中文文檔,空格一個都不留
在一篇純中文的文檔中,一般來說,所有的空格都是不需要的。若想將它們一次性全刪除,方法最簡單不過,使用“替換”功能,一步就能實現(xiàn)。
按下Ctrl+H快捷鍵打開“查找和替換”對話框中的“替換”選項卡,在“查找內(nèi)容”中錄入一個空格(全、半角都行),“替換為”一欄中什么也別填。然后單擊“高級”按鈕打開高級選項列表,取消默認選中的“區(qū)分全/半角”選項,最后單擊“全部替換”按鈕。word會自動查找文檔中所有的全角和半角空格,并將它們統(tǒng)統(tǒng)刪除。
中英混雜,單詞間空格要保留
我們在工作中遇到的純中文文檔并不多,大多數(shù)文檔都是中英文混雜。這種文檔刪除空格就比較麻煩了,因為英文單詞之間的空格是不能刪除的,但黑塊所示的那種中文與英文、中文與中文之間的空格又必須刪除,這就得費一番周折了。
1、按下ctrl+H快捷鍵打開“查找和替換”對話框的“替換”選項卡,在“高級”選項列表中勾選“使用通配符”前的復選框。在“查找內(nèi)容”一欄中錄入“[a-zA-Z]{1.50}”,在“替換為”一欄中錄入“^”。光標繼續(xù)定位在“替換為”一欄中,單擊“格式”按鈕打開格式列表,并單擊列表中的“字體”命令打開“查找字體”對話框,在“字體”選項卡里將字體顏色設置為“紅色”后“確定”,然后返回“查找和替換”對話框。
單擊“全部替換”按鈕,可以看到,凡是英文單詞之間有空格的地方,空格前面的單詞都變成紅色了,因為這些紅色單詞后面的空格是不能刪除的。
2、按下ctrl+F快捷鍵打開“查找和替換”對話框的“查找”選項卡,在“查找內(nèi)容”中錄入“^?”,并勾選“突出顯示所有在該范圍找到的項目”。單擊“查找全部”按鈕后退出對話框,將看到除了紅色文字及其后面的空格之外的其他內(nèi)容已經(jīng)被全部選中,這就為下一步的空格替換劃定好范圍了。
3、按下ctrl+H快捷鍵再次打開“查找和替換”對話框的“替換”選項卡,在“查找內(nèi)容”中錄入一個空格,“替換為”中什么也別填。然后將光標分別定位在“查找內(nèi)容”和“替換為”錄入框中,單擊“不限定格式”按鈕取消先前設置的格式限定。另外,—定要到“高級”選項列表中。取消對“區(qū)別全,半角”的勾選。
接下來單擊“全部替換”按鈕將彈出一個對話框,提示“是否繼續(xù)搜索文檔其余部分”,單擊“否”即可。
現(xiàn)在看看,文檔中除英文單詞間的空格外,其他多余的空格就都被刪除了。最后只需按下ctrl+A快捷鍵全選文檔,將文檔內(nèi)容統(tǒng)一設置—下字體顏色就行了。