節約型辦公輸出巧用Ｅｘｃｅｌ打印四則

近年眾多IT廠商大力提倡的“無紙化辦公”理念，對于環境保護以及辦公效率的提升，無疑是一個很好的發展方向。但綜合當前企業辦公的實際情況，真正做到辦公“無紙化”尚存困難，惟有盡量減少辦公中紙張的消耗。

企業在日常辦公中使用頻率最高的就是Microsoft Office軟件，其中Excel以方便地編制報表而被用戶廣泛應用，但它的打印輸出卻并不簡單，稍不注意就有會造成打印紙張的浪費。本期我們將向您介紹：掌握Excel打印輸出的幾個小技巧，將有助于企業在日常辦公中更好地節省。

設置“雙面”打印

“雙面打印”功能在企業辦公打印輸出中采用較為普遍，當前市場中，中高端激光打印產品均標配有硬件雙面打印單元。而針對噴墨打印機，Excel實現雙面打印方法為：

1 啟用打印機的雙面打印功能：有些打印機只要安裝了驅動程序，就可以在打印屬性中找到“雙面打印”選項，如Canon PIXMA iP1000、HPPhotosmart 8158等噴墨打印機。找到打印設置項并勾選“雙面打印”復選框即可。

2 借用奇偶打印功能：在“打印”對話框中，按下端“打印”右邊的下拉按鈕，選定“奇數頁”選項，“確定”打印。“奇數頁”打印完成后，將打印了內容的紙張翻過來裝入打印機，再將“偶數頁”打印上去就行。

3 編制“雙面打印”代碼：單擊“開發工具”選項卡上的“Visual Basic”按鈕，進入VBA編輯狀態。按“Alt+F11”組合鍵，也可進人VBA編輯狀態。在左側“工程資源管理器”中。展開“V BA Project(PERSONALXLSB)”選項，雙擊其中的“模塊1”，然后用下述代碼替換右側編輯區中的原有代碼：

Sub smdy( )

On Error Resume Next

x=ExecuteExcel4Macro(\"get.document(50)\")

For i=1 To Int(x／2)+1

ExecuteExcel4Macro\"PRINT(2，\"2*i-1\"，\"2*i-1\"，1，，，，，，2，，，，TRUE，，FALSE)\"

Next i

MsgBox\"請將打印紙反向裝入打印機中\"，vbOKOnly，\"打印另一面\"

For j=1 TO Int(x／2)+1

ExecuteExcel4Macro\"PRINT(2，\"2*j\"，\"，2*j\"，1，，，，，2，，，TRUE，，FALSE)\"

Next j

End sub輸入完成后，關閉VBA編輯窗口返回到Excel編輯狀態即可。

4 借助第三方工具：“ExcelPrinter”是一款可以增強Excel打印功能的插件，不僅適用于Excel 2003，同時也適用于Excel 2007。軟件下載安裝后，該插件會在Excel 2007“加載項”選項卡的“自定義工具欄”中添加程序圖標。該插件不僅支持“手動雙面打印”功能，同時還具有“打印當前頁”功能。

巧用“分欄”打印

與Miczosoft Office Word不同，Excel沒有提供“分欄打印”功能，因此帶來的遺憾是，當Excel報表中只有兩三列內容時，用戶直接打印輸出會造成打印紙張的很大浪費。

要想讓Excel報表如Word一樣實現分欄打印，方法有二：一是把Excel中表格粘到Word中來分欄、打印輸出。在Excel表格中的任意一個單元格中單擊，按Ctrl+A選中整個表格，然后單擊“編輯”→“復制”。接下來再啟動Word，單擊“編輯”→“粘貼”，把表格粘貼到Word文檔中，把鼠標指針指向表格最后的右下角，這時表格右下角會出現一個“口”字，同時鼠標指針變成斜向雙向箭頭，按住左鍵拖動調整表格大小。單擊“格式”→“分欄”，在“分欄”對話框中根據表格大小選擇欄數，并設置欄寬和間距等。單擊“表格”→“標題行重復”，從而讓每一頁中的每一欄的第一行都顯示標題行。

二是可以考慮安裝“Excel多排表工具”插件，該插件可以有效解決行數多、列數少的表格編排問題。安裝“多排表工具”后，會在“工具”菜單中多出一項“多排表工具”。單擊“工具”→“多排表工具”→“制作多排表”。根據表格列數、字號大小、行高和最終打印輸出的紙張大小(用戶可估計一下每頁紙能打印多少行)。在打開的“多排表工具”對話框中選擇“每頁排數”、“起始行號”和“每頁行數”，最后單擊“確定”。這時會自動生成一個新工作表，并把原工作表中數據以分欄方式顯示出來。同時使用者還可適當修改行高或列寬，以便表格在最終輸出時更好地適應紙張的大小。

實現“區域”打印

很多時候用戶往往不需要打印Excel工作表的全部內容，而只需打印工作表中的某—部分內容，此時，用戶就需要針對性的指定打印區域。實現方法一是，先點擊菜單命令“視圖一分頁預覽”，然后在預覽視圖中選擇要打印的單元格區域，點擊菜單命令“文件→打印區域→設置打印區域”或者點擊右鍵，在彈出菜單中點擊“設置打印區域”命令。這樣，打印時就會只打印用戶選中的區域部分了。二是先在工作表中選擇要打印區域，然后點擊菜單命令“文件→打印”，在打開的“打印內容”對話框中，選中“選定區域”單選項。

如果用戶需要打印的內容不在一個區域內，那么應采用“隱藏”功能隱藏指定Excel行的方法來實現區域打印。如第5、10、15行不需要打印。具體操作是首先選中第5行，選擇菜單命令“數據一組和分級顯示→組合”。這時，在第5行左側出現組合標記，并且在工作表的左上方出現1和2，這是分級顯示符號。單擊某級別的顯示符號，可以隱藏或顯示下一級的明細數據。用戶要利用的正是分級顯示符號的這一功能。接下來選擇第10行，按F4鍵重復最近的一次命令，再選擇第15行，按F4鍵，單擊左上角的分級顯示符號1，將第5、10、15行隱藏。經過以上操作，用戶就可以快速地將不需要打印的行隱藏起來，等打印完了可以再單擊分級顯示符號2將其恢復顯示。

輕松“按紙”打印

當Excel圖表數據內容超過一頁寬度，用戶在打印輸出時，Excel總是先打印左半部分，把右半部分單獨放在后面的新頁中，但是右半部分數據并不多，可能就是一兩列。還有當數據內容超過一頁高時，Excel總是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新頁中，但是超出的部分并不多，可能就是一兩行。鑒于此如果用戶不進行調整就直接進行打印，浪費難免。

解決上述問題有兩種常用方法。一是通過“分頁預覽”視圖調整：進人需要調整的工作表，選擇菜單“視圖→分頁預覽”命令，進入“分頁預覽”視圖。從中可以看到F列和G列之間有一條藍色虛線，這條線就是垂直分頁符，它右邊的部分就是超出一頁寬的部分。將鼠標指針移至F列和G列之間的藍色虛線處，鼠標指針變為左右雙箭頭，這時按住鼠標左鍵，拖拉至G列右邊緣處放開即可，這樣原來超出的G列數據就可以被打印在同一頁寬內(水平分頁符的設定方法完全一致，可以仿照操作)。二是通過“頁面設置”對話框調整：進入需要調整的工作表，選擇菜單“文件→頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框，選擇“頁面”選項卡。然后點選“縮放”區的“調整為”單選框，在后面的文本框內輸入“1”頁寬和“1”頁高，單擊“確定”按鈕完成。

另外，當數據內容較長時，打印出來的紙張可能有很多頁。當然，這些頁之間的分隔，都是Excel默認為用戶添加的。但實際情況中，用戶可能希望Excel能夠以自己的分頁標準來打印，從而實現在指定的頁數內打印出報表：打開“頁面設置”對話框，進入“頁面”選項卡，確認一下“縮放”區域，選中的是“縮放比例”單選，(注：如果這里選擇“調整為”單選框，后面操作就會相對復雜)。根據Excel會把不相鄰的打印區域打印到不同的頁面上的原理，在用戶需要分頁的位置插入空白行。所有空白行插入好后，按住Ctrl鍵，同時選中需要打印的各頁數據，注意不要選中空白行。然后選擇菜單“文件→打印區域→設置打印區域”命令，再選擇菜單“文件→頁面設置”命令，進入“頁面”選項卡，點選“縮放”區的“調整為”單選框，輸入所需的頁數，單擊“確定”按鈕即可完成。