ＥＲＰ系統環境下企業內部會計控制探討

　　【摘要】ERP環境下，企業內部控制的運行環境發生了明顯變化，這給內部控制帶來了很多新的問題。本文在分析我國企業內部會計控制現狀和ERP系統環境下內部會計控制關鍵環節的基礎上，提出了完善ERP系統環境下內部會計控制的措施。
　　隨著知識經濟時代的來臨，科學管理日益受到企業的重視，越來越多的企業開始利用先進的信息技術重整組織結構和調整管理模式，在這種環境下，ERP系統應運而生。ERP系統是基于客戶服務器體系、關系數據庫結構、面向對象技術、圖形用戶界面、第四代語言、網絡通訊等信息技術的一個廣泛而開放的企業信息系統。ERP系統中的會計信息系統便是各種信息如供應、生產、銷售、服務等信息高度集成的結果。ERP的核心思想是以供應鏈管理為核心，盡可能地整合企業全部資源，加快企業資金流和信息流的流通速度，提高企業競爭力。這種先進的管理模式給傳統會計帶來了前所未有的沖擊，也給內部會計控制提出了新的挑戰。
　　
　　一、我國企業內部會計控制的現狀
　　
　　由于經濟環境、技術條件以及管理理念的制約，目前我國大多數企業主要通過人工操作、現場檢查等手段實施內控。這種方法一是導致我國現有企業控制效率極其低下。現代企業的經營環境復雜、經營內容廣泛、地理分布遼闊、信息處理工作量非常大，如果采用傳統手段，不僅速度慢而且花費大。現代經濟學理論認為，制度能否得到有效執行的一個關鍵因素在于其交易成本的高低，因此，工作效率及經濟效率低下可能造成企業的內控制度流于形式。二是通過人工操作、現場檢查等手段實施內控難以避免主觀因素的影響。現代企業提倡“以人為本”的管理理念，因此在制度的制定和執行過程中不能忽視人性的弱點，在現階段，我國的企業通過人工進行內控難以逾越人情和素質兩個障礙。
　　
　　二、ERP系統環境下內部會計控制的關鍵環節
　　
　　ERP系統環境下內部會計控制包括銷售和收款循環控制、采購和付款循環控制、生產循環控制等幾個方面。
　　（一）銷售和收款循環控制
　　銷售和收款循環控制包括客戶訂單處理作業、交貨作業、開具發票及收款作業，是銷售和收款循環的幾項主要作業。訂單處理作業控制的重點應該放在客戶記錄信息和訂單信息的輸入、確認及其他相關數據的輸入環節上，加強各輸入信息的核實并保證輸入的準確度。交貨作業控制的重點在于交運文件和裝箱單數據項目準確性的控制。開具發票和收款作業的重點是不相容職責的分離及監控。
　　（二）采購和付款環節控制
　　企業在確認訂單前，需要了解產品庫存情況，如果庫存不足，則應該根據需求安排生產，由此引出采購及付款循環的一系列關鍵作業，如購料預算作業、采購作業、收料作業、付款作業等。購料預算的重點是計算購料預算的基礎數據及成品，收料作業的重點是原材料入庫驗收環節，而采購和付款作業的重點則是所發出采購訂單的授權及供應商發票的核查。
　　（三）生產循環控制
　　生產計劃、制作流程管理、品質管理、保養、成本核算等都屬于生產循環。所有生產循環作業的控制重點首先在于主生產計劃的控制。主生產計劃是物料需求計劃、組件的生產計劃，訂單優先計劃等具體生產計劃作業的編制基礎。成本核算作業的控制重點還包括對成本核算基礎工作的完善。而品質管理作業的控制重點還包括質量標準的確定。在整個生產過程中，質量管理模塊自始至終地對產品進行著嚴密的質量監控，其監控的原理就是將各生產流程的“產品”與事先確定的質量標準進行對比，因此，質量標準的確定是必須加以控制的環節之一。
　　
　　三、完善ERP系統環境下內部會計控制
　　
　　（一）規范會計科目，設置財務標準，保證會計信息的真實、完整
　　由于ERP系統運用了多項物資編碼，搜集和定義了物料的屬性，形成了較為準確的產品結構資料，提高了財務標準，并通過設置一套名稱準確、內容完整的會計科目，規范會計核算過程，保證各類數據、財務信息的真實、完整。例如，可由預先編輯設置的公式自動完成折舊的計提、費用的分攤等工作，根據會計記賬憑證自動生成會計報表，有效地杜絕了利用相關政策人為調節會計利潤的現象。
　　（二）堅持不相容職務分離原則
　　在實施ERP的環境下更要堅持不相容職務分離原則，也就是要進行職務分隔。內部會計控制制度能夠保證企業內部涉及會計工作的機構、崗位的合理設置及其職責、權限的合理劃分。堅持不相容職務互相分離，確保不同的機構和崗位之間權責分明，互相制約，相互監督。在ERP環境下由于業務交叉，各模塊物流資金信息共享，會計業務活動時，要使每項經濟業務至少有兩個人或兩個以上的部門參與，這樣就可以用一個去證實另一個的準確性，只要人盡其用就不會造成工作的重復。調整不適應ERP環境的會計崗位設置，完善各崗位職責，特別是管理崗位和稽核崗位，在不同會計職務上加強預測、決策、分析等職責，加強稽核對業務的指導、監督、檢查等職責。因此，只要相關的人員和部門之間沒有徇私舞弊，差錯與不軌就不難發現。
　　（三）事前、事中、事后會計控制相結合
　　在ERP系統環境下，應將事前、事中、事后會計控制相結合，完善企業的內部會計控制。事前控制包括預算控制和授權控制兩個方面。前者使得在發生經濟業務時，系統能自動將實際情況與預算目標進行比較，對不符合目標的業務操作進行否決或提請授權機構決策；后者則能根據企業的組織結構及員工的崗位責任，設置每個員工對系統的操作權限以及對信息的查詢范圍，系統將保證企業的各項業務活動均是由被批準或被授權的員工執行。事中控制主要是對操作程序進行控制，主要包括業務操作控制與會計系統控制。而事后控制則可以確保檢查報告的客觀性、可靠性，提高檢查效率、降低檢查成本，有利于企業及時發現在目標實現及制度執行過程中的各項偏差。
　　（四）建立健全資產管理制度，維護企業合法權利
　　在應收賬款方面，實現多種清賬方式，有效減少壞賬、呆賬的發生。在ERP系統運行的過程中，系統設有三種應收賬款的清賬方式：一是保留原來未清項；二是結清原來未清項，產生一個新的未清項；三是標準未清項。在應收賬款錄入時，根據應收賬款回款情況，分別采取這三種清賬方式，并通過賬款的賬齡分析查找應收賬款的來源和形成原因，及時清賬、對賬，盡量縮短應收賬款的回款時間，減少呆賬、壞賬的發生。同時，由于系統把各部門需要的數據通過功能模塊的劃分，上傳到系統的各個監控部門，并隨時進行數據的核對。例如，在內部數據的核對當中，財務部門記錄的應收往來款項應與銷售部門實現的銷售數據相符；在結轉成本時要和銷售部門提供的銷售數量相匹配，這樣，不僅為企業制定合理庫存奠定了基礎，而且還減少了資金占用。
　　（五）降低實施ERP系統的內部會計控制風險
　　通過對控制目標點與面的評估，試圖降低實施ERP系統的內部會計控制風險。ERP的實施，實現了跨業務、跨職能部門的業務處理，使過去跨部門的審批程序簡化和壓縮。實施ERP后，企業所遇到的主要業務風險來源于重組后的業務流程。流程化管理的ERP，打破了原來職能部門條塊分割的現狀，使企業的資源統一管理和共享。運行與管理在很大程度上由ERP來進行控制，這就導致了內部風險環境的變化，使得過去傳統內部會計控制內容的風險變得更加復雜。一般來講，ERP系統覆蓋營銷、計劃、生產、采購、倉儲、財務、人力資源等企業運營管理的各個層面，企業基于風險管理的原則，在ERP實施過程中通過定期風險評估，尋找對重點業務流程影響最大的環節，井對這些流程進行描述和分析，對ERP流程中的每個活動進行追溯，描述風險特征并確定相應的控制區。這就需要對 ERP環境下關鍵業務流程的內部會計控制點進行定期審核，確認其是否能有效地控制業務風險，并對其做出評估和完善。
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