對高校新生檔案雙套制管理的思考

目前，全國高校招生普遍采取網上遠程錄取，這種以計算機及網絡技術為支撐、以電子檔案信息流轉為基礎的技術密集型招生管理模式，降低了招生成本，提高了招生效率，最大限度地限制了暗箱操作行為。

一、高校新生檔案管理的現狀

1、新生紙質檔案寄發途徑多樣，收集難度大。傳統錄取模式中，考生沒有紙質檔案就不可能被錄取。一般在錄取結束時，紙質檔案統一由招生老師在招生點領取后隨身帶回或寄回學校，保證了全部考生檔案的齊全性，便于學校對考生進行復查，利于班主任或輔導員提前熟悉學生。電子檔案出現后，全國各省(市、自治區)對紙質檔案的要求有所不同。有些省份考生只有電子檔案，不提供紙質檔案；有些省份在考生錄取后由當地招辦或學校直接把紙質檔案寄往學校。

2、新生紙質檔案收集時間過長，整理難度大。實行計算機網絡錄取后，考生所在學校或生源地招辦對紙質檔案的郵寄時間不一致，從錄取結束一直持續到第二學期都可能有學生檔案寄來。有的省份不主動寄出考生的紙質檔案，需高校去函后才寄發或學生憑學校證明索取時才提供。這使得學生的紙質檔案一時很難收集齊全，人為延長了檔案的收集時間，增大了整理難度。

3、考生電子檔案管理工作不規范，利用率低。考生電子檔案主要包括報名信息、成績與志愿、體檢信息、報名表、體檢表和附加表等，是一種數字化的信息記錄，是高校錄取新生的主要依據。但在招生結束后，多數高校對招生過程中具有保存價值或永久保存價值的考生電子檔案沒有進行規范歸檔，沒有充分利用電子檔案補齊新生紙質檔案的缺失，沒有充分利用電子檔案的優越性為教學管理和學生管理服務，沒有充分利用電子檔案開拓招生生源和招生范圍，沒有充分發揮電子檔案的經濟和社會價值，電子檔案的利用率十分低下。

二、高校新生檔案實行雙套制管理的必要性

高校新生檔案雙套制有沒有存在的必要，關鍵要看考生電子檔案和紙質檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內容到載體形式完全相同，雙套制則是完全重復保存制，顯然是不必要的。如果兩套檔案存在某方面的差異，那雙套制就不是重復保存制，該不該實行雙套制就要做具體分析了。高校新生的電子檔案和紙質檔案在內容、載體、功能和法效方面有較大差異。

1、內容方面。紙質檔案由考生報考登記表、體檢表、志愿表、中學學籍材料和統考成績單等組成，考生的成長過程清晰，內容翔實；而電子檔案包括考生的報名信息、體檢信息、志愿信息和高考成績等內容，是對紙質檔案信息的濃縮和數字化。

2、載體方面。紙質檔案的信息與載體是一個整體，只要保證載體安全，信息的可識讀性就不成問題，其歸檔形式是一種實體歸檔。電子檔案是一種數字化的信息記錄，存儲于磁盤或光盤，離開計算機及相應的軟件，電子文件就無法識別和傳遞，信息記錄的存放位置不固定，可從磁盤的一個位置移動到另一位置，也可通過網絡從一個載體傳輸到另一個或多個載體，也就是說電子檔案的載體不固定，其歸檔的實質是邏輯歸檔。

3、功能方面。紙質檔案是大學生人事檔案的一部分，其功用表現在，學校可通過紙質材料上的照片、個人信息、筆跡等對身份有疑問的學生進行驗證；學生管理部門和班主任、輔導員、指導教師可通過閱讀學生紙質檔案材料如學生填寫的登記表、個人自傳、自我評定、家庭狀況等材料，詳細了解學生情況，發現其長處與不足，加以正確引導、幫助。在學生畢業就業時，缺失紙質檔案材料將直接影響學生的就業，尤其是部隊征兵、國家行政單位公務員選拔等要求必須有詳細的紙質檔案。

三、高校新生檔案雙套制管理的辦法

1、對招生過程中具有保存價值的考生電子檔案進行歸檔。科學、規范、健全的考生電子檔案是招生工作的基礎，是國家公正、合理選拔人才的重要依據，對考生的錄取起著至關重要的作用。因此，在工作中必須加強管理，著重做好信息管理制度與設備管理制度的建設和落實。

2、新生報到入學后及時收齊學生的紙質檔案。目前考生的紙質檔案從中學傳遞到相關高校的形式主要有兩種。一是考生所在中學將紙質檔案上交縣市招辦，縣市招辦整理后集中到省招辦，由省招辦按考生的錄取院校，委托郵局集中郵寄到相關高校。這種辦法耗費大量的人力、物力、財力，傳遞環節多，隨著高校招生規模的擴大，不合理性日益增長。二是要對考生加強宣傳教育，提高安全保密意識。因此，高校應在新生入校后及時收集新生的紙質檔案，沒有到位的要及時催交，對于生源地沒有提供紙質檔案的學生，學校只有利用招生錄取時保存下來的電子檔案打印學生高考的基本情況，并加蓋學校招辦公章作為學生的紙質檔案。

作者單位：西華大學教務處