企業全面動態成本管理系統的設計

[摘要]本文通過分析企業發展對成本管理的要求，提出了一個通用的企業全面動態成本管理系統結構，為提高企業成本管理效能提供系統級解決方案。

[關鍵詞]成本管理；全面動態；系統結構；功能模塊

[中圖分類號]F275.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2008)08-0064-03

隨著我國經濟體制改革的整體推進和國企改革的不斷深化。國內外市場的競爭局勢愈演愈烈，以產量為中心的指導思想逐漸被以經濟效益為中心的指導思想所取代，走集約化發展道路已成為我國企業界的共識。在這樣的背景下，作為現階段企業管理工作的核心——成本控制工作必須適應形勢變化，推陳出新，企業成本控制模式無論從理念到方法都需要適當地做出一定的調整。

一、企業全面動態成本管理系統的提出

成本信息對于一個企業的經營管理無疑是至關重要的。從企業產品的定價、企業資源的配置、企業產品組合的確定以及對競爭的應對，都需要準確的成本信息。近年來，我國企業尤其是國有大中型企業一直把成本控制放在戰略管理的高度上予以充分重視。并圍繞成本控制做了大量的工作。取得了一定的控制效果。但是由于各種主客觀條件的制約和影響，企業在經營管理過程中存在著投資與成本分離、重產量輕效益、重結果輕過程、缺乏科學合理的預算管理機制、成本管理信息滯后等諸多問題，企業投資、成本、產量、利潤之間出現了一些矛盾并不斷加劇，大大削弱了成本信息的控制力度，制約了成本管理的效能發揮，使得產品成本控制一直得不到突破性的進展。

基于此，當前企業發展迫切需要改進現有成本管理體系。設計新型成本管理模式，構建全面動態成本管理系統，既要全面考慮影響企業成本形成的各種因素。又要做到對成本進行動態的管理和控制，打造企業核心競爭力。

二、企業全面動態成本管理系統的設計原則與基本思路

對于企業而言，當把追求高產量和高效益作為基本經營目標時，不可避免地要面對產量和投入(成本和投資)與利潤之間的矛盾。為了協調企業內部投入、產量與效益之間的矛盾，有效控制成本，提高企業的綜合效益，本文在設計改進后的成本管理系統中首先確立了成本管理與控制的兩個原則，即全面性原則和動態性原則。

“全面”指全方位多角度反映事物的內在本質特性。“動態”指事物的運動狀態，“全面動態管理”就是建立在多方面的知識體系、思想體系、方法體系下的管理模式。具體地講，企業成本的“全面的管理”就是包括了投資、成本兩大分支所有重要內容的全員、全過程、全方位、全環節的管理系統；“動態的管理”是指按照“事前、事中、事后”的管理原則建立的，從投資和成本的投入決策到預算編制與執行，再到具體實施階段的監測預警，最后進行綜合效益評價的控制體系。

概括起來，企業全面動態成本管理系統的構建應在全面管理企業成本的目標前提下。依據全面性和動態性兩大基本原則，建立經濟產量決策分析、成本彈性預算、成本動態監控、綜合效益評價四大運行機制。形成全面動態成本信息系統。其中，企業經濟產量決策分析機制和企業成本彈性預算機制是前饋控制管理，成本動態監控機制是事中控制管理，綜合效益評價機制是事后控制管理，而全面動態成本信息系統則為企業全面動態成本管理提供一個操作平臺。全面動態成本管理系統思路框架如圖1所示。

三、系統功能設計的基本要求

本著系統的實用性和先進性相結合的原則，通過調研和論證，對于系統功能的總體設計，至少要能夠滿足以下幾個方面的基本要求：

其一，系統應該與企業現行的財務成本管理系統良好兼容：

其二，系統具有突出成本控制的強大功能，主要體現在成本預算、成本動態監控和成本差異的診斷分析等具體的功能模塊上；

其三，系統本身必須具有較高的安全可靠性：

其四，系統操作應該力求簡便易行，滿足企業不同規模、不同管理層次的需要：

其五，系統本身應該具有較好的可拓展性。

由于企業的成本控制涉及生產經營方方面面的眾多因素，因此對系統基礎數據庫的建設必須要貫徹全面性和動態性兩項基本原則，具體要求主要有：

第一，系統能夠自動、適時采集生產運行的技術數據與經濟數據，并集中進行處理：

第二，無論新產品、原產品，無論是投資數據還是成本數據，都必須納入系統管理范疇；

第三，對于基本的成本動因類型，系統應該自動對其發生值進行實時監控：

第四，從輔助決策的角度出發，系統本身應該建立有關定額修訂、成本預測的模型庫，可以自動完成定額修訂和成本預測：

第五，應用系統對有關數據進行分析得出的結論，必須要以圖表等形象直觀的方式表達。

四、系統的基本功能模塊設計

根據企業加強成本管理的客觀需要，也是為了貫徹全面動態的成本控制理念，企業全面動態成本管理信息系統(見圖2)至少應該包括以下幾個方面的內容。

1、成本價格定額管理子模塊

成本價格定額管理子模塊至少應該具備以下幾項功能設計：

(1)定額模型定義：有關企業的成本價格定額是按照維持基本簡單再生產的需要。根據一定的方法和模型測算得到的。為了使定額具有動態性和廣泛適用性，在系統里提供書寫和編輯定額模型的工具和環境。以備修改定額之需。

(2)定額數據采集：主要的功能是根據定額模型的需要，從生產管理系統或財務系統提取相關數據，而且所有定額不管是技術指標還是經濟指標必須便于查詢。

(3)定額數據審核：定額是編制預算和進行成本控制的依據，其權威性必須來自于有關機構和負責人的審核確認。該模塊的功能是給定審核的權限和審核辦法。

(4)定額版本管理：為了真正實現動態管理，定額本身也會不斷調整，因此必須建立起不同版本分別管理。

2、成本預算管理子模塊

成本預算管理子模塊是成本管理工作的基本載體。其基本功能就是根據企業的成本預算模型，采集審核成本動因數量信息，引用成本價格定額，形成預算成本。根據企業不同層面的管理需要。該子模塊應該發展一些基本的預算管理功能：

(1)成本預算編制模型定義：企業各個層面成本預算的范圍和內容都有顯著差異，為此必須給每個預算主體提供書寫和編輯預算模型的工具和環境。

(2)成本價格定額的引用及審核：主要實現成本預算編制中對定額內容和版本的選擇。

(3)成本動因數量(預算業務量)管理：主要功能是從生產管理系統采集和管理預算編制所需的各種成本動因數量指標(預算業務量依據)。

(4)成本預算數據審核：實現對初步預算指標的審核和調整。

3、成本精細核算子模塊

為了加強對企業的成本控制，必須把成本核算工作精細化。為此，在本系統中要特別加強成本核算的功能，其基本思路是實現企業分專業系統的成本核算。即針對某一生產線或某一產品品種分別按照原料投入、加工工藝、儲存、運輸等生產作業系統分別核算成本消耗。具體的功能設計要求有：成本數據錄入(包括確認系統類別)、領料單錄入、領料單審核、內部結算憑證審核、自動記賬處理、成本日清日結處理、成本數據實時查詢。

4、成本預警及監控子模塊

成本預警及監控子模塊是動態成本控制的具體體現，其有效運行的前提是取得分系統的精細核算數據。具體的功能設計包括的內容應該有：

(1)成本預測模型定義：成本預警需要構建成本預測模型，為此在模塊中應該提供常用的模型及編輯修改工具：

(2)預警指標數據采集與報告：主要功能是依據選取的預警指標采集實時的成本數據。對成本發生情況進行監控；

(3)預警標準值及警限、警度管理：主要完成對預警標準值和預警區間時限的設定：

(4)成本監控報告與預警信息報告：如果成本運行正常，則系統提示正常；如果成本出現異常，則預警信號出現。

5、成本差異診斷分析子模塊

對成本差異的分析是構成成本閉環控制的主要環節。該模塊對成本的分析主要分為常規分析和特別分析。常規分析是每當預算期結束。對實際成本與預算成本差異的常規分析；特別分析是當成本出現異常時，對于差異的專門診斷分析。一般而言，差異產生主要有兩種原因，即定額差異與動因數量差異，所以該子模塊的差異分析實際就從這兩方面入手進行。其基本功能設計包括以下內容：

(1)成本差異分析模型定義：針對不同的成本項目，分別定義不同的差異分析程序和邏輯模型；

(2)知識庫管理：為實現智能化的差異分析診斷，在模塊中嘗試建立知識庫和專家咨詢系統，以動態數據庫的形式給出有關成本動因的變化對成本的影響方式和影響程度：

(3)成本差異計算與性質報告：實現自動采集預算數據和實際成本，完成各類差異的計算并確認差異性質，如是節約差或是超支差等；

(4)差異分析引擎：根據已經定義的分析模型，自動生成各種差異產生的邏輯關系式，引導分析者找到直接動因和次要動因：

(5)管理建議報告：初步設想是把分析確定的主要動因和次要動因，輸入知識庫或專家系統，由系統自動生成管理建議書，輔助成本控制。

五、小結

企業要在激烈的市場競爭中占得先機，必須在追逐效益的同時不遺余力地降低成本。然而，從企業的管理現狀看。投資、成本、產量、利潤之間出現了一些矛盾并不斷加劇。已經逐步發展成為企業成本管理控制困難的深層次原因。所以，要想有效地管理與控制企業的成本，協調投入、產量與效益之間的矛盾應該是一個基本的著眼點。本文基于“協調企業投入、產量與效益之間的矛盾來全面管理成本”這一基本目標，按照全面性和動態性這兩個基本原則。構建了企業成本控制的新體系——全面動態成本管理系統。

該系統為企業實施全面動態成本管理構建了一個操作平臺，具有與財務信息系統良好的兼容性，包括五大基本功能模塊，即成本價格定額管理子模塊、成本預算管理子模塊、成本精細核算子模塊、成本預警及監控子模塊、成本差異診斷分析子模塊，為企業成本全過程、全方位、全環節的動態管理與控制提供了強有力的功能保障。