高校教學檔案管理之我見

[摘要]教學檔案全面記載和反映了高校最基本的職能教學活動，是總結高校教學活動，尋找教學規律的最好依據，也是制定和偶發教學規劃、教學計劃的重要依據；教學檔案中的典型教案、講義、教學經驗總結等教師業務材料對提高教學水平、教學效果、推動教學改革有明顯的促進作用。

[關鍵詞]高校教學 檔案管理 教學檔案

本文就高校教學檔案的形成、收集及如何做好教學檔案的管理工作做一探討。

一、教學檔案的形成

高校的教學實踐活動是由三部分組成的，一個是教學管理部門或教學管理人員的教學管理活動，一個是教學業務人員的教學實踐、教學研究過程，另外一個就是學生入學后學習科學文化知識的活動。這三種活動即相對獨立又相互滲透，這些活動既要在教育的過程中進行，又要在教育管理過程中，把上述過程中形成的有保存價值的教學文件材料收集整理，按歸檔要求按時整理歸檔。由此看來，教學檔案是高校進行教學活動的真實記錄，是教學業務人員、學生及教學管理人員辛勤勞動的結晶。

高校教學檔案的內容十分豐富，從教學人員“教”的方面看，教學檔案的主要內容有：

1.教學計劃，教學方案，教學大綱及專業設置、課程安排等文件材料，是高校具體實施教學工作的重要依據和前提。

2.自編教材和參加全國統編教材、采用外來教材的目錄和簡介、典型教案、試題試卷分析、國內外專家來校講稿，錄音、錄像以及本校錄制的各種教學錄像、錄音帶等材料。這些材料真實反映了高校教學水平和學術水平。

3.教學研究活動計劃、總結、典型教材、重要經驗交流材料、教學檢查、教學督導材料，本校出版的教學研究刊物、簡報等。這些材料是高校的教學科研水平和教學經驗的真實反映，對以后的教學科研工作具有借鑒和指導作用。

4.師資培養計劃、總結、典型材料、教師任課和完成工作任務的調查報告、進修計劃和考核職稱的材料。這些材料反映了高校師資隊伍的建設情況。

從學生“學”的方面看，教學檔案的主要內容有：

1.學生名冊、學生成績表、學生學籍登記表、畢業、肆業，結業等證書存根、學生休、退、復、轉學等學籍處理文件材料，畢業生質量調查、同學錄、實習大綱、計劃、和總結、學生實習的典型報告，優秀畢業生的畢業設計、論文、學位評定及審批材料等。這些材料是學生學習過程的真實反映，反映著高校教學質量和學生掌握專業文化知識的情況。

2.在“教”與“學”的過程中，又滲透著教學管理的“管”的內容。教學管理材料既有上級關于教學方面的文件，又有本校貫徹上級文件形成的有關規定、辦法、請示、報告、總結、獎懲材料等。

總之，教學檔案是在教學管理、教學實踐活動中形成的，是“教”、“管”、“學”三個方面材料的有機結合，不能片面強調某一方面的內容或某個部門的材料，而忽視其它材料的收集積累，應從上述“教”、“管”、“學”三個方面，加強教學管理部門和教學業務部門教學文件材料的收集工作，保證教學文件材料的齊全完整，為學校教學改革、提高教學質量服務，為順利通過國家的教育教學評估服務。

二、高校教學檔案收集難的主要原因1.片面抓教學工作，對教學檔案的形成和收集工作重視不夠。教學活動是高校工作的重點和核心，為完成教學任務，學校的上上下下齊心協力，認真組織，努力保證學校教學工作的正常運轉并取得很大成績。但由于精力全部集中于教學，很少有人顧及教學文件材料的收集工作，尤其是領導的忽視，加之教學管理制度的不健全或不落實，人員安排不到位，經費投入不充分，導致教學文件材料的管理處于無序狀態，不能把應歸檔的材料收集起來。一般來說，高校系級檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全，教學檔案意識較為薄弱，對這項工作的重要性認識不足，系里也沒有專職的檔案管理人員來負責，兼職檔案人員大都身兼數職，工作繁忙，主要精力集中于教學管理和其它日常事務，且大都未受過專業培訓，檔案意識和檔案業務水平較低，而且很多情況下，檔案工作也未作為一項工作任務固定下來，未列入其職責范圍，這就難免缺乏工作責任感，難免在工作中出現一些漏洞。例如：文件不經系統整理，用時亂翻，借閱、轉閱不登記、不催還，重要的教學文件難免時有流失，造成歸檔材料質量不高，不僅影響教師教學水平的的發揮，教學質量的提高，也影響著整個高校教學改革的穩步、協調發展。2.群體檔案意識不強，教學部門和檔案部門缺乏應有的溝通、協調。學校的許多部門普遍存在一種錯誤觀念，認為他們的主要任務是教學和管理，檔案收集、管理是檔案部門的事，檔案材料的收集、整理與己無關，是分外之事，對檔案部門的通知、要求置之不理，對有關的歸檔范圍、歸檔要求漠不關心，不愿配合兼職檔案員或檔案部門做好檔案的收集工作；在部門規劃和工作制度中，很少提及檔案工作，即使形成一些文件材料，也因為沒有相應的管理制度，缺少統一的可執行的標準，導致教學檔案的分類、整理處于混亂的局面。由于是分散保管又沒有責任意識，時間一長，因人、因事、因時導致材料流失。

許多教學、科研人員對檔案管理工作的認識不足，甚至對教學文件材料的歸檔持抵觸態度，認為教學科研成果是自己在教學過程中產生的，應由自己保管；有的擔心歸檔后使用起來不方便，不如自己保管。有關教學活動沒有及時記錄，形成文件材料，或沒有注意收集保存。

例如：教研室的教研活動、教學經驗介紹以及系部有關的教學工作會議等等。其實好多的教學工作都做了，甚至還做的很好，但就是因為沒有形成文字材料或沒有注意收集整理，導致最后無證可查。檔案材料齊全評估工作進行的就會很順利，一旦材料缺少就要匆忙補救，造成很被動的局面，給工作帶來很大不便，甚至損失。3.主觀意識造成檔案材料不齊全、不完整。教學文件材料的形成部門或兼職檔案人員是否全部向檔案部門移交所有有價值的材料，是否按教學環節和歸檔要求，將教學文件材料轉化為教學檔案，也是保證教學檔案收集齊全完整的一個重要因素。在實際工作中教學文件材料的形成者往往會認為某些材料“不重要“而任意處置，或將對自己有用的材料占據不交。

三、加強教學檔案的有效管理1.轉變觀念，切實認識教學檔案的重要性，重視檔案工作，改變片面抓教學而忽視教學檔案管理工作的局面2.提高廣大教職工的檔案意識，增強大家對檔案法規的認識以及對教學檔案管理重要性的認識

3.改變教學檔案分散保管的狀態，實現集中統一保管高校應逐步改變教學檔案由各個部門分散保管的狀態，各部門應在日常工作中注意收集和積累有價值的文件材料，并按時移交檔案部門，實現教學檔案的集中統一管理。

4.加強協同管理，發揮各個管理職能部門的系統作用，促進部門檔案工作的開展

高校應建立由分管院領導、教學部門負責人、教學部門專兼職檔案人員的教學檔案管理網絡，并建立嚴密的監督機制，完善教學檔案的各項規章制度，在調研的基礎上公布各部門的歸檔范圍和保管期限表，提出明確的歸檔要求，明確崗位責任制和年度檢查評比制度，并及時將檢查評比情況予以公布，以促進部門檔案工作的開展。兼職檔案人員可以采取邊學邊干的方法，檔案部門尖要求檔案管理者不僅要學習檔案專業知識，也要掌握計算機及其相關知識，并采取各種方式檢驗其學習效果。檔案部門要定期對兼職檔案人員進行培訓，以提高他們的業務水平。

四、建立有效的約束、監督機制，促進教學檔案工作的開展

爭取學校的支持，采取一些行政強制措施，建立和完善檔案部門的約束、監督機制，使各部門和有關人員不得不完成教學文件材料的收集、積累和歸檔工作。如規定教工參加評定必須由檔案部門出具歸檔證明，確認其已惟我獨尊原教學文件材料，否則取消其評職稱的資格；對教學部門實行一票否決，結合年度檢查評比的情況，凡沒有成教學文件材料的歸檔任務或歸檔不系統、不全面的，取消其當年先進的資格等等。采取上述各種措施，能有效制約各部門，有效規范部門檔案，使高校檔案工作逐步走上健康有序的發展軌道。采用計算機技術和網絡技術，努力實現教學檔案工作的現代化。

目前，學校各部門教學檔案管理和管理手段都很落后，隨著高校擴招和教育體制改革的不斷深化，教學管理人員的工作量不斷增加，如果仍沿用人抄手寫的方式支日常教務工作和教學文件材料的管理，就不可能從繁雜的日常事務中解脫出來，也難以適應辦公自動化和現代網絡技術的發展。應逐步在教學檔案工作中采用先進的技術和設備，實現計算機化，系統化、網絡化，采用統一的檔案文件管理軟件，建立規范標準的教學檔案管理價格經，利用計算機進行自動編目，自動檢索、自動統計、檔案借閱自動管理等一般的業務管理，避免部部門征得錄入數據，避免人力、物力的浪費，實現不同部門間的數據轉化，減輕工作人員的勞動強度，實現教學檔案的科學管理，大提高工作效率。還應利用現代通信技術，實現教學檔案信息傳遞網絡化。檔案部門應逐步建立教學檔案信息庫，如試題庫，學籍庫等，逐步參與教學管理，成為教學管理和教改的參謀部門，成為教學業務工作的信息咨詢部門之一，并納入全校信息系統管理和開發利用。

總之，只要學校重視教學檔案工作，逐步增強廣大教職工的檔案意識，再加上教學部門和檔案部門齊心合力，緊密配合，高校的教學檔案工作就一定會搞好。

（作者單位：山東煙臺農業學校）