本企業如何搞好檔案管理和資料登記工作

一、為什么要進行檔案管理和資料登記工作

本企業是一家九十年代初成立的以生產押花禮品、工藝品、日用品為主的出口型民營企業。生產的產品95%以上出口外銷，產品主要分布在歐洲、美洲、亞洲等十余個國家地區。合作伙伴大多集中在這些國家的中間批發商、大超市、甚至有些類似于“雜貨鋪”一樣的零售商。由于這些客戶經營的商品種類多、季節性強、數量不大，而我公司的經營宗旨是以銷售定生產，所以使得我公司生產的產品種類復雜，批次多，平均達到了叁百余單/年，有時旺季時達到十余票/周。還有，我公司有一大塊產品是屬法定的植檢產品，根據相關的法規規定，應該有備查的檔案資料。因此，如何做好生產經營過程中的數據登記保存；重要單據簽收、回收、歸檔；資料分類備查閱等等這一系列的檔案管理工作，就成為企業科技管理工作中很重要的一個環節。

二、資料登記和檔案管理的幾個方面

（一）出貨時具體數據的登記、匯總

出貨時涉及到的基本數據主要是以下幾項：

1、時間及序列號

2、出口報關金額

3、外匯核銷單號碼

4、產品名稱

5、件數

6、外客戶名稱

7、發票號碼

8、船東（或貨貸）公司名稱及聯系人和電話傳真號碼

我公司一般采取電腦Excel程序制表中輸入于正當出貨時的這些數據，系統會把出口金額等資料自動相加，便于統計。出貨時如有遇到特殊情況需要修改也十分方便。詳細情況如附表一所示。

制作該表的好處有以下幾點：

1、每個月統計報關金額的多少，為日后外匯核銷做到心中有數。

2、知道每個月每項產品出口所對應的客戶，了解需求狀況。

3、其中的發票號碼是和今后在WPS2000電腦系統中制作給稅務系統的出口專用發票相對應的，以便日后查起來方便。

4、我公司一般是委托所排載的船務公司報關，報關資料一般是遞交給船務公司，因此掌握外匯核銷單的流向，以便于今后回收對應的核銷單及報關單退稅聯和核銷聯，使單據不至于流失，便于今后的外匯核銷和出口退稅。以上表格每月打印出來三份，報董事長一份，外匯核銷員一份，存檔一份。

（二）外匯核銷、退稅資料的記錄檔案

外匯核銷單、報關單核銷聯是外匯核銷的重要憑據，而報關單退稅聯是出口退稅的重要憑據，“裝貨單（即外代第六聯）”、“備案清單”又是出口退稅今后備查的重要單據。這些都是憑報關資料報完關后和其一道回收反饋回來的材料。

由于我公司的外客戶大都指定船務公司排載，對于船方來說是“指定貨”船方直接對外商—Consignee（收貨人）負責。由于不是我們自己找的船務公司，因此對于出貨的廠家—船方稱其為Shipper（發貨人）的服務，某些船公司就顯得有些怠慢。而為了排載及報關手續的材料的銜接方便，我司往往又是把報關資料交給船公司處理，雖然每單都有由接單人簽名，但由于報關資料常數易其手，因此對該資料的跟蹤、反饋回收，檔案管理的重要性就顯得尤為突出。數據登記詳情見附表二。

其中幾點說明：

（1）提單號務必記錄在案，因為萬一找不到反饋回收的報關資料，船公司根據提單號來查找就比較直接便當。

（2）船期的記錄便于了解已出貨了多少時間，開船后一個月內不見報關資料的回收，就要引起警惕。比如，我公司就曾發生過一起船務公司是泛亞班拿，核銷單號為056956685，報關單號碼127919073，品名為干花、鐵制燭臺，件數為204箱的整套報關資料在其船開后約14天被船方誤寄到位于泉州萬安工業區的泉州南洋公司的事件。幸好我公司資料登記、檔案管理工作認真、及時，發現后立即跟蹤追回。否則這票貨的退稅工作將受到很大的影響。

（3）記錄“是否在保稅區拼柜”，便于知道有否“備案清單”，如果是，就應該有“備案清單”。

（4）如果是空運，在備注欄中就務必填寫，因為空運是既無裝貨單（外代第六聯），也無“備案清單”的。

另外，每出完一票貨，提（運）單Copy件（或電放單據）、購銷合同以及上述的裝貨單、備案清單和相應的報關單復印件一單多聯裝訂成冊，以便于日后的出口退稅檢查。

（三）檢驗檢疫檔案資料的建立

我司的法定植檢產品有干花、四葉草、狗尾草、玉蘭葉脈、鐵樹葉片、白樺樹皮、地衣、木框、木相框；以及制成品花包、干花賀卡等。其中干花或葉片的量較大，約占受檢疫商品的80%以上。

干花或葉片的防蟲、防霉加工工藝流程為：

采摘茁壯健康的花朵或葉片→ 掰成花瓣或葉片→ 挑選去雜→ 日光晾曬8-24小時→ 涂色（上色劑中添加5%防霉劑）→ 自然晾干→ 防置耐溫紙夾緊→ 55℃-70℃加熱30-50分鐘烘干→ 顯微鏡或放大鏡下檢驗（抽查）→ 粘貼于塑膠袋內→ 壓緊或抽真空密封→ 8℃以下低溫儲藏

我司對植檢產品通常采用如下三道檢疫登記措施，記錄在冊，統計歸檔備案，以備檢查。

（1）原料檢疫

對待加工原料，加工前集中進行有否土壤、稻草、谷類以及有否螨類、書虱等生活害蟲的檢查，并登記于附表三。

檢查過程：在平地上鋪一平方米大小白塑料布，擊拍樣品，使隱藏的土壤、稻草、谷殼或螨類、書虱等生活害蟲落于白塑料布上，用毛刷、指形管收集擊落物，做好標記。如果每公斤干花內含有上述進境國禁止進境物雜質10個以上為高風險，5個以上10個以下，為中風險，1個至5個為低風險。根據檢疫結果風險高低程度的不同，采取不同的應變措施。

（2）日常檢疫，在產品的生產加工過程中，對各個流程的產品，由放大鏡或顯微鏡進行隨機抽樣檢查，并做好檢疫記錄，記錄表如附件四所示。

（3）成品檢疫：

1、出貨前應對包裝完好待出口的貨物進行檢查，核對嘜頭標記、批號、重量和數量等是否與發票、裝箱單的報檢內容相符。

2、檢查成品及包裝物是否攜帶生活害蟲和其它有害生物及進境國禁止進境物。

3、抽檢標準：隨機抽查，一批10件以下，全部檢驗；11-100件，抽查10件；101件以上每增加100件，抽查數量遞增加1件，每件內含有小件的，應檢件數不少于該件內含小件數的四分之一。

4、抽樣方法：在貨垛不同部位，隨機抽取樣品。

5、結果登記

廠檢驗員對每次檢查的結果如實記錄，以備檢查。

經檢驗檢疫未發現生活害蟲、病害癥狀，進口國禁止進境物（如土壤、稻谷、谷殼等）的產品，填寫《出境木、竹、藤、草、干花制品檢疫監管廠檢單》（附表五），向檢驗檢疫機構報檢。

附表一式兩分，原件報檢時隨附，復寫件實行檢疫監管單位存檔備查。

三、建立相關資料登記和檔案管理給企業帶來的益處。

（1）、翻閱出貨情況一覽表，對每月出口量、哪個客戶訂購并生產實施了哪些產品一目了然，略加以統計不難看出每年的圣誕節前是我公司的出口旺季，在這以前，須對原材料、輔料的準備須有充分的庫存。

（2）、由于有建檔，外匯核銷單、報關單的流向十分清楚，數年來，我公司的外匯核銷率一直保持100%的高水平。報關單退稅聯的反饋回收也做到100%，以保證退稅工作的順利和及時進行。裝貨單和備案清單的回收也基本到位，做到能時刻準備著稅務機關的檢查。

（3）、實行檢疫檔案管理制度，每年檢驗檢疫機構的檢查和年審均獲得合格通過，我司檢疫產品年批次合格率也在99%以上，進境國官方投訴率為零。外商對檢疫產品的索賠率為零。我公司也由原三類企業躍升為一、二類企業。