辦公篇

ｙｄｙ２１８

說到微軟，大家首先想到的可能是Windows操作系統，可殊不知Office每年也帶給了他們每年上百億的收入，當MicrosoftOffice需要交錢，我們該如何選擇呢？

為了降低工作成本，某公司在內部召開了一個“辦公軟件零消費”大賽，讓自己手下的三個部門根據自己的實際需求，選擇除Microsoft Office外的免費軟件，能最好地完成自己工作任務的部門獲勝……

任務布置下來之后，各辦公室都開始精挑細選、深思熟慮，選擇最適合的辦公軟件，并且祭出絕活，力爭最后的勝利。

制作演示文稿

部門：宣傳企劃辦公室

任務：為公司最近招商會制作一份演示文稿向廣大與會人員宣傳其新產品

選用軟件：OpenOffice

軟件名稱: OpenOffice

軟件版本: 2.4.1

授權方式: 開放源代碼

軟件大小: 113MB

下載地址: http://zh.OpenOffice/downloads.html

首先登場的是“宣傳企劃辦公室”，他們選擇的軟件是OpenOffice這款目前除了Microsoft Office之外最有名的開源辦公套件。它包括了文檔處理、電子表格、演示文稿、公式、繪圖和數據庫6大組件（如圖1）。

1.規劃

良好的規劃是完成一件工作的重要組成部分。經辦公室人員的商量，本演示文稿暫擬以下項目：長遠目標、客戶需求滿足、成本分析和長遠規劃共4個（每一項目用幻燈片5張）。

根據這一要求，需要制作21張幻燈片。其中，第一張是首頁，可在此設置4個按鈕，單擊即可自動跳轉到對應的4個子欄目。

2.制作

規劃完畢，我們且來看看“宣傳企劃辦公室”的制作員小劉是如何完成這次的演示文稿的。

利用模板創建演示文稿好輕松

小劉依次點擊了“開始”→“程序→“OpenOffice.org 2.4”→“OpenOffice.org Impress”，自動打開的是演示文稿制作向導。此時，可以點擊“空白演示文稿”新建一個，也可以利用它內置的模板來簡化創建工作，由于OpenOffice.org Impress提供的“新產品介紹”模板與此次比賽命題比較接近，小劉自然選用它了。

使用OpenOffice Impress時創建出來的演示文稿與MSPowerPoint兼容，同時OpenOffice Calc、OpenOfficeWriter也分別與Excel和Word兼容。

插入內容

由于模板提供的內容并不是與宣傳內容完全符合，所以小劉接下來點擊了幾下“插入”→“幻燈片”使總張數達到21張。

當然，他還切換到“大綱視圖”，在第1張幻燈片后輸入標題為“項目組成”，在第2、7、12、17張幻燈片后輸入前面提到的4個項目標題——長遠目標、客戶需求滿足、成本分析和長遠規劃（如圖3）。

創建鏈接

再下來，小劉為首頁設計了4個精美的按鈕，分別對應即將介紹的4個部分。為了讓演示的時候點擊相應按鈕就轉到相應的部分，小劉還右擊第一個按鈕，選擇“交互式”，從彈出的對話框中進行如下設置：在“單擊鼠標時執行的操作”后選擇“轉到頁面或對象”；在“連接目標”后選擇“頁2”（如圖4）。

同理，他為其它幾個按鈕創建連接目標，讓它們分別指向頁7、頁12、頁17。

為了隨時可以返回主界面介紹下一部分，小劉還為每頁插入一個按鈕，并讓這些按鈕都指向第1張幻燈片。

放映方式有講究

為了精確控制演示流程，小劉還單擊了“演示文稿”下的“幻燈片放映設置”，清除對“單擊背景，更換幻燈片”的鉤選。這樣一來，放映時的前進和后退就只能由設置的按鈕來控制，為精確定位幻燈片位置提供了方便。

保存格式選擇多

最后，小劉當然是要“保存”辛辛苦苦生成的演示文稿了，不過，他發現不但可以保存為OpenOffice Impress的專用格式（擴展名為odp），也可保存為“MicrosoftPowerPoint 97/XP/ 2003”(擴展名是ppt)。

為了讓筆記本上只安裝了Microsoft Office的總經理看到演示效果，小劉不得不選擇了后者，這樣老總也就不會由于要“審閱”演示文稿而安裝OpenOffice了（如圖5）。

OpenOffice創建的演示文稿還可以保存為Flash格式，以便直接在IE、Firefox中播放，同時，還可以用AdobeFlash player將它轉換為可執行文件。以后只要點擊就可以播放，不管目標電腦上是否安裝有播放器。

復制網頁內容并打印小冊子

部門：生產辦公室

任務：從網上搜集各種競爭產品的介紹制作成小冊子讓部門參考、學習

選用軟件：WPS

按理說生產辦公室的任務最輕松，從網絡上拷貝、粘貼誰不會！不過，生產辦公室的員工小王卻有自己的見解，他選擇的辦公軟件是國產名牌WPS。

軟件名稱: WPS Office 2007

軟件版本: 6.3

授權方式: 商業軟件（個人完全免費）

軟件大小: N/A（在線安裝）

下載地址: http://wps.kingsoft.com/

1.規劃

小王以前用的是Word，不過Word也有不便之處，粘貼過來之后會帶上很多空格、空行或文字格式，打印出來會浪費大量的紙張。WPS對于解決類似的問題有自己獨到之處。

“WPS文字”與Microsoft Word文檔兼容。“WPS表格”和“WPS演示”分別與MS的Excel和PowerPoint兼容。

2.制作

閑話休提，我們就來看看小王是如何使用WPS來完成這本小冊子的制作的。

復制粘貼有技巧

小王先從相關網站上復制了一段文字，然后執行“開始”→“程序”→“WPS Office 2007 個人版”→“WPS文字”，將內容粘貼進來。

要注意的是，如果發現復制后無圖片、表格等，請單擊“編輯”下的“選擇性粘貼→帶格式文本（HTML）”。

頁面設置省紙張

單擊“文件”下的“頁面設置”，將上、下、左、右邊距都設置為15毫米，方向設置為橫向。

接著，單擊“格式”下的“分欄”，在打開的對話框中選擇兩欄樣式，要分隔線，兩欄間的間距設置為40毫米左右。

空行空段巧清除

按“Ctrl+A”組合鍵選擇所有內容后單擊“工具”→“文字工具”，選擇“刪除空段”。同理，選擇“刪除段首空格”、“將軟回車轉化為回車”。

這幾項功能在MS Word中雖可通過特殊的替換功能來實現，但很麻煩。軟回車是通過按“Shift+回車鍵”來實現的，也可換行分段（如圖6），多用于網頁。

打印、裝訂完工了

單擊“文件”下的“打印”，將打印范圍設置為打印奇數頁，打印完成后再將紙裝入打印機，選擇打印偶數頁。將紙張對疊，再從中間裝訂就行了。

經過以上簡單的操作，小王終于制作出了精致的小冊子。

制作調查表

部門：經理辦公室

任務：制作一份調查表，用于分銷商信息匯總

選用軟件：谷歌文件

經理辦公室小譚比較郁悶，因為據他私下了解到的，目前最流行的兩款免費辦公軟件已經被其他部門捷足先登了。選擇跟他們一樣的？顯示不出來自己的個性，這種事情絕對不能干。

經過一番調查，向好友求助，還終于被他找到了。“谷歌文件”這款免費的辦公套件有自己最大的獨到之處，那就是在線，不但創建、編輯文檔是在線的，連生成的文檔都可以在線保存在網絡上哦。

軟件名稱: 谷歌辦公

軟件版本: N/A

授權方式: 免費

軟件大小: N/A（在線使用）

下載地址: http://docs.google.com/

注冊賬號少不了

既然是網絡辦公，一個有效的賬號少不了。這難不倒小譚，它本身就是一個谷歌粉絲，自然有自己的谷歌賬號。

沒有谷歌賬號的朋友也不用著急？去https://www.google.com/accounts/NewAccount申請一個吧（如圖7）。

在線辦公真流行

經過小譚的試用，“谷歌文件”可以創建文檔、表格和演示文稿，而且它的電子表格上還有一定的特色：可插入函數和窗體。還可將表格通過電子郵件等方式在線發送給多人，其他人填寫后只要單擊提交，每位填寫者輸入的內容都會自動進行合并（如圖8）

這樣一來，小譚很輕松就完成了自己的調查表制作，并且由于是在線方式，其他分銷商很快就填好并反饋回來了。大功告成！經過一番比試，三大部門都利用免費軟件很好地完成了自己的工作，軟件消費均為零，大家不分高下，并列冠軍。