會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制體系分析

摘 要：當(dāng)今財(cái)務(wù)核算的電算化被越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，但是由于會(huì)計(jì)電算化與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)操作流程有著本質(zhì)的區(qū)別，致使原來(lái)手工核算下的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度已經(jīng)不能適應(yīng)電算化財(cái)務(wù)核算。從實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后財(cái)務(wù)工作內(nèi)部控制的難點(diǎn)入手，對(duì)電算化下內(nèi)部控制體系的建立進(jìn)行了深入分析，同時(shí)對(duì)如何加強(qiáng)單位財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度提出了具體措施。

關(guān)鍵詞：電算化；內(nèi)部控制；建設(shè)

中圖分類號(hào)：F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198（2008）08-0344-02

1 會(huì)計(jì)電算化后加強(qiáng)單位內(nèi)部控制的意義

有效的內(nèi)部控制體系是電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。如果沒(méi)有一個(gè)強(qiáng)有力的內(nèi)控體系，就象一個(gè)毫無(wú)抵抗力的人生活在充滿病毒和細(xì)菌的環(huán)境中一樣，生命隨時(shí)會(huì)受到威脅，根本無(wú)法生存下去。另一方面，由于電算化系統(tǒng)具有高密度儲(chǔ)存、方便使用、自動(dòng)高速運(yùn)行的特點(diǎn)，這就更加便于單位根據(jù)自身特點(diǎn)所設(shè)置的內(nèi)控制度更好的發(fā)揮作用。

2 實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后需要重新考慮的內(nèi)部控制因素

2.1 可能存在的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問(wèn)題

在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)僅需要會(huì)計(jì)操作人員一次性輸入到計(jì)算機(jī)中，電算化系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)完成總賬、明細(xì)賬、日記賬等的登記工作。但這些工作的數(shù)據(jù)全部來(lái)源于第一次的手工錄入，因此，原來(lái)手工記賬下行之有效的賬證、賬賬核對(duì)工作已經(jīng)失去了作用，即一旦原始錄入數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤將很難被發(fā)現(xiàn)，并且會(huì)直接導(dǎo)致一系列會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的失真。

2.2 電算化后會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保密工作需要加強(qiáng)

會(huì)計(jì)資料屬于單位的最高機(jī)密，一旦被非法竊取或篡改，將有可能使單位蒙受這樣那樣的損失。在原來(lái)的手工賬下，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬表分置保存，非法修改的情況會(huì)變的非常困難，而且會(huì)留有痕跡，況且一般情況下很難得到單位的全部會(huì)計(jì)資料。而在電算化系統(tǒng)下，所有的會(huì)計(jì)信息都存儲(chǔ)在服務(wù)器和磁盤中，復(fù)制、檢索、修改等操作可在瞬間完成，而且不會(huì)留下任何痕跡，這就增加了會(huì)計(jì)資料泄密的可能性。

2.3 電算化系統(tǒng)的安全性需要加強(qiáng)

在電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)資料多存放于電腦磁盤中，會(huì)計(jì)核算全部依賴于計(jì)算機(jī)，一旦機(jī)器發(fā)生故障或發(fā)生突然性的斷電以及感染病毒等情況，都會(huì)危及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全；此外，存放會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤如發(fā)生意外損壞也會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失。因此，就要求運(yùn)行電算化軟件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須始終保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.4 財(cái)務(wù)軟件本身有可能存在的問(wèn)題

很多財(cái)務(wù)軟件在操作時(shí)序上本身就缺乏必要的控制，當(dāng)多臺(tái)機(jī)器同時(shí)錄入記賬憑證時(shí)，很容易出現(xiàn)亂號(hào)、空號(hào)的情況。還有不少財(cái)務(wù)軟件留有財(cái)政部明令禁止的“反記賬”、“反結(jié)賬”功能，這就給財(cái)務(wù)人員隨意改動(dòng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打開(kāi)了“方便之門”，從而使會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和完整性無(wú)法得到保障。

2.5 電算化下使會(huì)計(jì)人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀暴露出來(lái)

由于會(huì)計(jì)電算化涉及會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專業(yè)知識(shí)，使得在崗的會(huì)計(jì)人員雖然經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)電算化等級(jí)培訓(xùn)，但與實(shí)際要求的水平還有較大差距。另一方面，由于會(huì)計(jì)電算化的培訓(xùn)往往流于形式，而且培訓(xùn)教材大多老化，跟不上計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的形勢(shì)，也是造成會(huì)計(jì)人員實(shí)際操作能力差，難以適應(yīng)電算化環(huán)境下對(duì)內(nèi)控要求的原因。

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3 針對(duì)上述新增內(nèi)控因素，需要單位加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)的方面

3.1 要做好基礎(chǔ)管理工作，尤其是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的控制

做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作控制主要是在單位內(nèi)部建立起一套全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及完整的規(guī)范化數(shù)據(jù)格式。電算化會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)無(wú)法處理無(wú)規(guī)律、不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，因此，會(huì)計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整是做好會(huì)計(jì)電算化工作的重要保證。

3.2 對(duì)會(huì)計(jì)憑證錄入的控制

對(duì)會(huì)計(jì)憑證錄入的控制其實(shí)就是對(duì)會(huì)計(jì)崗位分工的控制：會(huì)計(jì)主管應(yīng)著重審核原始憑證的合法性、合理性；稽核人員應(yīng)該在認(rèn)真復(fù)核原始憑證后填制正確的報(bào)銷單，并交由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽名或蓋章，無(wú)簽名或蓋章的視作無(wú)效憑證，不得進(jìn)行賬務(wù)處理；憑證錄入人員根據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤的報(bào)銷單錄入憑證；憑證審核人員對(duì)照原始憑證對(duì)錄入憑證的科目運(yùn)用和邏輯關(guān)系進(jìn)行審核，以保證錄入電腦的會(huì)計(jì)資料準(zhǔn)確、真實(shí)。自制原始憑證必須經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)主管簽章才能有效，嚴(yán)禁錄入人員將未經(jīng)審批的憑證輸入。憑證的傳遞要有嚴(yán)密簽收手續(xù)，防止失落或出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)，以保證錄入的完整性。

3.3 對(duì)會(huì)計(jì)資料保密的控制

為了保證財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的安全，防止非法進(jìn)入和修改數(shù)據(jù)庫(kù)的情況發(fā)生，應(yīng)該設(shè)置多級(jí)安全保密措施。通過(guò)對(duì)用戶密碼口令的檢查，來(lái)識(shí)別操作者的權(quán)限，防止用戶查詢到其不應(yīng)了解的數(shù)據(jù)。操作權(quán)限的分配，應(yīng)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理。出納與會(huì)計(jì)檔案保管；憑單錄入與憑單審核這兩類崗位屬于不相容崗位，從職責(zé)上必須相互分離。各崗位只有一部分明確的權(quán)限，并用密碼控制，以達(dá)到相互分離、相互制約的目的。電算化系統(tǒng)操作人員的權(quán)限分配、密碼設(shè)定、自動(dòng)操作登記等內(nèi)控制度是電算化系統(tǒng)實(shí)行“不相容職責(zé)相分離”原則的重要措施，必須嚴(yán)格執(zhí)行并加以必要的監(jiān)督。此外，還應(yīng)定期打印“計(jì)算機(jī)操作日志”并妥善保管，以備日后查詢。

3.4 對(duì)電算化系統(tǒng)安全運(yùn)行的控制

應(yīng)定期檢查運(yùn)行電算化軟件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以確保設(shè)備的安全運(yùn)行，從源頭上預(yù)防故障的發(fā)生。對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備的日常維護(hù)除了要經(jīng)常性除塵、檢查防水、防火、接地以外，還應(yīng)定期檢查硬盤文件，并清除磁盤碎片，同時(shí)配置UPS電源，以防止因突然性停電而造成的數(shù)據(jù)丟失。另外，必須嚴(yán)禁在電算化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中使用來(lái)路不明的磁盤、軟件，要建立“拷貝文件管理制度”，做到專機(jī)專用、專盤專用，對(duì)于不需要寫入的磁盤應(yīng)將其設(shè)置在寫保護(hù)狀態(tài)。定期在硬盤和光盤上備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，將年度會(huì)計(jì)資料刻錄成光盤以便保存。要安裝正版反病毒軟件和防火墻，并做到隨時(shí)檢測(cè)并清除計(jì)算機(jī)病毒。

3.5 對(duì)電算化軟件選擇的控制

單位在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)應(yīng)對(duì)軟件的功能進(jìn)行必要的審查，以檢驗(yàn)其是否符合財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定。對(duì)是否存在“反記賬”、“反結(jié)賬”等功能，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的檢查并制定相應(yīng)的控制制度；對(duì)已記賬和已結(jié)賬的業(yè)務(wù)應(yīng)設(shè)置不可修改操作程序；如果確實(shí)需要修改，則必須通過(guò)編制記賬憑證沖正或補(bǔ)充登記的程序來(lái)更正，以保證錄入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

3.6 對(duì)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的控制

（1）對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行定期審計(jì)。

（2）審查電子數(shù)據(jù)與打印存檔資料的一致性。

（3）審查數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止出現(xiàn)非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

（4）對(duì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行的各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止任何形式的漏洞存在。

3.7 對(duì)會(huì)計(jì)人員電算化操作業(yè)務(wù)的控制

單位應(yīng)經(jīng)常核查會(huì)計(jì)人員操作電算化軟件的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)加大會(huì)計(jì)電算化的培訓(xùn)力度。培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)著重立足于本單位實(shí)施電算化的實(shí)際情況，逐步培養(yǎng)或聘用一批業(yè)務(wù)精通、執(zhí)業(yè)素質(zhì)高的財(cái)會(huì)人員，從而推動(dòng)本單位由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。對(duì)于規(guī)模相對(duì)較小、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)的單位，應(yīng)盡量積極組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，掌握會(huì)計(jì)電算化先進(jìn)技術(shù)，為單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

參考文獻(xiàn)

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