通常我們使用Google都是看到最簡潔的搜索框頁面,很少有人注意到Google首頁的右上角有一個“個性化主頁”(Personalize this page)。在本篇開始前,請先注冊一個G00gle賬號,登錄Google的個性化主頁。自此,你便打開了Google潘多拉魔盒,實現一個賬號管理一切外貿事務。
G辦公
GoogIe文件
如果你是一個外貿人,經常奔波于工廠和辦公室之間,時而又要去參加展會,是不是經常會在出差在外時遇到客戶讓你報價,你卻發現報價單文檔還存在辦公室的電腦里,而被這種情況弄得措手不及。來試用一下Google Docs Spreadsheets功能吧,它會讓你從容應對。
Google Docs Spreadsheets可以替代微軟的Word和Excel兩個軟件。無論你是在辦公室還是在家,即使出差在外,只要有臺可以上網的電腦,就可以方便地編輯、調用自己的文檔。而且,同事之間也可以同時在線創建、編輯或修改同一份文件。在功能上,用戶可以在文檔和電子表格兩種格式不同的文件之間輕松跳轉,查閱非常方便。它支持Word文檔、OpenOffice、RTF、xls、ods、CSV、HTML或文本以及圖形文件。Google文件創建好以后,可以直接將其存儲在Google的空間里,下次調用非常方便。
Google還有一個非常實用的功能——可以把文檔直接生成PDF格式,要知道很多老外的電腦里沒有Office軟件,你發過去的Word、Excel格式的報價單他根本打不開,而PDF格式是最通用的免費格式。
Google的辦公軟件還在不斷拓展中,據悉Google剛剛收購了TonicSystem公司,準備推出類似于微軟PowerPoint的在線幻燈片制作工具。
Google日歷
Google的日歷功能可以幫你合理安排日常工作。它可以記錄你每天所有的行程和待辦事項,創建日歷后可以設定不同顏色標示日歷屬性,從公司會議到私人活動一目了然。對于非常重要的展會、工廠出貨期、船期等時間點,會不會讓你覺得即使記在了本子上或者用了Google日歷,還是可能由于沒及時查看而錯過時間呢?為此,Google日歷還附帶一個非常有用的功能——免費短信提醒。這項功能可以準確地按照你設定的時間發短信提醒你即將到來的重要日期和時間,不過目前國內只支持聯通的手機號。
G溝通
Gtalk
外貿銷售人員大多會在自己的電腦上安裝即時通訊工具,道理很簡單,用IM聯系客戶方便、廉價、直接、有效。Gtalk是Google的即時通訊工具,像MSN一樣,利用他你可以跟客戶在線聊天,并且他還支持語音通話。更方便的是,你可以在瀏覽器里直接通過Gmail郵箱窗口頁面和GTalk聯系人聊天,也就是說,只要對方使用Gmail,你就可以和他進行即時通訊。
Gmail
跟國外客戶溝通最常用的工具莫過于E-mail,而選擇E-mail提供商的重要指標就是穩定、速度快、大容量,不被拒收。2007年初,海底光纜事件導致很多國外網站無法訪問,hotmail也極不穩定,對很多用hotmail做生意的外貿人來說的確是個不小的煎熬。在這次事件中,只有Google的Gmail未受到光纜事件的影響,一直很穩定。除此以外,Gmail還很少會受到屏蔽,并且他雖然是國外郵件系統,但速度并不比國內信箱慢。綜合來看,Gmail是一個不錯的適合外貿用的郵箱。
如果你用慣了hotmaii、Yahoo信箱也沒關系,Google的個性化主頁提供信箱集成功能,當你登錄Google的個性化主頁后,集成在上面的hotmail、Yahoo信箱可以直接在頁內的模塊內打開,方便查閱、回復郵件。
G產品
Picasa,Page creator
在貿易中,圖片是最直接的產品載體,客戶會經常向你索取最新商品圖片或是商品細節圖片,每次都用郵件發來發去,的確浪費時間。讓我們來看看Google有沒有解決方案?Picasa是Google發布的一個便捷、高效的圖像處理和管理軟件,它那傻瓜化的圖像編輯工具很容易上手,通過簡單地點擊就可以滿足大多數圖片編輯需要。從Picasa的客戶端既可一次性上傳多張圖片到Picasa網絡相冊,并且對于哪些相冊可以公開,哪些只能給特定的用戶看,你可以自由控制用戶的瀏覽權限。通過Picasa你可以將公司的產品圖片經過簡單處理上傳到網絡相冊,并設定一定的權限,讓你不同級別的客戶方便地瀏覽你的產品。你還可以將最新產品發布到網絡相冊,然后通過郵件發送你相冊的鏈接給客戶,讓他去你picasa相冊瀏覽新產品。
外貿公司在經營過一段時間后,都希望建立自己的商品展示網站,在這方面,Google又一次為你提供了免費午餐。在Google里搜索Google pagecreator,點進Google page creator的專有頁面,確認使用它的服務,即會出現一個模板化的向導,幫你幾步完成網頁的創建。你可以創建公司介紹、產品展示、留下聯系方式。通過Google pagecreator很快可以幫你完成一個網站的創建,同時幫你省下了一筆網站建設費。
G推廣
Adword's+Google base+Google product search
網站建好了,但沒有目標客戶訪問還是不能發揮作用。Google為你提供了三種典型的推廣工具。其中最有效的是Google adwords(關鍵詞服務),他可以讓主動尋求你的產品和服務的用戶找到你。也就是說,你可以得到針對性較強的訪問者和客戶。在收費上,只有當有人點擊你的廣告時,你才需要付費。
Google還提供了另外兩個輔助的推廣工具,Google base和Google productsearch。你可以在Google base中發布任何的信息,所有提交到Gooale base的內容都會自動被Google所收錄并出現在相應的Google服務中。也就是說,你可以在這里面發布免費廣告,等待買家的光臨。Google product search的前身是fr00gle——Google的購物搜索引擎網站,用戶可以在上面查找商品,然后得到包括商品價格及銷售商詳情在內的資料。這一功能可以讓你的產品曝光率增加。想將商品列入Google productsearch最好的辦法是利用Google base上傳你的商品列表。
G支付
Google Checkout是基于E-mail的支付服務,是通過E-mail與信用卡的綁定來完成銀行結算的支付服務,GoogleCheckout相比傳統外貿常用的銀行匯款要方便快捷很多。不過目前他還不支持中國內地地區的服務。如果有需要,你可以去辦一張招商銀行的兩地一卡通,開立一個香港招行的賬戶來注冊GoogleCheckout服務。這樣,你的客戶就可以在線付款給你。
G安全
外貿業務的風險和欺詐并不少見。如果你把Google的搜索用于檢測客戶身份和誠信情況,你的擔憂將會迎刃而解。在Google搜索框里輸入詢盤公司的名稱、網址、電話、E-mail地址,對方公司在網絡上留下的信息就會一目了然,通過這些信息,你可以迅速甄別對方公司的基本情況和信譽度,這是其他B2B平臺無法做到的。
G客戶關系
G00gle客戶關系管理插件GoogleCRMl由tEtelos公司于今年2月完成beta版開發。作為一個商用溝通和協同工具,它可對外貿過程中的客戶維護起到重要的作用。Google CRM的主要功能包括市場管理、銷售管理、聯系人管理,任務管理、日程管理等多個模塊。用戶要想使用CRM服務,需要先到www.crmforGoogle.tom注冊申請。同時,Etelos公司網站上詳細地介紹了軟件在Google主頁上的集成方法和使用方法。
其他可集成的實用工具
除了以上介紹的功能外,Google還有很多實用工具。比如每家外貿公司都會通過DHL、UPS等快遞公司給客戶寄樣品,在Google里可以找到第三方制作的運單追蹤模塊,只要將其集成到Google主頁里,用戶就可以隨時查詢、反饋運單的狀態。
類似可以集成的第三方模塊還有世界時間、貨幣換算、國外節日提醒等,集成這些服務大大方便了外貿業務。