由于厭倦了按部就班的上班族生活。在創業的沖動下,6年前王磊從國家知識產權局辭職。與朋友一起創辦了海視專利咨詢顧問公司。
在公司運行初期,主要是利用在工作時的資源積累,代理一些專利申請業務,幫助客戶完成專利申請前的咨詢、申請資料準備和制作、申報專利,收取相應的代理服務費用。
隨著公司的發展,業務范圍逐步擴大,如今海視在專利代理基礎上,還可以收購、投資一些專利項目,同時還開展了專利投資運作服務,一方面幫助投資人發掘有潛力和商業價值的專利項目,同時也幫助一些有價值的專利項目吸引資金投入。
海視的專利項目管理核心是信息和數據,所以公司業務核心也是數據管理和信息搜索,由于具有很強的IT專業背景,所以從公司運營初期,王磊就對公司的IT應用進行了很長期的規劃,海視一直是同行業中IT應用的榜樣,王磊也就成了同行中的IT意見領袖,在此介紹海視的IT應用系統,希望能夠給同類或者類似的企業的IT應用提供一些借鑒。
互聯網系統
海視的互聯網系統分為互聯網應用和互聯網站2部分,由于公司業務需要大量的數據檢索和信息搜集工作,所以對互聯網的應用非常重要。
目前公司有咨詢師8人,8個人的日常工作主要依賴于互聯網,搜集國內外相關信息,檢索國內外的專利目錄,有時還有大量的數據下載和交互工作。要保證咨詢師的工作效率,需要有很好的網絡環境,尤其是網絡出口要有好的帶寬,所以在公司設立初期,王磊就選擇了2MB的DDN專線,這在6年前屬于非常領先的,即使在今天,對于海視這樣的企業規模,這樣的帶寬同樣綽綽有余。
考慮咨詢師和業務員的對外交流和信息交互中,電子郵件已經成了主力,日常的郵件收發工作量很大,而且很多郵件都非常重要,有一些還是保密級的,所以海視還設置了專門的郵件服務器,后來郵件服務器還兼做網站系統的發布服務器使用。在公司運行的初期,這臺郵件服務器使用了一臺PC來代替,但由于需要24×7小時開機,一段時間后PC逐漸出現了運行不穩定的情況,頻繁死機,影響到了郵件的正常收發,后來更換為一臺聯想的2U機架式服務器,并與路由器、交換機等放置在了專門的機柜中,保證了郵件的正常收發和安全。
對于公司的互聯網站,海視也是越來越重視,最初該網站的作用就是一個公司介紹、業務介紹、新聞發布、聯系方式公布。后來逐漸增加了一些類似于在線專業問題解答的功能,還增加了會員注冊功能,建立了社區、會員交流專區等。如今該網站已經集中了信息發布、會員專利登記、會員交流區、社區、會員服務區、專利知識課堂等多種功能,匯集了近30萬的注冊用戶,長期會員超過10萬。
為了做好網站,海視在鐵通天津機房托管了一臺1U Web服務器,共享100Mbps帶寬,托管和帶寬費用不高,而且很穩定,帶寬也可以保證。
Web服務器選擇的是戴爾的PowerEdge R300,配備了4核至強x5460處理器,配備了4GB內存,無論是性能還是穩定性、安全性都可以滿足這個網站的需求。
網站的發布系統需要一臺本地的發布服務器,由于郵件服務器的性能和存儲空間都有富余,所以發布服務器與郵件服務器共用同一臺服務器,不過由于網站發布系統產生的數據量很大,在網站運行半年后,不得不將服務器的硬盤空間從160GB擴展到了600GB,而且每2個月需要將上2個月的數據用光盤備份后從服務器中刪除,以保證足夠的剩余空間。
辦公系統
海視的辦公系統的核心仍然是數據,從公司建立初期海視就非常注重數據和資料的收集、積累和分類保存。開始的2年時間里,海視使用一臺PC作為公共數據存儲使用,相關的專利項目全部分類存儲在這臺PC上,隨著數據的積累,公司發現數據系統的安全和可靠非常重要,于是公司專門開發了一套數據庫管理系統,不同的員工具有不同的數據訪問和使用權限,同時將PC換成了更加穩定和可靠的服務器。
該數據服務器選擇的是惠普ProliantDL180,配備了雙核至強5100處理器,2GB內存。這是一臺2U機架式服務器,也安裝在機柜中。
由于數據庫管理系統是公司自己的技術人員開發的,非常適合公司的業務特點,不僅員工使用或者訪問數據很方便,而且由于可以分權限對數據進行使用和操作,也保證了數據的安全。
海視目前共有員工17位,8位咨詢師和4位業務員配備了筆記本電腦,其他的如財務、文秘、技術服務人員等都使用臺式PC辦公。考慮到咨詢師處理的專利資料的保密性,8位咨詢師每人配備了一臺惠普的桌面激光打印機,打印一些非常重要的具有一定保密性的資料。而其他員工使用同一臺網絡打印機,作為日常的辦公文件輸出。
文件制作
由于業務需要,海視經常需要制作一些文件,這些文件頁數不多,但需要多份,在開始的幾年,所有大批量的文件制作都是要到外面的輸出中心制作,所以花在這方面的費用一年下來要近萬元。
最為重要的是,其中的很多文件都屬于保密性很強的,在外面的輸出中心制作存在著很大的風險。所以2008年初,公司購買了一臺柯尼卡美能達bizhubC353數碼復合機,用于大批量制作文件,雖然一次投資比較大,但長遠看還是比外面制作要節省,而且自己制作很靈活,也解決了保密問題。
總結
海視的IT系統看起來很平庸。沒在新穎和有特色的地方,但是所有部分都是緊扣自己的業務現實,滿足自己業務需要的同時,也推動了業務的開展。從其目前的應用狀況看,所有部分都得到了充分的利用。沒有任何浪費,投資得到了保護。
不足之處是海視的設備采購有一些亂。從服務器、PC到打印機,每類設備都有很多品牌。這會給日后的維護和升級造成困難。由于海視技術人員技術能力比較強。可以獨立完成設備的維修和服務,所以還沒有感受到這方面的壓力。
不過如果公司沒有專業的技術人員,這樣的產品采購方式將會留下很大隱患。