Ｇｏｏｇｌｅ Ｃａｌｅｎｄａｒ展會(huì)管理

外貿(mào)公司每年都要參加很多展會(huì)，因?yàn)閰⒓诱箷?huì)是企業(yè)最重要的宣傳方式之一，也是企業(yè)開(kāi)辟新市場(chǎng)的首選途徑。然而，老板都很忙，每一天時(shí)間都被各種事情占據(jù)，想把一天的日程安排好并不是一件容易的事情，想把遠(yuǎn)期的事情規(guī)劃好更不容易。況且坦率地說(shuō)，人們對(duì)現(xiàn)有安排日程的工具也不是很滿意，不小心錯(cuò)過(guò)了某個(gè)會(huì)議、某個(gè)行程或者某個(gè)約會(huì)都會(huì)對(duì)我們的工作、生活造成不利影響。Google推出的Google Calendar卻可以幫你簡(jiǎn)化工作，比如說(shuō)記錄當(dāng)天或遠(yuǎn)期的事務(wù)、特別活動(dòng)和約會(huì)，而且不論是對(duì)你的還是其他人日程表上的活動(dòng)，都可進(jìn)行有效的管理。對(duì)于一個(gè)外貿(mào)人來(lái)說(shuō)，將Google Calendar用于輔助規(guī)劃、安排每年眾多的展會(huì)工作，會(huì)讓你更加得心應(yīng)手，從容應(yīng)對(duì)。

Google caIendar的功能介紹

Google calendar非常快捷、易用。如果你要在其中加一個(gè)活動(dòng)日程，只需直接點(diǎn)擊日歷上的相應(yīng)時(shí)間并輸入一條活動(dòng)信息即可，沒(méi)有煩人的表格需要填寫(xiě)。

Google Calendar的主要功能包括三項(xiàng)。

(1)編輯瀏覽時(shí)間地圖。通過(guò)Google Calendar，每一個(gè)人可以看到自己與他人的時(shí)間安排，并且可以將Gmaii對(duì)話或郵件加入日程中。

(2)分享日程安排。你可以將自己的日程安排與相關(guān)人員分享，并且可以根據(jù)程度控制分享的范圍。

(3)規(guī)劃事件與行程，包括發(fā)送Googte Calendar邀請(qǐng)函、發(fā)送提醒信息，讓你大事小事不忘記。

另外，還有幾個(gè)功能也很有用：Google Calendar可以直接從微軟Outlook和雅虎Yahoo!Calendar中導(dǎo)人事件，同時(shí)支持在任何支持ical和XML格式的設(shè)備上查看進(jìn)度表。可以把Googie Calendar與Gmalk結(jié)合，自動(dòng)發(fā)送提醒通知，如果安裝了Gtalk，還可以即時(shí)收到提示。

Google calendar功能設(shè)置

登錄Google Calendar

打開(kāi)www，Google.com／calendar。如同Google的所有產(chǎn)品一樣，使用Gmail賬號(hào)便可以直接登錄。

添加日歷事件

點(diǎn)擊日歷表中的任意位置，都將會(huì)彈出“事件添加”窗口，在“What”中添加事件名稱、在“WhichCalendar”中選擇日歷名稱，點(diǎn)擊“Create Event'’按鈕，即能創(chuàng)建該事件，在日歷表中將會(huì)出現(xiàn)以事件所屬日歷的顏色標(biāo)出的事件項(xiàng)。當(dāng)然，這只是最簡(jiǎn)單的事件添加方法，我們還可以點(diǎn)擊“事件添加”窗口中的“edit eventdetails”鏈接，在事件編輯頁(yè)面中，我們可以對(duì)事件的發(fā)生時(shí)間、重復(fù)時(shí)間、訪問(wèn)權(quán)限等諸多選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置。

創(chuàng)建新的日歷

前面提到了在“事件添加”窗口中選擇日歷，但或許你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，列表中除了默認(rèn)日歷之外并沒(méi)有其他日歷，如何才能添加一個(gè)新日歷?點(diǎn)擊窗口右上角的“S ettings”，在出現(xiàn)的“Calendar Settings”頁(yè)面中點(diǎn)擊“c alenda rs”標(biāo)簽，點(diǎn)擊“Create new calendar”按鈕，即會(huì)出現(xiàn)“Create New Calendar”頁(yè)面，接下來(lái)的操作相信不用多說(shuō)，你只需簡(jiǎn)單地填寫(xiě)表單即能創(chuàng)建一個(gè)新的日歷。如果需要將此日歷用于公開(kāi)用途，那就還需在“Share witheveryone”和“Share with specificpeople”兩處設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。

除此之外，還可以將Googlecalendar中共享的日歷加入到已有日歷列表，點(diǎn)擊Caiendars標(biāo)簽處的“Add calendar”按鈕，即可進(jìn)行日歷搜索，選擇需要的日歷，點(diǎn)擊“Add Calendar”按鈕，就完成了日歷的添加。

導(dǎo)人Outlook數(shù)據(jù)

除了在線使用日歷，GoogleCalendar還支持Outlook數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，從而實(shí)現(xiàn)完全在線操作的目的。導(dǎo)人的方法很簡(jiǎn)單，還是進(jìn)入“calendarSettings”，點(diǎn)擊“Import Calendar'’標(biāo)簽，就能將CSV格式的Outlook數(shù)據(jù)導(dǎo)入到指定日歷中。

除此之外，Google Calendar還具有手機(jī)提醒和郵件提醒兩種提醒功能。這也是Google Calendar的亮點(diǎn)之一，手機(jī)提醒服務(wù)目前支持中國(guó)移動(dòng)和聯(lián)通，而且完全免費(fèi)。

Google Calendar外貿(mào)展會(huì)流程訂制

既然Google Calendar如此便捷，讓我們具體了解一下GoogleCalendar用于外貿(mào)展會(huì)的流程訂制是如何操作的。

12個(gè)月前：確定展會(huì)并編排全年展覽計(jì)劃，確定預(yù)算，聯(lián)系展會(huì)組織方取得初步資料。

Google Calendar設(shè)置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)前12個(gè)月，提醒設(shè)置：短信提醒。

3～8個(gè)月前：設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)并取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)；選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品，制作展覽宣傳冊(cè)；與國(guó)外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)。

Google Calendar設(shè)置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)前3～8個(gè)月，提醒設(shè)置：短信提醒。

3個(gè)月前：以廣告或郵件等方式推廣活動(dòng)；確定旅行計(jì)劃；預(yù)付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所需款項(xiàng)；復(fù)查公司的參展說(shuō)明書(shū)、宣傳單和新聞稿等并確定參展人員；向服務(wù)承包商及展覽組織單位訂購(gòu)促銷廣告。

Google Calendar設(shè)置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)前3個(gè)月，提醒設(shè)置：短信提醒。

2個(gè)月前：繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng)；最后確定參展樣品；將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定；訓(xùn)練參展員工；排定展覽期間的約談；出國(guó)參展則需購(gòu)買外匯。

Google Calendar設(shè)置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)前2個(gè)月，提醒設(shè)置：短信提醒。

4天前：通知同事將運(yùn)貨文件、展覽宣傳冊(cè)等隨身攜帶的電子文檔上傳至Google Documents(此部分使用后續(xù)文章會(huì)有專題介紹)；設(shè)置提醒以安排自己以及同事的航班時(shí)間行程。

Google Calendar設(shè)置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)前4天，提醒設(shè)置：短信提醒。

3天前：報(bào)到并與展覽組織方聯(lián)絡(luò)，互換聯(lián)系方法；查看展覽廳及場(chǎng)地、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品是否安全抵達(dá)；聯(lián)絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商，確定準(zhǔn)備就緒。

Google Calenda設(shè)置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)前3天，提醒設(shè)置：短信提醒。

2天前：確定所有物品運(yùn)送完成；查看租用的設(shè)備及所有用品，了解其功能；布置展位；將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定。

Google Calendar置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)前2天，提醒設(shè)置：短信提醒。

1天前：將展位、設(shè)施、用具、展品等做最后的檢查；與公司參展人員進(jìn)行展覽前最后溝通、明確各自工作安排。

Google Calendar設(shè)置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)前1天，提醒設(shè)置：短信提醒。

展覽期間：將每一個(gè)到訪客戶的情況及要求詳細(xì)記錄到日歷，不要憑事后記憶，對(duì)一些承諾要加入Calendar設(shè)置提醒，以便展后安排后期完成，將每日情況做成簡(jiǎn)報(bào)通知員工；每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便及時(shí)處理及回應(yīng)。

Google Calendar設(shè)置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)期間，提醒設(shè)置：短信提醒。

展覽結(jié)束后：設(shè)置提醒，確定時(shí)間處理商機(jī)，安排跟單。

Google Calendar設(shè)置時(shí)間點(diǎn)：展會(huì)后一周內(nèi)，提醒設(shè)置：短信提醒。

每一次展會(huì)安排流程均重復(fù)以上步驟。

Google Calendar是一個(gè)時(shí)間管理的好工具，用于外貿(mào)展會(huì)管理也非常簡(jiǎn)單，使用后會(huì)讓你的工作事半功倍。用Gooale Calendar做展會(huì)規(guī)劃只要兩步：將一切活動(dòng)規(guī)劃并設(shè)置好，然后忘掉這些瑣碎的日程安排。GoogleCalendar會(huì)在事件來(lái)臨前提醒你，讓你想忘都忘不掉。