給你的Ｅ－ｍａｉｌ一個什么樣的“軀體”？

Michael的E-mail秘籍

Michael Song

Michael Song是Cohesive Knowiedge Solution(CKS)公司創(chuàng)始人和首席執(zhí)行官。CKS是一家電郵技巧培訓(xùn)公司，向顧客提供關(guān)于電郵效率和電郵禮儀的培訓(xùn)講座，客戶包括惠普、諾華、第一資本金融公司等。他及公司另外兩位專家所著的《倉鼠革命——如何管理好你的電子郵件，在你被它控制之前》一書已于今年2月由電子工業(yè)出版社出版。

一個好的 E-mail“軀體”應(yīng)該分成 ABC這 三 個 不 同 的 部 分 :Action summary( 行 動 簡述 )、Background( 背景 )、Close( 結(jié)尾 )。

1. 行動簡述

行 動 簡 述 是 簡 單 的 一 句 話 ， 用 來 概 括E-mail 的特定行動要求、目的或關(guān)鍵信息。一個清晰的行動簡述可以讓讀者把注意力放在要采取的行動上 ， 對 E-mail 做出快速反應(yīng) ， 而無需在冗長的文字間尋找線索。沒有什么比讀完好幾段才弄清一封信到底要說什么更煩人的了。

如果 E-mail 比較長 ， 又討論了不止一個問題 ， 那么行動簡述更為重要 ， 這使收信人在閱讀時有線索可循。無論是哪種情況 ， 都要在行動簡述里清楚地提示一下讀者這封信是要干什么的。

有人在用 E-mail 答復(fù)別人時 ， 只寫一句“好的”、“我去”或“已解決”。但是只怕到時候?qū)Ψ揭呀?jīng)忘記了“好的”答復(fù)的是什么 ， 此時 ， 用下面這個辦法會好得多 : 把事由挖出來 ，加到行動簡述里。

2. 背景

這是你發(fā)出信息的主體。這個部分只要稍微費心組織一下 ， 就會收到事半功倍的效果。在寫作這一部分時 ， 不要信馬由韁 ， 想到哪兒寫到哪兒 ， 而應(yīng)當(dāng)先花上一點兒時間理清思路 ， 然后按邏輯順序把它們寫下來。

● 用一些空間來把不同的問題清楚地分開 ，并且努力把E-mail的長度控制在一個屏幕頁以內(nèi)。

● 突出重點。項目分點對疲勞的眼睛是一種解放。如果一個分點或一個自然段超過 5 句話 ，那就最好在前面來個小標(biāo)題 ， 用粗體。如果你要交待的事項是有順序的 ， 就要用數(shù)字而不是點來分段。

● 準(zhǔn)確描述和控制附件。如果你的 E-mail有附件 ， 要在背景部分清楚地描述每個附件的目的。要是附件很長 ， 最好告訴讀者重要的部分在第幾頁、第幾段。盡量減少附件的數(shù)量 ， 盡可能用鏈接來代替。鏈接可以減少流轉(zhuǎn)中的文件數(shù)量 ， 減輕 IT 部門后臺支持的負擔(dān)。

● 給老板的 E-mail 更要簡潔。高管人員喜歡切中主題的簡潔交流。給級別高的同事發(fā)信時 ，不要加進無用的背景 ， 以免浪費他們的心神。

3. 結(jié)尾

E-mail 的結(jié)尾處最適合放以下內(nèi)容 :

● 更多的客氣話。在信的一開頭 ， 如果羅羅唆唆地說好多客氣話 ， 可能會喧賓奪主 ， 所以一句簡單而熱情的問候就夠了。把更多的問候和感謝留到最后 ， 這樣才不至于有損主體的清晰。

● 下一步。在有些 E-mail 里 ， 最好能夠展望一下未來可能發(fā)生的情況。這些不是行動 ， 而是把當(dāng)前的信息與未來的計劃聯(lián)系在一起。

● 自動簽名。一個好的自動簽名能夠提供豐富的信息。它能說明你是誰、你是做什么的。使用自動簽名還能樹立一個更加職業(yè)化的形象 ，以及向?qū)Ψ教峁┞?lián)系你的各種方式。

欄目編輯：王默 wangmo@cbnet.com.cn