塑造企業優秀辦公室團隊的思考

摘 要：辦公室是企業各種組織和中樞的要害部位，對辦公室人員素質有較高的要求。基于多年的工作經驗，應以獨具特色的文化引領員工，傾心“四力”塑造精干高效服務型優秀辦公室團隊。

關鍵詞：辦公室；團隊建設；文化

中圖分類號：C96文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2008）11-0169-01

辦公室是企業的綜合管理部門，在企業管理過程中發揮著樞紐作用，在企業領導決策過程中發揮著參謀助手作用，對上是企業的“外腦”，對下是聯系基層的橋梁，對外是展示形象的“窗口”，對內是協調各方的紐帶。辦公室工作的特殊性要求其要有一支優秀的團隊。基于多年的工作經驗，筆者認為應從以下幾個方面著手，以獨具特色的文化引領員工，傾心“四力”塑造精干高效服務型優秀辦公室團隊。

一是塑造隊伍，應從增強隊伍親和力入手，提高員工歸屬感。辦公室是企業的綜合性部門，工作范圍隨企業性質而定，一般來說，承擔著企業文秘、督辦、接待、行管、綠化、治安保衛、計劃生育等多項職能。工作千頭萬緒，政治性、政策性、服務性很強。為在高負荷、壓力大的情況下更好地開展工作，應在辦公室努力營造一種相互尊重、相互理解、相互信任、相互關心的家園氛圍。在領導方式上，應強調首先做員工的朋友，其次是員工的領導；既要關心員工的工作，更要關心員工的生活。辦公室應經常利用節假日時間，通過重要節日聚會、開展各種娛樂活動等形式，創造辦公室人員相互溝通交流的機會，以此緩解工作壓力，增進員工友誼。還應從生活點滴做起關愛員工，傾聽員工的心聲，了解員工的思想，解決員工的困難。在工作方法上，應注重人性化管理，不搞生硬命令，不作甩手掌柜，不束縛員工手腳。在處理問題上努力保持工作的透明和公正，不存私心和個人目的，不隱瞞觀點和繞圈子，使員工工作起來思想比較放松，沒有過多的思想負擔和工作顧忌。

二是塑造隊伍，應從增強隊伍向心力入手，提高員工協作意識和集體感。因企業辦公室業務范圍涉及較廣，工作紛繁龐雜。為統籌兼顧做好各項工作，需要團隊之間良好的合作，這就要求辦公室加強團隊建設，培育團隊精神。為此，工作中應強調協同合作和相互支持觀念，樹立“一盤棋”思想。為提高全員綜合辦文、辦會、辦事能力，一方面應在辦公室內部協同開展工作，在主要的工作內容上明確分工，但不應界限過于分明。另一方面應實行崗位輪訓制度，對辦公室人員定期進行崗位輪換，使員工在不同的崗位上學會換位思考，這樣不僅能夠促進辦公室人員工作中的相互理解和支持，而且能夠拓展工作思路，提高全員溝通協調、分析和解決實際問題的能力。

三是塑造隊伍，應從增強隊伍學習力入手，提高員工加強自身素質的緊迫感。企業間的競爭是“人”的競爭，“人”靠學習、靠實踐來提高能力和素質。對企業來講，學習能力是一個持久的競爭力。辦公室工作政治性、政策性、程序性和規范性都很強，要在提升綜合素質上下功夫，成為跟上時代發展、適應工作需要、精通本職業務的行家里手，員工需要比其他崗位、個人要更努力、更持久地學習。辦公室應成為學習型組織，要大力倡導并采取多種措施創造團隊學習氛圍，采用多種現代化辦公手段，做到信息共享、經驗共享、技術共享、知識共享。要為每一位員工提供學習機會，鼓勵員工不斷學習，努力提高自身素質，使每一位員工都樹立起終身學習的思想，把學習當作實現企業價值和自身價值的重要途徑。對于員工個人來說，要切實做到依靠學習更新觀念、啟迪思路、創新工作。要改進學習方法，善于向實踐經驗、先進典型學習，帶著問題學，深入思考學，養成良好的學習習慣。

四是打造隊伍，從增強隊伍自持力入手，提高員工自主管理的責任感。辦公室的工作性質是服務，地位上是企業的“窗口”。其身份的特殊性，一定程度內反映了公司的整體形象和管理水平。在對員工的管理上，應強調增強服務意識，對企業忠誠，在崗位敬業，推行自主管理。用先進的文化理念規范員工的行為，強調“服務無小事，服務無淡季，服務無止境，服務出效益”。要求員工對待任何工作都要嚴肅認真，扎扎實實，防止浮在表面和流于形式。堅持用嚴密的制度作為自主管理的基礎，認真修訂各崗位的工作標準和辦事程序，完善各類管理制度，制定崗位自我考評辦法，建立工作激勵機制。自主管理可以使員工感到對己充分的信任，這種信任可以極大地激發員工的主人翁責任感，增強員工對企業的信心、認同、熱愛和忠誠增，從而以主人翁的精神，創造性地開展工作，無需監督，無需要求，自覺主動地做好每一件事情。