“案卷”概念之我見

長期以來，檔案學界對“案卷”定義探討不輟，并隨著檔案工作實踐和理論的不斷豐富和發展，人們對檔案工作客觀規律的認識不斷深化，探討也逐步深入并形成了一定的共識。“案卷”是傳統檔案管理模式下的一個重要概念，它有利于反映工作活動的來龍去脈和歷史事實，也便于管理和查找利用、保護文件。因此，“案卷”成為文件材料歸檔，檔案交接、統計和檢索的基本單位之一。“立卷”隨之成為檔案形成、運轉過程中一個必不可少的重要環節。

在傳統檔案管理模式下，“案卷”的存在是必要的。但是，隨著計算機技術逐漸深入文書處理、檔案管理的各個環節，檔案管理進入現代管理模式，一個突出的趨勢就是“案卷”概念的逐步淡化。本文對此談幾點淺見陋識，意在拋磚引玉，望同行賜教。

一、案卷定義的類型及其特點

根據目前流行的案卷定義，大體可以分為如下四類。

（一）公文型。公文型的案卷定義是一種解釋性定義，即以“屬概念＋種差”的方法給案卷定義，以力求突出特征和文字簡明。如國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（ＧＢ／Ｔ11822－2000）將案卷定義為“由互相聯系的若干文件組合而成的檔案保管單位”。

（二）教材型。教材型的案卷定義多為揭示性定義，即通過說明組卷的方法和案卷的成分、功能等來給案卷定義，以力求全面準確和表述完整。王傳宇主編的《科技檔案管理學》和馮惠玲主編的《檔案管理學》可為代表。前書定義是：“案卷是一組具有有機聯系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體”。后書定義是：“案卷是檔案基本的個體保管單位，是由若干互有聯系的文件構成的組合體。”

（三）辭書型。辭書型的案卷定義多為描述性定義，即用陳說案卷構成條件和形成過程的方法給案卷定義，以力求通俗易懂和表述清楚。中國檔案出版社出版的《最新檔案工作實務》（陳兆■、沈正樂主編）將案卷定義為：“案卷是按照一定的主題等內部特征和外部特征編立的、具有密切聯系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數量統計和一般檢索的基本單位之一。”《檔案管理小百科》對案卷定義是“案卷，經系統整理的、反映某一或某幾個有關事案、有保存價值和相關聯系的辦畢文書材料集合體。它是檔案最基本的保管和統計單位，是文書工作中文書立卷程序的工作結果。”

（四）論文型。論文型的案卷定義多為實用性定義，即方法靈活，不拘一格，往往視主旨表達需要而定，以力求突出創意和獨特新穎。如馮漢國的《也談“案卷”和“保管單位”概念》；“案卷是一組具有密切聯系的文件材料的組合體，它是組成檔案全宗的基本單元，是檔案部門直接管理的對象。”

一個完整的案卷通常是由以下幾部分構成的：（一）一組互有聯系的文件集合體。這些集合體是依據文件的各種相關特征分類并組合在一起的若干份文件材料，這是一個案卷的核心部分。（二）包裝材料。包裝材料主要包括卷皮、卷夾、檔案袋、檔案盒等，及其所著錄的檔號、全宗名稱、類目名稱、案卷題名、年度、保管期限、頁（件）數等項目。（三）卷內文件目錄。（四）卷內文件備考表。

案卷是指一組具有有機聯系的文件的集合體。為方便保管起見，同一案卷中的文件應具有相同的密級和保管期限，并在一定數量范圍內，由檔案部門提供的標準的保管單位——卷、冊、袋、盒來組織。案卷的基本含義如下：

（1）案卷必須是一組具有有機聯系的文件材料。它們之間有著密切聯系，共同記載和反映著某項活動中的某個事件，比如一項決策、一個科技項目等。

（2）案卷內的文件數量要適當，以方便保管和利用為宜。具有有機聯系的文件材料的數量可能很多，比如一項建筑工程，其科技文件可達上萬份，將它們全部組織在一個案卷里，既不便保管，又不便利用。因此，可以按其內部的有機聯系，將它們分別組成若干卷保存，既不割裂其有機聯系，又方便保管和利用。

（3）案卷內文件的密級和保管期限應當一致。一般來講，一組具有有機聯系的文件材料的集合體具有相同的密級和價值，但由于密級、保管期限與保持有機聯系三者的立足點不同，很可能產生不一致的后果。這時，應從保持有機聯系為主予以考慮。即如果密級、保管期限不同，分開來仍不失去其有機聯系，則可以分別組成案卷；如果不便不分開，則案卷的保管期限就長，密級就高，以確保利用的安全性。

（4）為便于保管和提供利用，案卷應力求整齊、美觀、安全、耐用。案卷是文件材料歸檔的基本單位，又是檔案工作的基礎對象，只有提供標準的裝具——卷、冊、袋、盒，才能保持檔案工作的標準劃一和整齊排列，為保管利用奠定良好的物質基礎。因此，案卷不僅有標準意義的內涵，還要有統一的外觀，以方便管理和利用。

二、信息技術條件下“案卷”概念的淡化

20世紀末以來，信息技術的飛速發展和廣泛應用，對檔案工作提出了更高的要求，信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇。

現代檔案管理模式的基本特點是利用計算機的快速處理、大規模存儲以及遠距離傳輸技術實現檔案的自動化管理。具體包括檔案的自動著錄、自動標引、自動編制檔案目錄索引和各種檢索工具、檔案自動借閱管理、檔案的自動統計、檔案信息檢索傳輸網絡、檔案保管環境的監測和自動控制等。具體來說分三個階段，當前，檔案自動化管理的工作重點是采用標準目錄處理手段和一般計算機技術，實現檔案的自動編目和聯機題錄信息檢索，即目錄檢索階段。第二階段是實現以采用全息攝影技術、縮微攝影技術、光盤技術來存貯和檢索檔案原文信息的檔案全文自動檢索。第三階段是采用智能處理軟件，實現檔案自動著錄標引、檔案信息自動分類歸納，并帶有自動糾錯和語義分析功能，從而進入智能檢索階段。

現代檔案管理模式下檔案管理的三個不同階段一個突出的趨勢就是“案卷”概念的逐步淡化，直到最后消失。這是因為在現代檔案管理模式下，計算機對檔案的管理是可以忽略“案卷”而直接深入到文件級的，由于計算機的高速處理功能，絲毫不會影響檔案的保管、檢索和利用。當然，檔案利用時可以根據利用者的實際需求形成各種各樣的虛擬案卷，這實際上是一組文件信息集合，并不是傳統檔案管理模式下的“案卷”。檔案管理從傳統模式下的二級管理：案卷——文件，轉變為現代模式下的一級管理：文件。文件成為檔案的基本保管單位，其原因：

1、“案卷”的存在不利于卷內文件和卷際文件之間的靈活調整。“案卷”形成后，通過卷皮、卷內目錄、頁號、備考表把案卷組合成一個不可分割的整體。可是我們在檔案運作過程中卻經常碰到要求文件調整的情況，如批復的插入，不需保存文件的剔除等，“案卷”的存在會使這些操作非常棘手。如果檔案的基本保管單位由案卷變為文件，這些便不成問題。不只是檔案實體管理時是這樣，在計算機處理檔案信息時，文件的這一優勢會體現的更加明顯。我們不再需要進行檔案的案卷級著錄，直接進行文件級著錄，利用計算機的高速檢索功能，瞬間計算機便會為我們提供所需要的文件，并可進行多種搭配組合。

2、“案卷”的取消有利于檔案的利用。“文件”代替“案卷”成為檔案的基本保管單位后，大大方便了檔案的外借、復印以及掃描。當然，對于已經形成案卷的檔案，我們沒有必要把它們重新分成單份文件，這樣既不可能，也不現實。現實意義是我們應該考慮到未來的發展需要，擺脫一些在傳統檔案管理模式下所形成的思維方式及工作方法，采取有利于檔案現代化管理的工作手段。

3、案卷題名不能完全反映卷內文件內容。檔案工作者都知道擬寫案卷題名是一件比較困難的事情：字數不能超過五十，且題名要盡可能涵蓋卷內文件的內容，即案卷題名的內涵盡可能等于卷內文件的外延。因此，從理論上說，卷內文件越少，案卷題名越容易擬寫，也越確切。檔案人員為了題名確切，就大量立薄卷甚至超薄卷，那么我們為什么不能取消案卷，直接以文件作為檔案的基本保管單位呢？況且，在現代檔案管理模式下，計算機技術的發展為我們提供了強大的支持手段。

4、“案卷”的取消有利于減少工作量。案卷的存在有它歷史的必然性，體現了劃大為小、分而治之的明智思想，也符合辯證法。但在當前的計算機技術的支持之下，檔案管理的手段已發生了天翻地覆的變化，“案卷”原來的優勢就變得無足輕重了。它雖然有利于反映工作活動的來龍去脈和歷史事實，但這種反映是刻板的、不靈活的。而利用計算機，則可以根據利用者的需求形成各種各樣的虛擬案卷、各種各樣的信息組合。在傳統檔案管理模式之下，“案卷”的存在便于管理和查找利用文件；在現代檔案管理模式之下，“案卷”卻處于一個不得不被照顧的尷尬處境：檔案著錄時，先進行案卷級著錄，再進行文件級著錄，查找檔案時，先查案卷，再查文件。其實，我們本可以只進行文件級著錄，同樣可以達到我們的目的。加上組卷時填寫卷皮、卷內目錄、備考表，編頁碼，擬寫題名，裝訂，這些本可忽略的手續造成了多大的人力浪費。

5、“案卷”不適應檔案文件材料的新載體。“案卷”是紙質文件一統天下時的產物，隨著科學技術的發展，檔案的新載體不斷出現，從最初的照片檔案、音像檔案到現在的電子檔案，“案卷”這一概念越來越不能涵蓋這些新類型的檔案。在傳統檔案管理模式下，同一活動中所產生的、具有有機聯系的幾種檔案，僅僅因為載體不同，已經避免不了被分開保存的命運，“案卷”的地位在此已受到了動搖。在現代檔案管理模式下，隨著計算機技術的發展，“文件”代替“案卷”成為檔案的基本保管單位，使不同載體的檔案轉化為同一載體的檔案成為可能。利用多媒體技術，可以把不同載體類型的檔案，如圖形、圖象、聲音、文字等轉化為統一的數字信息，存儲在磁盤或光盤上，從而實現信息載體的一致性，方便檔案的保管利用。再者，隨著網絡技術的發展，無紙辦公的實現，所有文件將會在網上傳輸，這些網上文件的收集、保管、利用，顯然“案卷”也力不從心，卻為實現檔案的文件級管理提供了非常方便的條件。

“案卷”和“文件”的這種角色轉變關系，是和“案卷”的自身特點和現代檔案管理所取得的新成就有著極為密切的關系。在檔案管理走向現代化的過程中，“案卷”由原來所起到的不可替代的作用逐漸變為制約現代檔案管理發展步伐的消極作用。因此，“案卷”概念的逐步淡化，最終成為一個歷史概念的結局是不可避免的。而“文件”取代“案卷”成為檔案的基本保管單位，卻符合檔案管理的發展趨勢。

（作者單位：江蘇省徐州發電廠）