無限溝通用好ＯＵｔｌｏｏｋ的通訊簿

保持溝通日漸重要起來，記錄每位朋友的電話號碼、E-mail地址成了每個人必須要干的事。從傳統的紙質電話簿到電子名片夾，還有手機的電話本功能，記錄方式在不停地演變。當電腦進入平民百姓家時，各種通訊錄軟件也占有了一席之地，功能相比前面所說的要強大得多，界面也更漂亮，但很多都要收費。我們經常使用Outlook收發郵件，卻忽視了它非常實用的通訊簿功能，它可以方便地添加和查找聯系人的各種詳細信息，包括E-mall、電話、手機號碼、地址等，種類之多絕對超乎你的想象。如此強大的通訊簿為什么不用呢?下面筆者就以Outlook2007為例介紹如何使用。

添加聯系人

打開Outlook 2007，點擊左側“聯系人”標簽切換到聯系人窗口。現在通訊簿還是空的，雙擊右側空白處或是點擊菜單“動作／新聯系人”可以打開添加聯系人的窗口。“添加聯系人”窗口主要分為四大部分：個人信息、Internet信息、電話號碼和地址，在各個文本框中輸入對應的信息即可。其中E-mail和電話號碼等可能需要填寫多個，點擊旁邊的下拉箭頭就可以選擇住宅電話或商務電話，一共可以記錄三個E-mail和十九個(共十六種)電話號碼，相信足夠大家使用了。另外，還可以為聯系人添加照片，點擊編輯窗口中的頭像圖標，選擇一張照片就可以了，如果要重選照片，需要雙擊它才行。所有信息輸入完成后在窗口的右上角會顯示出名片的示意圖(如圖1)。以后需要修改聯系人的信息時直接雙擊名片就可以了，改完別忘了點擊左上角的“保存并關閉”按鈕哦。要刪除聯系人的話，選中名片再按Del鍵即可，不過刪除操作要慎重，因為刪除時不會出現提示，并且操作不可逆!

前面說了Outlook通訊簿中的聯系人信息種類多得超乎想象，難道就只有這些嗎?當然不是，以上只是基本信息，此外還可以添加更詳細的信息。點擊“顯示”欄中的“詳細信息”按鈕即可添加更詳細的信息，如部門、辦公室、昵稱及中、英文稱謂等。添加完后點擊“保存并關閉”，返回通訊簿的主界面。

查找聯系人

養兵千日，用兵一時。花了這么多工夫整理通訊簿，就是為了用起來方便。當需要查找聯系人的時候，點擊右邊的字母，便會跳到以點擊的字母為首字母的姓名處，找起來范圍就小得多了。如果這樣還嫌篩選結果太多的話，在右上角的搜索框中輸入聯系人的姓名，實時顯示搜索到的結果。一般來說，名片上顯示的聯系方式已經夠用了，但如果記錄的內容比較多，名片上有可能顯示不完，只要雙擊名片，在新開的窗口中就能查看所有詳細信息了。

Outlook提供了多種查找聯系人信息的方式，除了以搜索的方式查找外，還能按地址卡、電話列表等顯示所有聯系人的信息，每種方式都有自己的特點，但不一定適合每個人，比如有的人喜歡名片的樣式，但筆者更喜歡按單位來排列聯系人。在聯系人主界面中展開左側的“當前視圖”標簽，逐個選擇下面的“名片”、“地址卡”等選項即可切換視圖。不過Outlook默認的視圖中可能顯示了一些不太重要的信息，而一些較重要的又沒顯示出來，不要緊，稍微修改一下就可以了。以“按單位”視圖為例，默認顯示了“姓氏”、“名字”、“表示為”，相互重復了，并且姓氏和名字把姓和名分開顯示，不符合中國人的習慣。用右鍵點擊聯系人列表的空白處，選擇“顯示字段”，在彈出窗口的右邊列表中雙擊不需要顯示的字段，該字段就會被刪除，拖動字段上下移動可調整字段的位置(如圖2)，完成后點擊“確定”按鈕，聯系人列表就更適合自己使用啦。