Ｇｏｏｇｌｅ移動辦公

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做外貿(mào)的人都遇到過這樣的情形：吃晚飯時突然接到國外客戶的電話，要求發(fā)資料過去，你只能非常遺憾地告知他資料在辦公室的電腦里，要等第二天；去參加展會除了拎上展品和資料外，你還要背上重重的筆記本；即便你把重要的資料存在U盤里，也會常常因為將其落在換掉衣服的口袋里而懊惱；特別是在國外的網(wǎng)吧，不是每臺電腦都會安裝Office軟件，你會發(fā)現(xiàn)自己的word文檔無法打開。諸多事例，小則郁悶半天，大則損失訂單。面對這些問題該怎么辦呢?

GoogIe文件三劍客

Google Docs是一個基于Web的工具。他由Google Document、GoogleSpreadsheet和Google Presentation三個主要部分組成，他跟微軟的Office有著相近的編輯界面，分別對應(yīng)word、Excel和Powerpoint的功能。他有一套簡單易用的文檔權(quán)限管理，而且還能記錄下所有用戶對文檔所做的修改。整個工具能夠跟Google的其他系統(tǒng)如Gmail、Blogger等結(jié)合在一起。進入httpl：／／does，Google.com／?hl＝zh－CN注冊或者用你的Google賬號登錄，即可進入Google Docs編輯界面。

Google Docs的使用操作和微軟的office也非常類似，但又有一些獨到之處。 創(chuàng)建文檔：Google DOCS可創(chuàng)建新的文檔、電子表格和幻燈片或上傳現(xiàn)有文件。他的桌面風格也和Office風格非常相像，可輕松上手。

存儲文檔：你可以在任何地方編輯、安全存儲你的工作成果并可將其導出存為副本。

文檔共享：選擇可以訪問你的共享文檔和電子表格的人員，可與他們即時共享并與他人一起進行實時編輯。

文檔發(fā)布：可將你的成果發(fā)布為網(wǎng)頁，還能將文檔張貼到你的博客。

Google Docs提供了豐富的導出功能，兼容的格式有HTML、RTF、Word、OpenOffice和PDF、Xls、Csv以及Zip等。

GoogIe DOCS手機版

我們可以使用移動設(shè)備隨時隨地查看文檔，移動版的Googte Docs的訪問地址是：

http：／／does.Google.com／m

目前Google Docs的移動版本已經(jīng)支持大多數(shù)可上網(wǎng)手機，GoogleDocs為了適應(yīng)小屏幕手機用戶，將頁面布局進行了合理規(guī)劃，讓小屏幕手機也能顯示盡可能多的信息。目前大多數(shù)手機能支持Google Document和Google Spreadsheet，而GooglePresentation只能在有限的手機里得到支持。有了Google Does的手機版，讓你無論何時何地都能對商機做出迅速反應(yīng)。

Google Docs文檔協(xié)同

在Google Docs中可以添加電子郵件賬戶，給你的同事或者客戶賦予編輯權(quán)限的邀請鏈接，協(xié)同辦公會變得非常簡單，不需要架設(shè)龐大的SharepointServer或者Websphere portal。在Google DOCS中單擊“Invite thesepeople”的按鈕后，Google Docs會提示相應(yīng)的信息，如填人邀請信內(nèi)容等。用戶全部點擊“OK”就可以了。當同時有多個用戶在網(wǎng)上編輯文檔時，用戶可以看到Google Docs提示同時在線編輯協(xié)作者的名單。

Google DOCS除了支持將你的文檔分享協(xié)作外，還支持將文檔發(fā)布。可以選擇發(fā)布成公共文檔，也就是一個Web頁面地址的文檔，也可以選擇發(fā)布到你的博客上。發(fā)布與協(xié)作都能讓其他人看到文檔。協(xié)作可以設(shè)定權(quán)限，也就是限定什么人可以做什么事。而發(fā)布文檔就沒有這些設(shè)定了。文檔一旦發(fā)布，任何知道已發(fā)布網(wǎng)址的人都可以看到文檔，當然，是只能看，不能修改。GoogleDocs的發(fā)布到博客功能支持市面上很多博客系統(tǒng)，如WordPress、Typo、PLog等等，但由于目前國內(nèi)的博客系統(tǒng)沒有一個統(tǒng)一的接口標準，暫時還不能很好地支持國內(nèi)博客的發(fā)布。有了協(xié)同的功能，你可以讓同事或者客戶在線協(xié)同編輯文檔，避免了以前郵件發(fā)來發(fā)去、文件改來改去。

Google Docs應(yīng)用

接下來介紹幾個案例，來說說用Google Does的好處。

對于一些沒有做完的文檔，人們以往都是存在E－mail里，回家后下載繼續(xù)編輯。然后再存進E－mail，上班繼續(xù)下載編輯。反復幾次就搞不清楚哪個是最新版本了。使用Google Docs創(chuàng)建文檔，當你下班后仍然可以在家里連人Google打開繼續(xù)編輯，并且可以查看以往編輯的版本。

以前的企業(yè)月度發(fā)貨清單都用Excel制作，用E－mail從相關(guān)人員傳過來，每次合并報表都是很頭疼的事。還有訂單匯總，業(yè)務(wù)員都會發(fā)來自己制作的訂單報告，由于格式不同，制作匯總表都要從頭做起，浪費了大量時間。有了Googie Docs，這些工作都可以經(jīng)由同事協(xié)同在一份電子表格上完成。

公司以前每次有新產(chǎn)品推出，業(yè)務(wù)員都要做成Word文檔，一次次上傳附件，發(fā)給所有客戶。如果有的客戶沒有安裝Word軟件，又要制作成PDF文檔發(fā)給他，不但繁瑣而且文件容量一大，郵件半天發(fā)不出。現(xiàn)在有了GoogleDOCS只需要把新產(chǎn)品列表制作出來，發(fā)布成網(wǎng)頁，然后發(fā)給客戶網(wǎng)址鏈接，讓他們自己去看就可以了，事半功倍。