外來理論沖擊下的傳統承繼

隨著辦公自動化和網絡技術的廣泛應用，電子文件及電子檔案走入我們的工作實踐。在兩個概念之間存在著的一些模糊和混淆的認識，由此引發了檔案界關于電子檔案概念適用性的爭鳴。電子文件時代，電子檔案概念是否有其存在的必要呢？本文擬從文化角度就電子檔案概念是否依然具有存在的價值進行一定的探討。

一、國內外“電子檔案”概念研究呈現外冷內熱的現象

就國外而言，對電子文件和電子檔案一般沒有分別定義，甚至根本沒有“電子檔案”這個概念。1995年由美國國家檔案館重印的《電子文件管理指南》中，把由檔案館接收和保存的電子文件稱為“電子文件”。在國際檔案理事會電子文件管理委員會1997年出版的《電子文件管理指南》中把作為“檔案”而由檔案館接收和保存的電子文件稱為“具有檔案性質的電子文件”（Ａｒｃｈｉｖａｌ Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｒｅｃｏｒｄ）。1999年由露西安娜·杜蘭蒂組織成立的Ｉｎｔｅｒ ＰＡＲＥＳ項目國際研究小組的詞匯表委員會是這樣定義的：“電子文件是指在正常的業務活動中，以數字形式利用、保留或存儲的任何文件，而無論其是否以數字形式制作或接收。”在此項目中只定義了電子文件而不見使用電子檔案概念。可見，在國外“電子檔案”一詞極為少見。

國內則不然。“電子檔案”在我國檔案界甚為流行，已成為檔案人士的熱門話題，在各種著作、報刊雜志上經常出現“電子檔案”概念。由此，在學術界引發了一番關于電子檔案概念適用性的大討論。最終形成了兩種不同的觀點：一方面認為，鑒于電子文件管理中“全程管理”和“前端控制”等原則，同時為尊重國際慣例，因而直接拿來，無論論及文件管理還是檔案工作，統一使用“電子文件”這一概念，摒棄了電子檔案概念。例如：在馮惠玲主編的《電子文件管理教程》中從未出現過“電子檔案”一詞，無論是涉及文件管理還是檔案管理都只用“電子文件”一詞。另一方面則認為，電子檔案是有電子文件轉化而來的，兩者是時間相繼的兩個概念。項文新在《關于電子文件定義之我見》一文中這么描述的：“電子檔案概念可定義為‘具有保存價值的已歸檔的電子文件’。”

二、中外電子檔案概念客觀適用性分析

是什么原因造成了這種現象的產生？筆者認為，根本原因就在于中外的檔案文化傳統的不同。

《辭海》中明確給出一個狹義的文化定義：社會意識形態和與之相適應的制度和組織機構。每個國家的檔案文化必然對人們的思想和行為產生影響。檔案文化則包括概念、理論及相適應組織機構和制度。

（一）

在國外普遍認同的檔案文化中，文件是一個大的概念，并依據文件所起的作用將文件劃分為現行文件、半現行文件和非現行文件。這種劃分是有其客觀基礎的，是在文件中心出現以后檔案工作者在檔案實踐過程中產生的，與其文書檔案管理機構分為文書機構、文件中心、檔案館相適應的。但無論現行文件、半現行文件還是非現行文件都是文件的概念，文件是一個屬概念，現行文件、半現行文件和非半現行文件是種概念，非現行文件才成為檔案。也就是說檔案只是文件的一種，處于從屬地位。這與我國的檔案概念有著很大的不同。正如上面提到的Ｉｎｔｅｒ ＰＡＲＥＳ項目中的對文件的定義一樣，國外的文件概念包括了我國的文件與檔案概念。

國外的檔案學理論基本上是構建在大文件概念基礎之上的。全宗理論從產生以來，雖然各國對全宗定義有所不同，但基本上保留了文件這一定語，如“文件的有機體”、“文件整體”等。文件生命周期理論認為：文件從形成到最后消亡或永久保存，或者說從現行文件到歷史檔案是一個完整的生命過程。文件連續體模式更進一步地認為“大文件”是一個連續的無明顯分界的現象：“此模型是建立在一個包含檔案概念的統一的文件概念之上的，而文件被定義為連續價值的記錄。”在這種蘊涵著大文件思想的檔案文化的影響下，電子文件的運動是一個連續的不可分割的整體思想順理成章。加之，在電子計算機及網絡環境下電子文件與電子檔案的界限不像紙質的文件與檔案那樣清晰。以上因素必然使人們認同只使用同大文件概念相應的（大）電子文件概念，就是國外只有少數學者在其著述中提出“電子檔案”或“具有檔案性質的電子文件”的概念的原因。為永久保護由電子技術生成的文件及其真實性建立一套基本的理論知識和方法的Ｉｎｔｅｒ ＰＡＲＥＳ國際研究項目也只是使用電子文件一個概念而已。

（二）

在國內，為什么會產生兩種不同的觀點呢？究其原因，那是由于引進國外的檔案學理論引起的，是中外文化在中國學術界的一次交鋒。第一種觀點是接受了國外的檔案學理論，站在一個新的理論基礎上來闡明自己的觀點；而第二種觀點則是站在我國檔案理論角度來審視外來理論在中國的可行性，從而得出的結論。筆者持第二種觀點。

馬克思主義哲學告訴我們，存在即為合理。從我國檔案文化傳統看，電子檔案概念之所以在中國出現是有其根源的，是與我國國情相適應的，是符合我國檔案工作實際，具有中國的特色。

一方面，我國檔案界普遍認為文件從手續和程序上辦理完畢就可視作檔案，并不完全依據文件所起的作用；并且認為文件和檔案屬于同一事物在不同階段的名稱，文件和檔案是并列概念。我國的檔案學理論基本上架構此種基本概念之上的。這一點為電子檔案概念的產生提供了理論依據。我國的廣義文件概念也是在從傳統文件觀無法理解引進的文件生命周期理論的情況下引起大文件概念而產生的。這種傳統文件觀與大文件觀并存的現象也是上文提到的大討論產生的根源。上述并列關系是與我國文書機構和檔案機構現狀相適應的。我國的文件處理工作是由文書機構承辦，而檔案工作是由檔案室和檔案館進行的。這種檔案概念與檔案保管機構相適應的現實正是電子檔案概念賴以生存的客觀基礎。在我國傳統檔案文化指導下，檔案人員通過感性所接收、獲得的電子文件信息并對信息作直接綜合，經過復雜的邏輯思維操作和篩選整理，凝結出與電子文件相對應的電子檔案概念，這是一個看似復雜的簡單思維過程。正是我國這種檔案文化背景，電子檔案概念才有存在的空間，起碼在我國檔案機構未發生改變之前是客觀適用的。

另一方面，任何一種文化在其漫長的進化歷程中，既包含傳統成分，又接受變化著的新環境的影響不斷吸納新的成分，而呈現一條連續的歷史脈絡。檔案文化也是如此。從古到今，我國檔案實體及其名稱經歷了從甲骨檔案、金石檔案、縑帛檔案直至紙質檔案、音像檔案等的演變過程。從中不難看出我國檔案文化的源遠流長。而這連續演變的過程正是我們對檔案概念認識不斷深化的過程，也是社會實踐活動逐步發展的歷程。那么，計算機環境下形成的歷史記錄，使檔案實存形態及內涵出現了新的連續性，即由實體到虛擬、由固定信息向動態信息的轉變和延續，因此我們應從檔案的歷史連續性的角度出發，稱之為電子檔案，這樣才能更有效地把握檔案這一概念及其內涵演變的歷史進程，也才能更具體地更完整地看待從甲骨檔案到電子檔案這一檔案形態演變的歷史脈絡。

那么，在我國現有的文件與檔案的概念下，簡單地引入電子文件概念是否適宜呢？筆者認為是不適宜的。首先，那樣做會造成理論不完善。如果僅僅引用電子文件一個概念，我國的檔案概念就會失去有史以來的連續性而出現了斷層，使檔案學理論不健全不完整。其次，在實踐上就會失去一直以來的概念基礎。勢必造成文書工作者和檔案工作者在思想上的混亂，從而混淆二者的職責范圍，給兩項緊密聯系的工作帶來不必要的麻煩，影響機關職能工作的正常開展。只有在我國普遍建立文件中心，且將我國機關單位設立的檔案室這一基層檔案保管機構予以取締的前提之下，我國才能真正引入大文件概念，文件作為檔案的屬概念才切合我國實際，使用（大）電子文件概念才有了理論基礎和現實平臺。

三、電子檔案概念的客觀作用

電子檔案作為一個新興概念是有其客觀使用性的。誠然，一個概念的流傳或淘汰，與它的意義有緊密關系，如果有重要意義就可保存并流傳。電子檔案一詞為越來越多的人所接納和使用，就是因為它有多方面的重要意義。

第一，有助于檔案術語學的繁榮發展。檔案術語學屬于理論檔案學范疇，理論本質的特點是來源于實踐，換句話說，實踐是理論的基石。電子檔案這一術語來于實踐，是我們工作、生活等實踐活動的需要而產生的，是與我國的檔案概念與檔案保管機構現實相適應的。檔案術語既要規范化、科學化，又要不斷接收新的詞語，跟上時代步履，適應社會的發展。

第二，有助于提高公民的檔案意識。現今，在人們意識中，檔案都是與隱秘性、權威性相關聯的。因此，不少影視片、雜志都打上了“某某檔案”的字號以提高關注率。這說明檔案具有相當高的社會價值意識。而電子檔案概念是檔案概念的這種社會價值意識的繼承，使用它必然對社會的檔案意識有相當的保持乃至提高作用。網上辦公、電子政務使電子檔案的服務對象有了很大擴展，我們可以通過利用電子檔案的實踐維持及提高社會利用檔案的意識。同時對電子檔案這個概念的深入宣傳和實踐，必將鞏固和發展已有社會檔案意識，強化沒有或少有檔案意識者的思想觀念。

第三，電子檔案的產生對檔案學理論研究內容的影響。檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，而電子檔案出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。

四、小結

總之，電子檔案作為檔案學基本概念使用，是我國檔案文化傳統的承繼；而確定電子檔案概念以及其客觀適用性，有助于我們正確地認識電子文件與電子檔案的關系，全面地理解文件管理、檔案管理的新的物質對象，對健全檔案學體系，完善檔案學學科理論，具有重要的理論意義。

（作者單位：上海大學文學院）