年終數(shù)據(jù)分析圖表解決一切

提取每一銷售區(qū)域數(shù)據(jù)以及相關(guān)信息

在這份匯總文件中，涉及到的銷售區(qū)域，包括本地、省內(nèi)片區(qū)等共計(jì)10個(gè)，因此銷售數(shù)據(jù)項(xiàng)目較多，如果在一幅圖表中顯示過(guò)多銷售區(qū)域的數(shù)據(jù)，往往使得銷售圖表雜亂無(wú)章，李潔采用了較為智能的動(dòng)態(tài)圖表方式。實(shí)現(xiàn)此功能，必須從源表中提取每一銷售數(shù)據(jù)。

啟動(dòng)Excel2003，打開(kāi)“2007年利東貿(mào)易有限公司區(qū)域銷售量匯總表.xls”中存儲(chǔ)銷售信息的sheet1工作表，將B3：B16中的日期信息復(fù)制到下面的B18：B30單元格區(qū)域中，同時(shí)在C17中輸入1，在下面的c18中輸入公式：=OFFSET(B3，0，＄C＄17)，并將此公式復(fù)制到下面的C18:C30區(qū)域中(如圖1)。

此公式中的OFFSET函數(shù)作用是以指定的引用為參照系，通過(guò)給定偏移量得到新的引用。在這個(gè)公式中，以B3作為參照，偏移0行，以c17中的數(shù)值為偏移的列數(shù)，如C17為1，則偏移1列，也就是引用第一個(gè)銷售區(qū)域，即本地的銷售數(shù)據(jù)。

由于在未來(lái)的銷售動(dòng)態(tài)圖表中，必須通過(guò)選擇不同的銷售區(qū)域來(lái)確定圖表的顯示內(nèi)容，因此必須將源表中的銷售區(qū)域轉(zhuǎn)換為豎式列表樣式，選擇銷售區(qū)域項(xiàng)目所在的C3:L3，然后復(fù)制到E19:E28中，復(fù)制時(shí)，選擇右鍵快捷菜單中的“選擇性粘貼”命令，在彈出的對(duì)話框中，選擇“轉(zhuǎn)置”命令，就可以實(shí)現(xiàn)行列互換了(如圖2)。

利用提取數(shù)據(jù)，制作動(dòng)態(tài)銷售圖表

在前面提取銷售數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，李潔開(kāi)始進(jìn)行動(dòng)態(tài)圖表制作的一系列工作了，包括插入圖表、添加銷售趨勢(shì)線以及添加選擇列表框等操作。

創(chuàng)建銷售圖表時(shí)，切換到插入圖表的工作表，如sheet2，執(zhí)行“插入／圖表”菜單命令，在彈出的“圖表向?qū)б徊襟E之一”窗口中，從“標(biāo)準(zhǔn)類型”列表框中選擇需要的圖表類型，如“折線圖”，然后單擊右側(cè)的列表框中的“折線圖”類型，單擊“下一步”按鈕。

在下一步圖表源數(shù)據(jù)窗口中，單擊其中“數(shù)據(jù)區(qū)域”右側(cè)的選擇按鈕，選擇在sheet1表中提取的銷售數(shù)據(jù)區(qū)域B19:C30，單擊“下一步”按鈕，在隨之彈出的窗口中輸入圖表標(biāo)題(如2007年利東貿(mào)易有限公司區(qū)域銷售圖)以及數(shù)值(Y)軸名稱(如銷售量)，單擊“完成”按鈕，即可完成插入圖表的基本操作。

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，李潔需要預(yù)測(cè)每個(gè)銷售區(qū)域在2008年1～3月份的銷售量，因此必須添加一條趨勢(shì)線，右擊圖表中銷售量折線，從快捷菜單中選擇“添加趨勢(shì)線”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“線形”趨勢(shì)線，然后單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，在其中設(shè)置“趨勢(shì)預(yù)測(cè)”為“前推”三個(gè)周期，即三個(gè)月，就會(huì)在圖表中新增一條市銷售量趨勢(shì)線，從這條線中即可看出某個(gè)區(qū)域2008年1～3月份的銷售量發(fā)展趨勢(shì)。

剛才制作的銷售圖表只能夠顯示一個(gè)銷售區(qū)域的數(shù)據(jù)，因此李潔必須添加一個(gè)列表框控件，讓瀏覽者通過(guò)此控件選擇不同的銷售數(shù)據(jù)圖表，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)圖表效果。執(zhí)行“視圖／工具欄／窗體”菜單命令，在彈出的“窗體”工具欄中，單擊“列表框”按鈕，在圖表的空白區(qū)域如右上角拖動(dòng)，制作一個(gè)列表框。

右擊這個(gè)列表框，從快捷菜單中選擇“設(shè)置控件格式”命令，單擊彈出對(duì)話框中的“控制”選項(xiàng)卡，在其中將“數(shù)據(jù)源區(qū)域”設(shè)置為各銷售區(qū)域名稱所在的單元格區(qū)域：Sheet1!＄E$19:＄E＄28，“單元格鏈接”為Sheet2!＄C＄17，“下拉顯示項(xiàng)數(shù)”為10，然后單擊“確定”按鈕。這樣就在圖表中添加了一個(gè)列表框，需要查看某個(gè)銷售區(qū)域的數(shù)據(jù)圖表時(shí)，單擊這個(gè)列表框，然后就可以選擇需要的銷售區(qū)域了，如“省內(nèi)”。

追求完美，修飾銷售圖表

當(dāng)圖表基本制作完畢后，再適當(dāng)?shù)匦薷睦L圖區(qū)的格式，可以讓圖表漂亮起來(lái)。

李潔使用鼠標(biāo)右擊銷售圖表，從彈出的快捷菜單中選擇“圖表區(qū)格式”命令，在彈出的“圖表區(qū)格式”對(duì)話框中，單擊“圖案”選項(xiàng)卡，在其中將圖表的“邊框”設(shè)置為“無(wú)”，而且為“圓角”。同時(shí)單擊“填充效果”按鈕，在隨之彈出的對(duì)話框中，單擊“漸變”選項(xiàng)卡，從其中選擇一種漸變的填充效果，如預(yù)置的“雨后初晴”。

最后李潔在進(jìn)一步修改圖表中數(shù)據(jù)系列、坐標(biāo)軸、趨勢(shì)線以及標(biāo)題的字體、顏色等，就會(huì)發(fā)現(xiàn)色彩單調(diào)的圖表變得精致起來(lái)，也定會(huì)讓你的同事驚詫不已，原來(lái)數(shù)據(jù)圖表也可以做得如此美麗精彩。