完善集團企業會計信息系統的構思

　　【摘要】筆者根據集團企業會計信息系統存在問題的現狀，提出完善集團企業會計信息系統的構想，并要在實踐中不斷探索和創新。
　　
　　一、集團企業會計信息系統現狀分析
　　
　　(一)現狀分析
　　會計電算化已經普及，但應用不深。在集團公司成立之前，各個成員單位基本上已經脫離了手工處理會計業務的方式，只有極少數的單位由于各種原因還在手工處理會計業務。但是盡管各個成員單位已經普及電算化，但是只是解決了手工處理會計業務的問題，只是解決了基本核算的問題，并沒有繼續對會計信息系統的利用進行完善，使其能在財務管理和決策支持方面為企業提供強有力的支持。會計信息系統各自獨立，信息溝通不暢。由于各個產業單位使用的會計信息系統不同，有的單位使用的是浪潮ERP、有的單位使用的是用友的、有的使用的是金蝶的，由于各個產業單位使用了這些不同廠家的軟件系統，造成各個產業單位之間以及產業單位和集團公司間的會計信息的溝通不暢，無法為集團決策層進行決策支持提供及時、準確的數據支撐。
　　內外資源調配不力，生產效率低下。傳統企業財務管理體制、資金運作方式、監管手段等方面的弊端，導致集團公司內部多級法人資金分散占用，子公司多頭開戶，投資隨意性大，資金失控，使用效率低下。同時，出現了會計核算不準，報表不真實，信息滯后、管理失控卻感到無從下手等突出問題。另一方面傳統財務管理由于各個部門之間缺乏交流，有的業務甚至存在重復，財務管理往往是事后的、靜態的。現代企業已經進入了一個信息化的時代，從過去的信息匱乏到當前的信息爆炸，財務管理需要在準確的時間里擁有準確的信息，以便做出正確的決策。可是當今大部分集團公司決策仍處于被動狀態，公司許多競爭決策受到影響。WTO的加入，意味著集團公司將有更多的機會走向國際，其財務管理應從國際化的角度來審視自己。比如，籌資和投資的國際化。另外，進入WTO意味著市場競爭的加劇，經營風險的加大。這些必然要對財務管理水平提出更高的要求，集團公司運用多種財務手段達到降低各項成本，包括資金成本的目的。會計電算化管理在集團公司管理中的作用尚未充分發揮，地位也尚未真正確立，缺乏健全、有效的財務管理手段，解決的都是會計核算問題。并都側重于事后核算，很少考慮如何進一步利用會計核算信息。且都不具備財務管理所需要的事先預測、事中控制、事后考核并為管理者提供決策信息的功能，而且財會人員忙于做賬，無暇顧及監控企業財務運營狀況。
　　(二)存在的問題
　　一是管理模式與管理工具的不匹配，集團公司要對集團下屬各個產業單位進行有效的管理，現有的信息系統由于信息系統的不統一，無法貫徹集團公司的會計核算標準和財務管理制度；二是由于各個單位使用獨立的財務系統，在縱向和橫向上存在多個信息孤島，集團公司無法及時準確地了解各個產業單位的財務狀況，無法及時獲取真實的財務數據；三是目前多數集團公司的報表管理系統是通過報表格式的下發，月末數據上報進行匯總來了解整個公司的財務狀況，在這個過程中很難保證數據的真實性、格式的一致性和實時性，不能為公司進行戰略調整提供準確實時的數據：四是無法滿足集團公司對下屬各個產業單位的監管要求，由于財務信息系統是分布在各下屬單位的，集團公司沒有有效的手段對其加強監督和控制，這不符合現代集團企業集中式管理的趨勢；五是目前多數集團企業財務信息系統的應用僅限于基本會計核算，加強財務管理職能的財務預算、分析、預警等系統沒有應用；現有財務信息系統無法貫徹執行集團全面預算管理，無法實現有效的預算管理控制；六是現有分散模式的會計信息系統，不能在集團層面統一資金管理，無法對集團各產業單位的資金進行統一信息化管理，以達到節約資金使用成本，加快資金流動速度的目的。基于以上原因。筆者認為，目前對于集團會計信息系統的構建顯得尤為重要，同時在集團會計信息系統構建之后的應用，及逐步完善也成為集團會計信息系統最后成功與否的關鍵問題。
　　
　　二、完善集團企業會計信息系統的構思
　　
　　(一)構建集團企業會計信息系統的原則
　　1．建立集中式集團會計信息系統。主要包括了三個方面的集中：
　　(1)數據集中。集團下屬各個產業單位的業務數據統一存放在總部，便于系統管理員進行統一管理，便于集中進行數據備份。
　　(2)核算集中、管理集中。整個集團公司建立一套賬，下屬各產業單位都在一個賬套中進行核算。通過對各單位操作員職責和權限的統一分配，既滿足各核算單位日常的賬務處理要求。又滿足集團總部對標準數據、標準流程、職責、權限的統一設置和管理。以及集團總部對所有核算單位的實時查詢分析的要求；真正實現集中核算、統一管理、實時查詢分析。
　　(3)決策集中。由于信息系統的良好支持，集團公司決策層就可以實時地獲取各產業單位真實的業務數據，有了這些數據的支撐，集團公司決策層就可以及時地對市場變化做出決策，就可以在整個公司層面進行企業戰略規劃，進行集中決策。
　　2．建立支持多會計主體、多行業的財務信息系統
　　集團企業的跨地域、跨行業特性決定了其下屬各產業單位分屬不同行業，各行業由于使用的會計制度不盡相同，其核算特點也存在或多或少的差異，必須要建立一個可以進行多會計主體、多行業核算的財務信息系統。才能使整個集團公司的資金流、信息流得以通暢運行。
　　3．建立整個集團公司統一的財務核算標準數據及流程
　　在統一的管理體系下，使得數據維護更加方便，也為數據的統一授權控制提供了前提條件。尤其對于公司往來單位的管理，如果在一個應用中進行管理，就可以解決編碼不統一的問題。在整個集團公司實現對往來單位的信用監控和管理，有效地降低信用風險。
　　由于數據的集中及管理的集中，集團公司就可以對各產業單位的各種業務流程進行重組，理順各業務流程的關系，通過功能權限和數據權限來對操作人員進行授權，通過工作流的定義對標準流程進行固化，達到理順流程的目的。如果將來流程不能適應企業發展了，可以通過修改相應的功能權限和數據權限及工作流定義，可以快速地對新的業務流程進行調整，使業務流程可以和企業的發展相適應。
　　4．建立集團企業的實時內部交易處理體系
　　在集團公司內部各個產業單位之間必定會有內部業務往來。因此必須建立起內部交易實時處理體系，對于內部交易在內部單位邊行憑證處理時就進行內部往來的對賬，并且記錄詳細的核對信息，可以在整個集團公司隨時查詢內部往來信息，避免內部應收款和應付款的不匹配。
　　(二)建立強大靈活的報表管理系統，輕松實現匯總、合并報表
　　1．構建及時準確的報表合并體系
　　通過報表匯總獲得的是整個集團公司各下屬單位的匯總數據，由于內部交易的存在，該匯總數據并不能反映整個集團真實的財務狀況。要了解總公司擁有或控制的所有資產和負債的真實財務狀況，需要抵消內部交易數據，進行報表合并。
　　由于內部交易得到了實時處理，同時生成了抵消會計憑證。將抵消數據匯總后利用結果修改匯總報表的結果就得到了本級合并報表，并且對于合并的過程要提供詳細的合并底稿便于審計機構進行審計。
　　2．增強總公司報表的控制能力和查詢分析能力
　　集團公司為保證下級各單位報送的報表與各單位自己的賬務系統一致，可以將報表的取數公式加鎖，這樣，下級單位只能按主管單位設置的報表公式和格式提取數據，以保證數據的真實性和一致性。
　　報表系統應該具備強大的報表查詢、溯源分析功能，可以對多方位財務核算數據進行分析控制。通過使用報表系統，整個公司中各單位除了可以管理自己的下級單位外，還可以由總公司通過表賬聯查查詢到各單位最底層的數據(某一個單位的原始單據信息)。上級單位可以按照需要自定義各種條件，分行業、分類型進行報表匯總和多種形式的分析。
　　3．完善集團企業的預算管理體系，強化集團預算管理功能
　　預算管理是財務管理的重要部分，是集團公司進行財務監控的核心之一。預算管理體系包括兩個層次，即總公司預算管理體系和基層單位預算管理體系。總公司預算管理體系主要從宏觀上對公司總體以及各下級單位運營狀況進行控制和協調；各單位預算管理體系則是在總公司總體預算計劃下對本單位的資金、成本、收入等進行預算控制。
　　預算要支持多版本預算管理，支持兩種預算的編制方式，既可以在總公司戰略規劃的指導下，由總公司總預算分解形成下級各單位的預算，也可以由下級各單位的預算匯總形成總公司總預算，應提供多種預算分析和預算控制。
　　4．建立集團集中管理控制流程，加強集團監管力度
　　通過建立標準核算流程和統一的標準數據體系，對各個下級單位的核算流程以及核算標準進行管理。可以建立規范的內部交易流程、費用審批流程、預算審批流程等標準流程．提供對科目、往來單位等標準化數據的管理，在整個公司建立了標準的流程和標準數據，總公司才可以加大對下級單位的監控力度。
　　(1)建立全面、靈活、實用的財務分析體系
　　財務分析是決策支持的基礎，財務分析包括報表分析、指標分析、預算分析等基本部分，報表分析主要是對基本報表如資產負債表、損益表以及各種自定義報表進行結構分析、比較分析、趨勢分析等；指標分析則對企業經營者關心的各類財務指標以及綜合財務指標體系進行比較分析。預算分析包括對各種項目、資金、成本費用預算分析等方面。
　　(2)構建友好、智能的決策支持體系
　　運用先進、智能化決策支持工具，可將經過分析集成的、內容豐富的決策信息以簡潔的形式提供給決策者，使決策層對總公司財務信息有更深層和更全局性的把握，在此基礎上進行戰略決策和規劃。
　　
　　(3)建立集團完善的業務預警管理體系
　　在整個集團公司內部建立起完善的業務預警體系，該預警分析體系覆蓋整個集團公司的財務信息系統，可以對財務指標、現金流量、費用預算、收入、支出等進行相關指標進行預警，可以通過發送郵件、消息等方式進行預警。對于產業集團在經營中的主要指標和業務數據進行實時監控。
　　(三)構建集團企業會計信息系統的目標
　　1．避免信息孤島存在
　　由于集團站在全局的角度來看待信息化，所以整體規劃的重要性更加突出。整體規劃首要解決的就是信息孤島問題。不同單位選擇信息系統不同會造成信息孤島；在集團公司內部不同的信息系統之間如果不能進行有效的數據共享和交互就會造成信息孤島。
　　集團企業會計信息系統應該在支持多國和國際會計準則、支持多語言、多幣種的情況下提供具有國際可比的會計信息。滿足企業參與國際競爭的需要。
　　2．實現財務業務一體化
　　集團企業會計信息系統應該可以實現財務和經營業務協同，物流、資金流、信息流與票據流有效整合，應最大限度地做到各種數據信息的共享，并且不再局限于財務信息，而必須擴展到業務信息，做到財務與業務協同。
　　3．方便進行組織結構的柔性化調整
　　集團企業根據企業的發展戰略，會不斷地調整自己的經營方針，根據管理及經營的需要會對組織機構、核算層次進行調整，集團企業會計信息系統必須全面支持這種持續不斷的改進以減少重組風險。因此，系統的應用模式應該支持組織結構的柔性化調整，支持組織的分立、合并，支持核算層次的調整。在系統中各單位保持各自獨立核算的性質，可擴充，可縮減。在集團內每個單位都可以根據適用的會計制度選擇適合自己的賬集，對應不同的科目結構，以滿足其在管理和核算上的需要。
　　(四)構建集團企業會計信息系統的策略
　　1．集團企業會計信息系統的總體框架
　　根據目前集團企業的需求狀況進行分析。以及考慮到集團企業的持續發展，集團企業會計信息系統的設計必須遵循先進性、實用性、安全性和持續性的原則，充分利用信息技術，實現集團企業的最終的財務管理目標。
　　基于對各下屬產業單位進行有效管理的思想。可以把集團企業會計信息系統分為三個層次：
　　(1)戰略管理層：根據集團公司發展遠景和內外競爭因素，制定戰略目標，確定戰略執行途徑并將目標逐層分解，落實到行動方案。從管理控制層與業務運作層的戰略執行過程中獲取實時反饋信息，通過商業智能分析和決策信息系統的支持，從而優化戰略。
　　(2)管理控制層：通過統一的技術管理體系、統一投資體系、統一核算體系、資金管理體系、財務報告體系、統一審計體系和審批體系，以及集團統一的信息交互辦公平臺，將行動方案轉化關鍵績效指標，對績效運作過程進行實時監控，根據分析報告，調整行動方案。
　　
　　(3)業務操作層：借助基礎財務系統、進銷存系統、資產管理系統，執行具體的業務操作，并產生績效評估的實際業務信息。
　　2．集團企業會計信息系統的策略
　　對于集團企業來說，由于其下屬產業單位比較多、跨行業核算比較復雜的特點，會計信息系統的建設策略原則應該遵循“整體規劃、分布實施、抓住重點、逐步推廣”的原則，遵循這個原則在公司遠期規劃的基礎上，在每一個階段有針對性地進行系統建設，成功一部分，推廣一部分，逐步見效，實現最終的集團會計信息系統目標。
　　具體建設步驟建議如下：
　　第一個階段：完成整個集團公司各產業單位基本財務核算部分的正常運行，集團集中控制、合并報表等得到實現。
　　
　　第二個階段：在第一階段的基礎上，將理順、優化企業業務流程，強化企業運作的計劃性，并加強預算與執行的銜接；實現總公司及各單位的預算管理、資金管理、費用管理，實現集團財務管理，提高對下級單位的監控力度，提升企業運作控制能力。 第三個階段：在第一、二階段的基礎上，下屬各單位的信息化應用將深化，總公司的財務管理增加分析體系，領導層的決策支持系統在此階段建立起來，支持領導層決策；同時，應用BI商業智能，幫助領導層實現財務與業務決策分析的支持。
　　
　　三、結論
　　
　　(一)集團企業會計信息系統應包含的功能模塊
　　對應集團企業會計信息系統的總體規劃，集團企業會計信息系統應該包含以下幾個部分：
　　1．基礎管理：這部分主要是在集團層面對會計信息系統設置核算的標準、財務管理的規范、對整個集團所屬單位使用的會計信息系統進行初始設置。應該包括組織架構的設置、科目體系的設置、幣種的設置、會計日歷、用戶和職責的設置等等。
　　2．財務核算部分：這部分內容是集團企業構筑基礎會計信息系統的基本部分，這部分包括：
　　基本財務核算部分主要是集團內各個產業單位的日常財務核算，并對外提供會計信息。主要處理財務核算過程中常用的業務，包括初始建賬，制單、復核、記賬、出納業務，各種查詢，月末年末結轉等。在集團層面可以實時查詢和監控任一下級單位的業務數據。實時并賬。可以實時查詢合并公司的數據，提供任意下級單位的合并、羅列分析。
　　輔助管理部分主要是對部門、專項核算、產品的核算和管理，提供各種組合查詢以及各種統計分析。
　　往來核算部分主要是對各個產業單位的單位往來、個人往來進行核算和管理。主要有往來核銷、賬齡分析、往來余額構成分析，以及提供各種查詢和統計分析等。
　　報表管理部分主要完成各種財務報表的編制工作，應該提供自定義報表和導入報表等方式，可以靈活地編制報表、定義報表公式、計算、匯總、查詢分析報表，并且可以提供從報表聯查賬頁，聯查憑證等功能，實現追蹤溯源。
　　工資管理部分主要完成工資的錄入、計算、發放等核算工作，可以以不同口徑查詢工資。
　　固定資產部分主要是核算固定資產的價值，其主要業務是固定資產的大修計劃，資產價值的重估，變更，報廢、清理，以及資產調撥、折舊計提、跌價準備計提．生成憑證等功能。
　　3．財務管理部分 資金管理是對整個集團資金的集中統一管理，提高資金的周轉率，減少資金占用，達到合理分配資源、降低運營成本的目的。包括了內部資金和外部資金的結算管理、收支兩條線管理、貸款管理。
　　全面預算管理，實現事前預測、事中控制、事后分析，提供了基于整個集團公司的全面預算管理，徹底解決了集團企業對下屬單位預算的實時監控、分析的問題，企業能夠隨時掌握整個集團預算的執行情況。
　　費用管理在源頭堵漏，通過對各種費用的及時采集，與費用預算進行對比和分析．加強費用的管理和控制，實現節支成本，提高利潤。
　　4．決策支持部分
　　財務分析是對整個系統的分析和監控，可以提取多項系統分析的指標，并對其預警查詢。
　　管理駕駛艙通過各種常見的圖表(速度表、音量柱、預警雷達、雷達球)形象標示企業運行的關鍵指標(KPI)，直觀地監測企業運營情況，并可以對異常關鍵指標預警和挖掘分析。
　　
　　領導查詢，提供給決策層一個方便集中的查詢快捷方式，形成操作簡潔、個性化的查詢模塊。
　　(二)構筑集團企業會計信息系統運行環境
　　構筑集團企業會計信息系統還需要有相應的硬件支持系統，由于采用集中式的會計核算系統，服務器集中存放在集團總部即可。因此不需要很多服務器，只需要三臺服務器即可，如果考慮負載均衡和數據庫服務器雙擊熱備的話，需要的服務器會多一些，考慮到集團企業下屬單位比較多，并且并發用戶較多，建議考慮采用配置較高的服務器，建議配置如下：
　　會計信息系統應該技持多種操作統和數據庫系統，具體如下：
　　操作系統：Windows系列，Linux Unix
　　數據庫系統：SQL Server2