論小型民營企業內部控制

摘 要：內部控制是現代企業管理架構的核心內容，是企業持續發展的制度保證。小型民營企業不具備良好的內部控制環境，但可以根據管理特點結合內部控制理論建立可行的控制辦法，從經濟性、實用性出發，注重實際運作控制，制定出小型民企的內部控制思路，重點從授權批準、崗位（人員）、會計系統和實物等幾方面進行控制。

關鍵詞：內部控制；小型民營企業

中圖分類號：F27文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2008）10-0284-02

1 內部控制理論簡述

1.1 內部控制及方法

1.1.1 控制環境

控制環境規定單位的紀律與架構，影響經營管理目標的制定，塑造單位文化氛圍并影響員工的控制意識，是其他內部控制組成要素的基礎。

1.1.2 風險評估

風險評估是指分析和辨認實現有關目標可能發生的負面風險，以便形成確定應該如何對它們進行管理的依據。

1.1.3 控制活動

控制活動是指單位管理層制訂和實施政策與程序，以幫助管理層所選擇的風險應對措施得以有效實施。常見的控制活動有：授權批準、實物控制、職責分離、預算控制、會計系統控制、信息系統控制等。

1.1.4 信息與溝通

信息與溝通是指單位為了提高管理效能、促進員工全面正確履行職責而搜集、識別、交流各種內部和外部信息。信息與溝通的主要環節有：確認、計量、記錄有效的經濟業務；在財務報告中恰當揭示財務狀況、經營成果和現金流量；保證管理層與單位內部、外部的順暢溝通，包括與利益相關者、監管部門、注冊會計師、供應商等的溝通。信息與溝通的方式是靈活多樣的，但無論哪種方式，都應當保證信息的真實性、及時性和有用性。

1.1.5 監控

監控是指由適當的人員評估內部控制的設計和監控內部控制運行情況的過程。監控活動包括持續監督、個別評估或者兩者有機結合。監控情況應當形成書面報告，并在報告中揭示內部控制的重要缺陷。監控報告應當有暢通的報告渠道，確保發現的重要問題能送達最高管理層；同時，應當建立內部控制缺陷糾正、改進機制，充分發揮監控效力。

1.2 內部控制方法

1.2.1 職責分工控制

職責分工控制一般包括不相容職務分離控制和關鍵崗位輪換控制。

不相容職務主要包括：授權批準與業務經辦、業務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管、業務經辦與稽核檢查、授權批準與監督檢查等。單位在設計、建立內部控制制度時，首先應確定哪些崗位和職務是不相容的；其次要明確規定各個機構和崗位的職責權限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監督、相互制約，形成有效的制衡機制。

關鍵崗位輪換控制是指結合崗位特點和重要程度，明確財會等關鍵崗位員工輪崗的期限和要求，建立規范的崗位輪換制度，對關鍵崗位員工，可以實行強制休假制度等。

1.2.2 授權批準控制

授權批準是指單位在辦理各項經濟業務時，必須經過規定程序的授權批準。授權批準形式通常有常規性授權和臨時性授權之分。單位必須建立授權批準體系，明確：（1）授權批準的范圍；（2）授權批準的層次；（3）授權批準的程序；（4）授權批準的責任。

1.2.3 會計系統控制

會計系統控制主要是通過對會計主體所發生的各項能用貨幣計量的經濟業務進行記錄、歸集、分類、編報等而進行的控制。

其內容主要包括：（1）建立會計工作的崗位責任制，對會計人員進行科學合理的分工，使之相互監督和制約；（2）按照規定取得和填制原始憑證；（3）設計良好的憑證格式；（4）對憑證進行連續編號；（5）規定合理的憑證傳遞程序；（6）明確憑證的裝訂和保管手續責任；（7）合理設置賬戶，登記會計賬簿，進行復式記賬；（8）按照《會計法》和國家統一的會計制度的要求編制、報送、保管財務會計報告。

1.2.4 預算控制

預算控制的內容涵蓋了單位經營活動的全過程，單位通過預算的編制和檢查預算的執行情況，可以比較、分析內部各單位未完成預算的原因，并對未完成預算的不良后果采取改進措施，確保各項預算的嚴格執行。在實際工作中，預算編制不論采用自上而下或自下而上的方法，其決策權都應落實在內部管理的最高層，由這一權威層次進行決策、指揮和協調。預算確定后由各預算單位組織實施，并輔之以對等的權、責、利關系，由內部審計部門等負責監督預算的執行。

預算控制的主要環節有：（1）確定預算的項目、標準和程序；（2）編制和審定預算；（3）預算指標的下達和責任人的落實；（4）預算執行的授權；（5）預算執行過程的監控；（6）預算差異的分析和調整；（7）預算業績的考核和獎懲。

1.2.5 財產保全控制

財產保全控制主要包括：（1）限制接近； （2）定期盤點；（3）記錄保護；（4）財產保險。

1.2.6 內部報告控制

1.2.7 電子信息技術控制

電子信息技術控制的內容包括兩個方面：一是實現內部控制手段的電子信息化。二是對電子信息系統的控制。

此外，常用的控制方法還有：經濟活動分析控制、績效考評控制、內部審計控制、組織規劃控制、人員素質控制等。

2 小型民營企業特點及對內部控制的影響

這里的小型民營企業泛指在其所處行業中規模小、沒有影響力、尚處于起步或成長階段的由老板自己管理的私人企業。

對于小型民企來說，老板對企業有著巨大的影響力。這種小型民企的領導核心一般是創業者，即老板。老板的動機與素質基本上決定了企業的方向、目標和實施能力，老板的領導風格往往決定了管理者的管理風格和員工的行為風格。這樣的小型民營企業的經營者也是所有者，經營者只對自己負責，一切由自己說了算。所以從這樣的特點看，小型民企所處的內部控制環境較差，難以建立、實施嚴格的內部控制制度。

小型民企規模不大，組織結構相對簡單，各種制度和流程不像大企業那樣齊備、規范，而且結構、制度、流程等處于動態、快速的變動之中。面對強大的競爭對手，小企業最大的優勢在于靈活性、速度以及應變能力。由于制度、組織結構等不健全且多變，所以無法組織有效的預算控制，使得預算管理在內部控制方面的優勢不能發揮。

小型民企人員少，管理架構扁平，內部崗位的設置和職責劃分常常交叉重疊，一人多崗的現象很普遍。另外公司員工之間一般可以便捷地面對面進行溝通。由于溝通的直接性，加之創業者以及骨干員工多半有血緣、鄉緣、學緣等關系，企業往往有濃厚的“家”的色彩，情感性因素較多，人情味較重，組織更多地是靠“人”來維系，而理性的味道淡一些。 即“人治”多于“法制”，所以對人的控制，對小型民企的內部控制活動來說是非常的重要和關鍵。如果搞得好，可以大大節約制度成本，提高辦事效率。

3 小型民營企業內部控制的方法

從小型民企的特點看，是基本達不到內部控制的有關理論和方法所要求的條件的。那是不是說就不要進行內部控制了呢？實際上私企老板是很渴望有一套有效的內部控制辦法的。對于小型民企的內部控制，我們應該從老板（公司所有者）的角度來理解，他主要希望有一套辦法來首先保障公司資產安全，公司的各項收支清楚合理，并力求高效率、低成本辦事，追求公司利潤最大化的同時控制好經營風險。

所以，我們可以運用內部控制理論和方法，根據小型民企自身的特點和經營管理的需要，避繁就簡、避虛務實，從經濟性、實用性出發，注重實際運作控制，制定出小型民企的內部控制思路。 重點從授權批準、崗位（人員）、會計系統和財產保全等幾方面進行控制。

（1）崗位(人員)控制。家族企業中的用人政策常常招致非議，但事實上它是一把雙刃劍。關鍵看老板如何選人、用人。對關鍵崗位如技術、銷售、財務等崗位任用知根知底的人員，一般可以選擇有血緣、鄉緣、學緣等關系的人員，理想情況是德才兼備，但一定以德為先。如果其素質達不到，可以給予一定時間予以培養，關鍵是其思想要正，也要有一定的文化基礎。這樣的人老板很放心，不怕員工故意傷害公司，即使有點問題也不怕找不到人。從而老板可以將精力集中在公司正常經營上，而不是耗在如何提防員工的事情上。同時還可節省去建立、實施嚴格的控制制度的成本（事實上制度也常常建不起或不能執行），提高辦事效率。但需要注意的是：一是要根據個人的能力恰當安排工作，二是待遇方面應至少在公司所處區域內要有競爭力。通過血緣、鄉緣、學緣等關系或以上關系的關系一般是能夠找到滿意的員工的。比如我公司是一家較小規模的民營房地產企業，公司有兩位老板，負責銷售的是其中一位老板和另一位老板的姐姐，負責工程的是老板的朋友，負責財務的是老板同學的朋友，出納則分別是老板表妹、老板夫人（負責另外一個建筑公司）和其哥哥（銷售現場出納）。其他崗位人員也有不少是或親或友的關系。公司經營近10年了，一直比較平穩的發展，沒有出現比較大的問題，特別是內部矛盾和經濟問題，這與公司人員的組成很有關系。

（2）審批控制或稱授權批準控制。如果說人員的選擇允許出現一定的失誤，則審批控制是最關鍵、最重要的環節，一定不能亂。在小型民企，由于企業小，老板一般有能力掌控公司的重要開支。所以，審批控制主要就是所有重要的、金額比較大的合同和資金支付都必須經老板本人審批。合同或類似合同的簽定必須經老板同意或授權，重要合同必須由老板親自參與，各項支出必須履行審批手續，最終由老板本人或其授權的人簽字。在支出金額的簽字權上，一般不予放權為好，哪怕是幾百元。因為報銷人會鉆空子的，雖然這樣對企業盈利一般不會有大的影響，但關鍵是很可能會形成一種不良風氣，如果逐漸蔓延，對企業就可能帶來致命的打擊。要把企業的大的、重要的情況掌控好，要求企業老板本人必須對產品原材料市場或人工費等行情有清楚的了解，或有辦法不至于被對方或自己的員工欺騙。

（3）會計系統控制。小型民企對會計的作用一般不予重視，認為只是記記帳而已。其實，會計控制是企業內部控制至關重要的內容和組成部分。尤其在沒有良好內部控制環境的小企業，更應該加強財務會計的作用。一個相對正規，能真實、準確、及時、完整反映公司經營情況的會計系統能及時診斷出企業存在的問題，從而及時糾正錯誤，避免更大的風險。所以，小型民企從一開始就應該聘用專業的財務人員，并建議用財務軟件。這樣既節約人力，又提高效率，讓財務人員把更多的時間用于關注企業經營管理層面。

會計系統的控制雖然從人員上不能滿足甚至違反不相容職務的要求（這點在其他崗位也存在，所以更加顯示人員控制的重要性），但從內容上還是應該以上述內部控制方法中的會計系統控制去做，這并不難。

（4）實物控制。實物包括企業的各種有形資產及會計資料等。實物控制是指為保護各種實物的安全完整，防止舞弊行為而進行的控制。主要包括限制接近、實物保護和實物清查。 

①限制接近。實物的限制接近是減少實物被盜或毀損機會、劃分責任、保護實物實體的重要措施。實物接近要嚴格限制在經批準的人員范圍內。根據各種實物的性質和管理特點，合理確定允許接近的人員，并對限制接近的遵守情況進行嚴格的檢查監督。比如，貨幣資金僅限于專職的收銀、出納人員，并與有關賬簿記錄人員相分離。出納人員要嚴格按照公司有關貨幣資金管理的規定保管和使用。存貨僅限于倉庫保管員，其他人員未經批準不得接近。查看會計資料僅限于經批準的有關人員，其他無關人員未經批準不得隨意接近和查看，以免發生篡改、銷毀等事件。 

②實物保護。實物保護是指為使實物免遭盜竊、損傷及其他意外損害，確保實物的完整性而采取的各種措施。一般來說，應對各種安全防范措施定期檢查，消除隱患，減少實物受損機會。主要應建立固定資產和低值易耗品的管理辦法，每個資產盡量落實到個人 。

③實物清查。結合企業自身特點，采取定期盤點或輪番盤存的方法，清查財產物資的實有數量，妥善處理盤盈盤虧，確保賬實相符。

從我公司的情況看，之所以沒有出現大的問題，我認為正是因為公司在較早的時候就引入了專業的財務人員，從而逐漸建立起適合其自身情況的控制措施，這主要就是審批控制、會計系統控制和資產管理制度，再加上公司在人員方面的妥當安排，使公司得以平穩發展，雖然公司發展并不快，目前也仍然不大，但總算是在成長，在重慶的房地產市場也越來越有名氣。

對內部控制環境還不夠好的小型民企來說，只能根據自身的實際情況決定采取哪些有效的控制措施。雖然看起來有些不符內部控制理論要求，但尚不強、也不大的小企業只能在效率、經濟（只能承受較低的制度成本）與看上去很美的完善的內部控制制度中作出決策，只要適合自己就是好的。要舍得抓大放小，避免大的風險。待企業逐漸大了、強了，還是要逐漸完善控制制度，向理想的內部控制制度靠近！

參考文獻

［1］全國會計專業技術資格考試領導小組辦公室.高級會計師實務科目考試大綱（2007年）［M］.北京：經濟科學出版社，2007.

［2］程亮.完善內部會計控制制度的幾點思考.交通財會，2002，（2）.