命名問題一點不復雜，只要遵循計算機系統文件的命名規則、確保圖像文件無重名即可。但是，僅僅這樣做不利于檔案數據的管理，一旦圖像文件與檔案目錄檢索系統分離，圖像文件就會變成無序狀態，無法利用。圖像文件應該與紙質檔案實體相關聯，紙質檔案實體現已有規范的編號體系，圖像文件的命名可以利用紙質檔案實體的檔號，這樣既可以解決與紙質檔案實體相關聯的問題，又不必擔心圖像文件單獨出現時“身份不明”。

用檔號直接命名該檔案的圖像文件是圖像文件組織結構中最簡單的形式，這種命名方法簡單、直觀、易操作。但是，這種形式存在著缺點。如在脫機存儲檔案數據時，一般使用的載體的存儲量不能夠滿足將數據全部存放在一起的要求，而是需要把檔案數據分割成塊分別存儲，簡單的組織結構形式不能使數據分割的界限清晰，容易發生操作錯誤。另外，大量的圖像文件以松散的形式存儲也不利于管理。

為解決這個問題，我們可以采用多層次文件夾的組織結構形式。例如，以卷為保管單位的文書檔案的圖像文件的組織結構可以采用三個層次的文件夾的形式。實際操作是建立三個層次的文件夾，第一層為全宗目錄級，第二層為案卷級，第三層為文件級。文件級文件夾中單獨存放一份文件（卷內目錄中一個順序號為一份文件），文件夾名為本份文件的順序號；案卷級文件夾存放同一案卷的文件級文件夾，文件夾名為本卷的案卷號；全宗目錄級文件夾存放同一目錄的案卷級文件夾，文件夾名為本目錄的全宗號——目錄號（例：全宗號２６，目錄號１，文件夾名為２６－１）；全宗目錄級文件夾要放置在根目錄下。

采用多層次文件夾的組織結構形式管理圖像文件，一方面可以解決清晰劃分目錄與目錄之間的界限、案卷與案卷之間的界限，有利于檔案數據存儲時的數據分割；另一方面在組織形式上更加貼近紙質檔案實體的管理模式，便于對檔案實體進行鑒定、調整保管期限、銷毀等工作時對圖像文件做相應的工作。

檔案目錄檢索系統與圖像文件的關聯，最簡便、常用的方法是超鏈接，鏈接的路徑應為相對路徑：全宗目錄級文件夾名／案卷級文件夾名／文件級文件夾名，如上述舉例全宗號２６，目錄號１，案卷號１，順序號１的文件的鏈接路徑為２６－１／１／１。

二、檔案目錄檢索系統中檔案著錄字段和字段數據類型的選擇

紙質檔案數字化后，檔案目錄檢索系統的功能在原有對檔案實體管理的基礎上，增加與圖像文件鏈接的功能就可以滿足檔案原文的利用。檔案著錄字段的設置與之前沒有大的區別，如文書檔案的案卷目錄字段的基本設置應該包括：全宗號、目錄號、案卷號、案卷題名、年度、頁數、期限、備注等，為避免案卷目錄中的題名與卷內目錄中的題名字段名相同，將案卷目錄中的題名改為案卷題名。卷內目錄字段的基本設置應該包括：全宗號、目錄號、案卷號、順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。要充分利用已有的工作成果，在原有的檔案目錄檢索系統的基礎上，根據檔案館對檔案數據管理的要求增加字段，如圖像文件的鏈接字段等，形成新的檔案目錄檢索系統。

在確定字段的數據類型時，要考慮周全。如：卷內目錄日期字段的數據類型的選擇，不能簡單地定為日期型。因為，對于年代久遠的檔案，其日期的不完整是經常能夠遇到的，日期型的字段不接受不完整的日期數據，所以這個字段應該考慮使用文本型數據類型。

三、脫機存儲檔案數據載體的選擇和管理

紙質檔案數字化成果的表現形式是檔案數據，無論是數據備份還是脫機存儲都是確保檔案數據安全所必須采取的措施。選擇什么載體是數據備份、脫機存儲工作中非常重要的一個問題。在選擇載體時要優先考慮載體的可靠性，數據是依托載體而獲得生命的，在條件允許時，可以使用不同形式的載體實施數據備份、脫機存儲，如可移動硬盤、光盤、磁帶機等。

在現有的條件下，我們常常選擇光盤作為檔案數據備份和脫機存儲的載體，這樣做的理由有以下幾點：

１、容易操作。光盤驅動器目前已經在計算機上得到普及，一般人員也比較容易掌握光盤刻錄機的使用。目前，光盤的制作和使用已經不需要在人員的培訓上投入較大的精力。

２、安全性能較好。據國家檔案局《影響光盤信息讀取的環境因素研究》科研課題組對光盤預期壽命實驗的結果表明，質量好、使用和保管得當的光盤其預期壽命可達幾十年以上。

３、性能價格比高，非常經濟。目前質量比較好的品牌ＤＶＤ光盤售價僅幾元人民幣，可存儲約４．７Ｇ的數據，光盤價格的低廉是其他載體不能夠相比的。

使用光盤作為檔案數據的備份、脫機存儲的載體，檔案館要管理大量光盤的趨勢已定。對此檔案館應該盡快做好應對的準備工作，認真考慮光盤的管理方法，制定出光盤規范化管理標準，早日實現光盤的規范化管理。

四、接收檔案數據進館需要考慮的問題

這里的檔案數據進館是指立檔單位對室藏檔案進行數字化后，將形成的檔案數據移交檔案館。立檔單位為了本單位利用檔案便利，將本單位的室藏檔案數字化，形成了大量的檔案數據。對于這些檔案數據檔案館是否接收進館，在什么時間接收進館，接收的方法等問題需要我們認真、全面地考慮。

１、檔案數據進館后，能否在短時間內對社會開放檔案館？是否有能力將數據提供給同級政府各部門利用？如果在這兩方面得到的都是否定的回答，就意味著進館的檔案數據在一段時間內將處于“冷藏”的狀態。這些檔案數據與檔案實體處于分離狀態，給檔案數據管理上造成許多不便，如檔案數據與檔案實體的一致性的確認，利用檔案數據權限的控制等。筆者認為，對于不能即刻提供利用的檔案數據暫緩接收進館較為妥當。

２、確保檔案數據與檔案實體的一致性。在檔案實體進館時，檔案室與檔案館需要對檔案實體做進館前的二次鑒定工作，這是優化館藏、糾正歸檔時一次鑒定產生錯誤的必要環節與措施。如果在進館鑒定時，對檔案實體進行了調整，檔案數據也必須做相應的調整，檔案數據要與檔案實體保持一致。檔案數據與檔案實體一起進館，檔案館同時驗收檔案數據與檔案實體，是避免檔案實體與檔案數據發生不一致的可行方法之一。

３、光盤的壽命。雖然光盤的預期壽命可達幾十年以上，但是目前這僅是一個理論數據。對于一種新型載體，其壽命的長短還要經過時間的驗證，對于光盤的保管條件、保護措施等還有待于實踐的檢驗和總結。為了確保檔案數據的安全，目前采用的常見措施之一是增加檔案數據備份的套數，這樣光盤數量會翻倍增長；措施之二是縮短光盤質量的檢測周期，這些都給保管工作帶來很大負擔，工作量迅速攀升，在此情況下進館大量不能利用的檔案數據，對檔案館工作只會是增加負擔，而不能產生實際的積極作用。

４、異地保存。作為立檔單位為保證檔案數據的安全，申請將其檔案數據異地保存在檔案館，檔案館應該給予支持。但是，檔案館應只提供保管場所，對檔案數據的準確、檢測和利用等不承擔責任。此類檔案數據要與進館的檔案數據在管理上區別對待。

作者單位：北京市西城區檔案館