ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ２００７加速年終報告制作兩招

每到年底最忙的就數咱做匯報工作的了，而且還要面對不同人(員工財務、主管、董事等)做內容大致相同的報告，各種報告、圖表、數據要不斷重復合成，效率低不說，還容易出錯。其實，在PowerPoint2007中就有兩種方法，可以減少重復工作，加速年終報告制作一起往下看!

重用幻燈片——把一個演示拆成N個

我們可以把所有演示文檔中共用到的幻燈片內容全部集中在一起制做成一個總演示文檔，再按展示對象不同，從中選擇出適當的幻燈片另行排列順序生成新的演示文檔。這樣只要簡單地選擇排序即可，完全可以省卻重復制作幻燈片的時間。PowerPoint2007中提供的重用幻燈片功能可以輕松實現這一目的。

打開PowerPoint2007，在“開始”選項卡中單擊“新建幻燈片”的下拉箭頭，在下拉列表中選擇下面的“重用幻燈片”項，此時在窗口右側會顯示“重用幻燈片”窗格。在“重用幻燈片”窗格的“從以下源中插入幻燈片”中輸入事先做好的總演示文檔的文件路徑，回車確認打開。或者單擊“瀏覽”選擇“瀏覽文件”，在“瀏覽”對話框中選擇打開總演示文檔。確認打開后總演示文檔中的所有幻燈片都會顯示在“重用幻燈片”窗格的列表中(如圖1)。

新建一個空演示文檔，在“重用幻燈片”窗格中單擊，要插入的幻燈片，即可把該張幻燈片插入到當前顯示的那張幻燈片的后面。按向員工展示所需要的順序逐一單擊插入各張幻燈片，再根據需要適當對文檔進行修改，然后把當前文檔保存為“全體員工會議演示PPTX”就行了。重復這一步即可輕松地按不同需要分別整理出“董事會報告.PPTX”“財務人員說明PPTX”等多個不同的演示文檔。

自定義放映——把一個演示當N個用

另外一種思路是考慮把所有要展示的內容全部集中在一起制做成一個演示文檔，再按展示對象不同，從中選擇出相應張數的幻燈片，另行編排順序進行有選擇的放映。我們可以通過設置自定義放映來實現這種有選擇的放映效果。

在PowerPoint2007中打開集中了所有幻燈片的總演示文檔。切換到“幻燈片放映”選項卡，單擊“自定義幻燈片放映”選擇“自定義放映”，在“自定義放映”窗口中單擊“新建”按鈕。

在打開的“定義自定義放映”窗口中輸入放映名稱“全體員工會議演示”，然后在窗口左邊的幻燈片列表中，按播放順序逐一雙擊需要播放的幻燈片，把它添加到右側“在自定義放映的幻燈片”列表中。也可以配合按Ctrl鍵或Shift鍵進行單擊選中多張幻燈片，再單擊添加按鈕一起添加，然后在右側列表中選中幻燈片，單擊右側的上下按鈕調整順序。這些添加的幻燈片就是此次要播放的幻燈片和順序了。設置好后單擊確定，把這個放映設置保存到自定義放映窗口的列表中。

重復這一步制作出“董事會報告”、 “財務人員說明”、“向上層主管報告”等等其它放映設置。在“自定義放映”窗口中隨時可以選中添加的放映項，單擊“編輯”按鈕進行二次修改。最后關閉“自定義放映”窗口井保存總演示文檔。

以后只要打開這個總演示文檔，切換到“幻燈片放映”選項卡，單擊“自定義幻燈片放映”，在下拉列表中就會顯示我們設置保存好的“向老板匯報用”、“向員工說明用”、“向財務說明用”等自定義播放方案選項(如圖2)，選擇相應的方案選項即可按前面設置的順序播放幻燈片了。

上面介紹的這兩種方法中，第一種方法的優點是可以對分開后的演示進行修改，相同的幻燈片在不同文檔中也可以單獨修改。而第二種方法把所有演示集中在一個文檔中，則比較方便保存管理。例如后期發現設計有錯時，第二種方法只要改一張幻燈片，在所放映方案中的此幻燈片內容就可以同時改變。而第一種則必須同時修改多個演示文檔中的幻燈片才行。至于具體哪種方式比較實用就看個人需要了。