淺析如何做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作

摘 要：文章闡述了社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分析了加強業(yè)務(wù)檔案管理的重要性與存在的問題，同時提出了做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的幾點建議。

關(guān)鍵詞：社會保險業(yè)務(wù)檔案 管理工作 現(xiàn)代化手段

中圖分類號：F840.3 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2008）11-218-02

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是指對社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、歸檔、裝訂，繼而進行移交、保管、統(tǒng)計、編研、利用、鑒定和銷毀等一系列工作的過程，它依托于社保業(yè)務(wù)的辦理、服務(wù)于業(yè)務(wù)的辦理，是社會保險經(jīng)辦管理工作中最基礎(chǔ)的工作之一，也是提高社會保險工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平，加強規(guī)范化建設(shè)的必備條件。隨著我國社會保險事業(yè)的飛速發(fā)展，社會保險各項制度改革的不斷深入，勞動者的參保意識日益加強，社會保險覆蓋面越來越廣，與此相對應(yīng)的各類社會保險的申報、登記、征繳、續(xù)保補繳、關(guān)系轉(zhuǎn)移、待遇核定、支付等業(yè)務(wù)量也急劇增加，社會保險業(yè)務(wù)檔案作為這些變動的真實記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù)，其重要性越來越顯現(xiàn)出來，也越來越受到經(jīng)辦機構(gòu)的重視和關(guān)注。筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗對如何做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，提出幾點看法。

一、社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體內(nèi)容

社會保險業(yè)務(wù)檔案是指社保經(jīng)辦機構(gòu)各業(yè)務(wù)經(jīng)辦科室在辦理社會保險業(yè)務(wù)工作中形成的，記錄單位和個人繳納社會保險費、社會保險待遇核發(fā)及基金收支情況的，應(yīng)長期保存的文字、圖表、賬冊、數(shù)字信息等原始記錄，是全面、系統(tǒng)記錄參保單位和勞動者個人參保、繳納社會保險費，計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。主要包括：

1.向上級部門報送的各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表和會計報表。

2.社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦中形成的各類基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)資料：(1)參保單位參保登記、變更、注銷信息資料。(2)參保單位繳費工資基數(shù)申報資料及個人賬戶對賬資料。(3)參保單位及個人繳費工資基數(shù)核定資料及社會保險費征繳計劃資料。(4)個人參保、續(xù)保及基礎(chǔ)信息變更資料。(5)社會保險各項待遇申報、核定、發(fā)放資料。(6)其他業(yè)務(wù)資料。

二、加強業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

1.社會保險業(yè)務(wù)檔案由于記載和反映了社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦運行軌跡，是繳費單位、個人參保情況和待遇享受的真實記錄，反映了社會保險經(jīng)辦管理領(lǐng)域的各項活動。因此，規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)擋案微機化、科學(xué)化、標準化管理，不僅可快速準確檢索、查詢業(yè)務(wù)信息，還可避免業(yè)務(wù)資料的缺失，對促進經(jīng)辦業(yè)務(wù)的順利開展和提高經(jīng)辦機構(gòu)服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量都具有積極的意義。

2.社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作是社會保險工作不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)，是社會保險內(nèi)部控制的重要組成部分。因此，加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，對重要業(yè)務(wù)檔案實行集中管理，保障業(yè)務(wù)資料安全完整，不僅為事后審計監(jiān)督提供依據(jù)，更是提高社會保險內(nèi)部控制水平，減少舞弊差錯的重要手段。

3.社會保險業(yè)務(wù)檔案涉及內(nèi)容多為勞動保險、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、基金管理和相應(yīng)的各項基礎(chǔ)性工作，記載的信息有很強的專業(yè)性，凝聚了社保工作人員20多年的工作成果和心血，是研究社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴史料。因此，加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，對于促進社會保險事業(yè)發(fā)展具有重要意義。

4.社會保險業(yè)務(wù)檔案記載了廣大參保單位和職工的參保過程、繳費記錄、個人資料、個人賬戶記載等參保信息，其完整安全直接影響著參保人員切身利益。因此加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，也是發(fā)揮社會保險維護社會和諧穩(wěn)定作用的必要條件。

三、業(yè)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理主要包括原始業(yè)務(wù)資料的收集、整理，預(yù)立卷，移交，歸檔，庫房管理，借閱利用，統(tǒng)計編研，鑒定銷毀等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其中各業(yè)務(wù)經(jīng)辦科室作為業(yè)務(wù)檔案形成部門，應(yīng)指定專職或兼職檔案人員定期將分散在本部門各崗位人員手中已辦結(jié)的各種內(nèi)容、形式和載體的社保業(yè)務(wù)資料收集齊全，辦理移交手續(xù)后，按照業(yè)務(wù)檔案管理要求分類管理，對于應(yīng)歸檔集中管理的業(yè)務(wù)資料，按核定表放最上面、申報表和附件材料放于其下的要求組“件”并按業(yè)務(wù)辦結(jié)時間進行整理、排列、編號、裝訂組成“卷”，按要求填寫卷內(nèi)文件目錄后，及時向業(yè)務(wù)檔案管理部門辦理移交歸檔。業(yè)務(wù)檔案管理部門經(jīng)檢查、清點、確認所移交的業(yè)務(wù)檔案完整無誤、預(yù)立卷符合檔案管理要求后與業(yè)務(wù)科室辦理移交手續(xù)，進行檔案立卷入庫處理。立卷的業(yè)務(wù)檔案按順序置入檔案盒保存并按擬訂的編號順序排列上架，同時根據(jù)工作需要編制配套的檢索工具，方便業(yè)務(wù)檔案的查詢和管理，并嚴格按照制定的業(yè)務(wù)檔案借閱制度和檔案室工作制度對庫存業(yè)務(wù)檔案進行管理和利用，如定期對庫存業(yè)務(wù)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況進行抽查，并根據(jù)業(yè)務(wù)檔案分類和保管期限，編擬清理目錄等。

四、業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題

1.業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案材料紙張樣式大小不一，裝訂不規(guī)范，裝具不達標，封皮目錄填寫不規(guī)范，給業(yè)務(wù)檔案的集中管理和查閱利用造成困難。

2.業(yè)務(wù)檔案分類模糊，應(yīng)實行集中管理的業(yè)務(wù)檔案定義不清，不僅易造成重要的業(yè)務(wù)檔案遺失或未納入管理范圍，也易造成責任不清，業(yè)務(wù)科室與檔案管理部門間的相互推諉。

3.業(yè)務(wù)檔案管理缺乏必要的軟硬件設(shè)施，存在安全隱患，如有些單位未建立專門的業(yè)務(wù)檔案室，業(yè)務(wù)檔案實行分散管理，長期散置或堆放在有關(guān)業(yè)務(wù)科室的普通辦公房內(nèi)，或者與財務(wù)檔案、人事檔案混雜存放；有的單位雖建立專門業(yè)務(wù)檔案室，但辦公區(qū)與閱覽區(qū)、庫房未實行有效的間隔，庫房內(nèi)缺少滅火器以及基本的通風(fēng)除濕等專用設(shè)備，而目前社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管主要以紙質(zhì)檔案為主，一旦發(fā)生意外，造成的損失將是無法彌補的。

4.業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性，大多數(shù)經(jīng)辦機構(gòu)未實現(xiàn)電子化管理，相關(guān)信息未錄入計算機系統(tǒng)，不便于業(yè)務(wù)檔案快速準確地檢索使用。業(yè)務(wù)檔案入庫后的管理僅僅停留在存檔入庫、排列上架和維護保管，檔案管理人員的職責僅相當于倉庫保管員。隨著業(yè)務(wù)檔案存量日益龐大，原始手工的管理方式已無法滿足參保單位和職工的查閱、核對需求，不僅對社會保險業(yè)務(wù)辦理的效率和質(zhì)量造成影響，更嚴重影響社保部門形象。

5.業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。部分經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理人員為兼職人員，不僅不能專注于檔案管理工作，人員不穩(wěn)定，也缺乏基本的檔案管理知識，工作質(zhì)量無法保證。

6.業(yè)務(wù)檔案管理缺乏制度化，業(yè)務(wù)檔案的移交、入庫、借閱、銷毀等各環(huán)節(jié)缺乏完善的制度約束，隨意性較大，業(yè)務(wù)檔案損毀、遺失的情況時有發(fā)生，不僅嚴重影響社保工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發(fā)生的可能性。

五、建議

1.社保經(jīng)辦機構(gòu)可根據(jù)單位實際情況，成立由相關(guān)業(yè)務(wù)科室、檔案管理部門、審計監(jiān)察部門、主管領(lǐng)導(dǎo)等組成的檔案鑒定小組，對業(yè)務(wù)檔案視重要程度和保存價值進行科學(xué)分類，確定各類業(yè)務(wù)檔案的保管期限和管理方式，對重要的、應(yīng)長期保存的業(yè)務(wù)檔案實行集中管理，對不屬于歸檔范圍，沒有長期保存和查考價值的文件材料實行分散管理，由各業(yè)務(wù)科室按規(guī)定自行保管或定期銷毀，以減少人力、物力和空間等資源的浪費，提高業(yè)務(wù)檔案管理的效率和效果。

2.著力加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施，以確保檔案的長期安全保管和科學(xué)化、系統(tǒng)化管理，如檔案庫房、辦公區(qū)、閱覽區(qū)各自獨立，配置必要的防火、防潮、防蟲、防塵等必要設(shè)備，開發(fā)和使用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的連接，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，達到檔案管理前期介入、全程控制的目標。

3.建立健全檔案管理機制，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)建立專門的檔案管理部門，對業(yè)務(wù)檔案的形成和管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分類管理，依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案的高效、便捷利用，

4.加強業(yè)務(wù)檔案管理的制度建設(shè)，建立并嚴格執(zhí)行業(yè)務(wù)檔案移交、保管、借閱、銷毀制度，確保業(yè)務(wù)檔案安全完整，有效利用。

5.根據(jù)經(jīng)辦機構(gòu)實際情況，條件具備情況下，可考慮成立專門業(yè)務(wù)檔案管理部門，配備檔案管理專職人員，吸納計算機、法律等方面人才，通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、上崗培訓(xùn)、檔案法制教育等方式，著力提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，以滿足社保業(yè)務(wù)檔案管理專業(yè)化、電子化、科學(xué)化發(fā)展的要求。

（作者單位：洛陽市社會保險中心 河南洛陽 471003）

（責編：若佳）