高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

1、高校學(xué)生檔案管理體制不順，管理人員嚴(yán)重缺乏。我國現(xiàn)行高校學(xué)生檔案管理部門歸口不一，各行其是。檔案館、組織或人事部門、學(xué)生工作處、招生就業(yè)處或者各個院(系)都有可能是學(xué)生檔案的管理部門。可以說除檔案館之外，無論哪個部門管理，學(xué)生檔案工作都是“附屬品”，都無專人負(fù)責(zé)。

2、高校學(xué)生檔案管理技術(shù)落后，不適應(yīng)高等教育發(fā)展的要求。目前大多數(shù)高校檔案管理部門的管理手段仍限于手工操作，即使輔助以計算機(jī)管理，也僅限于學(xué)生基本信息及簡單檢索查詢事務(wù)，未充分發(fā)揮計算機(jī)管理效能，未能形成無紙化電子檔案，落后的管理方式已越來越不適應(yīng)現(xiàn)代高等教育的快速發(fā)展。

3、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，遺失現(xiàn)象嚴(yán)重。每年招生錄取完成時，一些省市中學(xué)并沒有及時將考生檔案寄往高校，而是讓學(xué)生自帶檔案，嚴(yán)重違反了中組部關(guān)于本人不能自帶檔案的規(guī)定，極易導(dǎo)致檔案丟失或交接的嚴(yán)重脫節(jié)。

4、學(xué)生檔案歸檔材料缺乏規(guī)范性，內(nèi)容簡單甚至殘缺。由于高校學(xué)生檔案管理沒有明確學(xué)生檔案材料的歸檔范圍與要求，使得能夠充分反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種材料得不到及時的歸檔，歸檔材料只有大學(xué)生高考錄取、畢業(yè)成績材料，至于中學(xué)基本材料、評語以及誠信度，是否受過行政處分等則沒有進(jìn)檔案，不僅不利于用人單位全面了解學(xué)生的誠信情況，也不利于對學(xué)生的教育和管理。

5、學(xué)校師生檔案意識薄弱，學(xué)校檔案管理難度加大。在學(xué)生檔案中存在要求一定要鋼筆填寫的卻用圓珠筆填寫，要求蓋學(xué)校公章而只蓋院系公章，學(xué)生成績單上沒有正考還是第幾次補(bǔ)考的記載以及不蓋公章等現(xiàn)象。另外，隨著人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式的改變，許多學(xué)生畢業(yè)后直接進(jìn)入社會工作，出現(xiàn)了許多不要檔案的現(xiàn)象，造成人檔分離、無人問津的局面。

二、改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的對策

1、加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識。加強(qiáng)對學(xué)生檔案的宣傳教育，把高校全面推行素質(zhì)教育和檔案管理結(jié)合起來，與學(xué)生教育管理工作者密切配合，提高大學(xué)生對自身檔案的正確認(rèn)識，使他們做到準(zhǔn)確、完整、規(guī)范填寫個人檔案。

2、規(guī)范檔案材料的收集整理工作，及時建檔、歸檔。高校學(xué)生檔案的管理人員要經(jīng)常主動地與形成學(xué)生檔案材料的部門和各院(系)主管學(xué)生檔案的負(fù)責(zé)人聯(lián)系、協(xié)商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學(xué)生入黨、獎懲等涉及學(xué)生誠信的信息，要及時歸檔，努力使學(xué)生檔案全面、準(zhǔn)確、科學(xué)、合理。

3、理順檔案管理體制，落實(shí)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和人員配置。不論學(xué)生檔案是放在招生就業(yè)處、學(xué)生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作，一定要根據(jù)學(xué)生檔案的數(shù)量配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。

4、適應(yīng)誠信建設(shè)的新形勢，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。檔案要能全面反映學(xué)校素質(zhì)教育的成果，要能讓用人單位全面了解學(xué)生在校期間的學(xué)業(yè)、能力和誠信。這就需要我們在做好學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)上增加學(xué)生檔案的內(nèi)容，以便滿足用人單位的需求，使檔案全面為社會、用人單位和學(xué)生服務(wù)。

5、嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞途徑，確保檔案材料運(yùn)轉(zhuǎn)的安全。學(xué)生檔案工作的傳遞時間相對集中緊迫，流量大，涉及面廣，參與人員較多，設(shè)置合理的轉(zhuǎn)遞方式，履行嚴(yán)格的轉(zhuǎn)遞手續(xù)勢在必行。畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，學(xué)校要及時將檔案隨同檔案轉(zhuǎn)遞名冊轉(zhuǎn)到畢業(yè)生簽約單位或生源所在地人事或教育部門。轉(zhuǎn)遞之前，仔細(xì)核對畢業(yè)生的畢業(yè)去向，逐一對照后再轉(zhuǎn)到用人單位或當(dāng)?shù)亟M織人事部門，并辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。