高校本科生學籍檔案管理現狀及對策

1 前言

一個學生進入學校學習，隨之將形成反映該生在校讀書期間基本情況的一系列材料，把這一系列材料經整理后歸檔，我們稱之“學籍檔案”。國家教委辦公廳1994年制定的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》，對“學籍檔案”的范圍進行了劃定，從中可以看出學籍檔案包括：新生入學登記表；學生學籍卡；學生成績總冊；在校學生名冊；學生學籍變更材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學）；學生獎勵材料（獎學金、優秀學生、先進班級）；學生處分材料，等等。

隨著近幾年高校教學改革發展，學籍檔案材料的范圍大有擴大趨勢，內容也更為充實，如：實行“學分制”后，延長生的學籍材料；“專轉本”學生的材料；各類試點班的材料；學生選修第二專業學籍材料；等等。本科生學籍檔案是反映學生學習狀況的原始記錄，具有法律依據和憑證作用，目前，無論是高校教學參考，還是校內校外學生學習深造、出國留學、應聘、就業，本科生學籍檔案都是必須提供的重要材料，并且隨著高校教育體制改革的深入、高校本科學生畢業數的擴大、社會利用需求的不斷增加，科學、有效地管理這部分檔案，成為高校檔案部門值得關注的問題。

2 本科生學籍檔案的特點

本科生學籍檔案記錄著每位學生從進校到離校這段期間學生的全部，形成于該生培養的全過程中，所以它具有以下3個特點：

2．1學籍檔案形成的規律性，往復的特殊性

高校教育的發展規律決定了教學活動的規律性，從中也決定了學籍檔案的形成規律。學籍檔案從材料的形成階段→積累階段→整理完成階段，整個過程呈一定的周期性，它隨教學計劃進展而形，伴學生學習步驟而成。

高校試行的“學分制”改革，對于傳統的教育教學系統，如：課程、教學計劃、教學組織形式、考試、成績管理、學籍管理等，須有相應的變革，也使一個自然班有可能提前畢業，也有可能延長學制，學籍檔案的形成呈現出其特殊性。

2．2學籍檔案數量的可觀性，內容的復雜性

隨著本科生畢業數的增加，學籍檔案案卷數也日益增多，以我校為例：2001年本科生畢業人數為1678人，檔案案卷數為153卷；2002年畢業人數為1970人，案卷數為174卷；2003年畢業人數2902人，案卷數為208卷；2004年畢業人數為3613，案卷數為216卷。四年之中，學生畢業人數增加了1935人，檔案案卷增加了63卷。

檔案案卷的增多，使涉及的內容也更為復雜，如：我校根據新世紀教學改革工程的要求，組辦了本科生試點班，共分食品、化工、機械、生工等專業，第一期招186名學生，配備相應的教學管理及計劃，以期探索培養高層次復合型人才的路子，以這一改革為背景，形成了與其它學籍管理不同的檔案材料。

2．3學籍檔案存貯方式的多種性，表現形式的多樣性

紙質材料作為傳統的存貯介質，由于其獨特的優勢，即原始記錄性，仍成為學籍檔案主要收集對象，即使在工作中已形成了電子形式的文件或檔案，最后歸檔時仍以紙質形式歸檔，本科生學習成績就是其中的例子，由教務部門統一管理的本科生學籍管理系統，通過網絡向各院系收集學生信息，各院系在平時的管理工作中登陸該系統并輸入每位學生成績信息，學生學業結束，數據齊全后由各院系打印成紙質成績表，交教務部門統一歸檔。

光盤作為存貯介質，有著存貯信息不容易丟失、體積小、容量大、易保管、方便利用的優點，它能快速、準確地提供信息，滿足利用者要求。本科生學歷證書開展了計算機管理的電子注冊，學生圖像采集也同時進行，這些圖像以光盤、盤片的形式進行存貯，在計算機的管理下，隨時調用，在對學籍材料歸檔中，紙質材料上的學生圖像也就參照光盤中的圖像，不再粘貼照片，作為存貯介質的光盤、盤片，也就存有檔案信息。

3 本科生學籍檔案管理工作的發展趨勢

本科生學籍檔案管理是一項涉及范圍廣、數量大、內容復雜，但又必須能及時提供利用的服務工作。隨著檔案服務逐步由校內向校外、由學校利用向社會利用，該項工作的管理、利用更顯現出與以往不同的發展趨勢。

3．1學籍檔案管理的規范化和現代化

隨著人們法律意識的加強，“用法維權”成為一個不爭的事實，這在人們的檔案利用中也普遍存在，這也使得學生的學籍檔案朝著規范化的管理方向發展。規范學籍檔案管理，不僅是為了確保檔案材料的原始性、真實性和完整性，也是對檔案管理業務工作提出的更深的要求，檔案材料分類應科學性、管理應合理性、檢索更應方便性，只有經過科學管理、歸檔的學籍材料，才能滿足利用者不同的需要，也只有合理地管理檔案，才能方便并及時檢索出利用者的所需信息。

實行“學分制”，學生網上選課、網上評教、網上登記成績，本科生的教學進行了計算機管理，教學活動中形成的光盤、電子文件，管理這些存貯介質和文件離不開計算機，教學管理的環境促使學籍檔案的管理向現代化管理方向發展。

3．2學籍檔案利用的擴大化和多樣化

便利的通信環境，使人們利用學籍檔案也由原來單一的登門索取向電話查詢、Ｅ－ｍａｉｌ通信、傳真打印及未來的網絡查詢發展，人們只在需出具書面證明的時候，才到檔案館索取蓋有檔案館紅章的復印件；利用面由過去的個人利用向企事業單位利用、學校利用和社會利用的方向發展；利用目的也由原來單純參考向畢業生就業、雙向選擇、出國留學、移民、學業深造及選聘等方向發展。

4 本科生學籍檔案管理現狀及對策

學籍檔案數量的增多、內容的復雜和利用要求的提高，使現有的管理處于被動狀態。

4．1學籍檔案管理方法的傳統性、信息顯現的時續性。

用傳統方法管理學籍檔案是目前高校教學檔案管理普遍存在的現象，傳統管理方法就是指沿用原來的手工操作方法，進行歸檔，索引，查找，歸還。紙質的學籍檔案由于材料形成面廣，數量多，表現特征不一，再加上學生各自的情況不一，用傳統管理方法就顯得不足，特別是利用查找尤為艱難，即使那些已形成電子形式的檔案，由于網絡技術、管理機制等限制，也難以施展其優勢。

本科生學籍檔案是與學生的學習同步形成的，所形成的內容只是反映當時的狀況，所以在整個檔案中反映每位學生的具體實情就顯現出信息的時續性。如：某位學生2000年進校學習，按正常的4年制學習過程，他應在2004年取得畢業資格，但是他后來休學一次，復學后又退學，如果要反映該生在校的學習生涯，就要：查出2000年的錄取名單；查出休學的學籍異動檔案；查出復學檔案；查出退學學籍異動檔案，最后串連出該生的具體在校情況。由于檔案中信息的時續性，要及時提供系統、完整的信息，用傳統的檔案管理方法就無法得到答案。

4．2學籍檔案收集對象的不變性、信息內容的單一性

本科生學籍檔案收集以紙質的材料為主，不僅使存貯信息的形式保守，檔案中所含信息更為單一。以本科生成績卡為例：計算機里的成績系統是一固定模式，除了固定的數據項外，它沒有原有傳統表格的隨意性，如：沒有“備注項”，而備注項往往是最能反映學生學習變動、最終結果、思想情況的信息量比較多的一欄，缺少這些基本信息不僅使查找利用受阻，也使顯現學生學習的信息變得不全。

4．3學籍檔案查詢線索的模糊性，提供利用的茫然性

本科生學籍檔案中信息的分散性及信息形成的無序性，大大加大了檔案提供利用工作的難度，在檔案的服務工作中，檔案工作者往往會遇到：利用目的表達不清；事情的前因后果不明；事件順序顛倒；具體時間不詳，利用者用模糊線索，用“大概”“好像”的描述語言希望檔案工作人員來提供材料，這更加重了檔案查找的困難。本科生學籍檔案的利用工作是一項利用率很高的服務工作，在每年檔案利用統計中，學籍檔案的利用次數占有相當比例，也正因為如此，做好本科生學籍檔案的提供利用一直是利用工作中的難題。

面對本科生學籍檔案管理及利用工作中的不足和被動局面，檔案部門應采取相應的舉措：

4．4．1加強完善學籍檔案的管理制度，理順管理思路。完善檔案管理制度是做好本科生學籍檔案工作的前提，學籍檔案的管理是項系統工作，它包括檔案材料的收集、整理、歸檔、利用、保管，只有完善的管理制度才能確保各環節的銜接和協調，同時，要充分重視對電子檔案及新載體檔案的管理，采取有效的管理方法，確保它們的安全。中華人民共和國檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》（ＤＮ／Ｔ31－2005）對紙質檔案數字化提出了基本要求，并對檔案掃描、圖像處理、圖像存貯、目錄建庫、數據掛接、驗收、備注等具體操作提出了相應的規定，高校在制定有關制度時，應參考這些規范，統一要求，統一格式，以達到歸檔的規范化，為實現本科生學籍檔案的計算機管理打好基礎。

4．4．2擴大收集對象，確保檔案信息的完整性。由于本科生學籍檔案材料形成于教學管理活動和教學業務活動中，來源涉及部門多、范圍廣，檔案是它們的綜合體，所以在檔案材料的收集過程中難免有遺漏，要確保檔案信息的完整性，就必須將方方面面的材料收集齊全，其中也包括光盤、電子文件，以“優勢互補”的管理方式來管理好本科生學籍檔案。

4．4．3關注檔案信息的開發、利用，做好檔案信息的社會化服務。要做好本科生學籍檔案的信息開發，變被動為主動，為學校教學和社會提供服務。通過統計學生成績的合格率和優良度為高校管理部門的師資隊伍評估提供參謀；通過分析本科生各專業畢業率和就業率，為高校改進教學方法提供信息；通過本科生選課率的分析，為高校實行“學分制”的教學改革，提供參考。要為企事業機構提供詳盡的反映學生學習和品行的檔案信息，為學生就業、聘用、選拔創造條件，如：匯編學生獲獎、獎學金、表彰情況，為用人單位選擇人才提供信息咨詢。

4．4．4利用計算機技術，建立本科生學籍檔案的信息庫，實現信息查詢的實時互動。隨著本科生學籍檔案利用量的增多，方便并及時提供學籍檔案成為檔案工作者的共識。學生學歷實行電子注冊開展已久，特別是“十年回注”結束，工作中已積累了一定規模的電子信息，對這些電子信息進行有效的計算機管理，通過校園網絡，可方便本科生學歷學位的查詢。學生成績的英文翻譯是項繁重的工作，如與教務部門協調，在已有成績信息的基礎上進行成績翻譯，將大大提高工作效率。本科生學籍異動檔案是項經常需要利用的檔案，由于檔案內容復雜，信息顯現的時續性，在檔案的提供利用中經常卡殼，如將這些信息零散的檔案進行計算機管理，將大大方便查詢，并能提高檔案的查準率、查全率，減輕檔案部門的工作壓力。

總之，本科生學籍的管理工作是項涉及到學生個人、高校、社會機構等多方面利益的服務工作，只有充分運用科學的管理方法、現代的管理技術、合理的管理手段，才能更好地開發其蘊含的信息，更好地提供利用，以滿足各方面的需要，最終使本科生學籍檔案的管理工作適應高校教學發展和社會發展需要。

（作者單位：無錫江南大學檔案館）