圖解Ｗｏｒｄ ２００７文件操作與編輯技法

第一部分 Word 2007文檔操作方法多

Word 2007主要是用來(lái)寫文章、排文章的，每一篇文章都是以一個(gè)電子文檔的形式存在和表現(xiàn)的。因此，在學(xué)習(xí)如何編輯文檔之前，我們需要首先熟悉Word 2007文檔的操作技法。對(duì)Word 2007文檔操作，主要包括創(chuàng)建文檔、編輯保存文檔和打開文檔等方面。

一、創(chuàng)建新文檔的三種方法

Word 2007啟動(dòng)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)空白文檔，這是隨Word 2007系統(tǒng)自帶的自動(dòng)創(chuàng)建新文檔的方法。創(chuàng)建新文檔的方法不止這一種，創(chuàng)建Word 2007新文檔的方法還可以有以下三種。

1. 從“開始”菜單創(chuàng)建

2.用Ctrl+N組合鍵創(chuàng)建

3.通過(guò)右鍵菜單命令創(chuàng)建

二、保存已有文檔也有三法

當(dāng)你用以上辦法創(chuàng)建了一個(gè)新文檔或打開已有文檔后，就可以輸入內(nèi)容了，輸入的內(nèi)容可以是數(shù)字、字母、符號(hào)和漢字符號(hào)的集合。只要你掌握了輸入方法，就可以錄入內(nèi)容了。建立新文檔或?qū)εf文檔進(jìn)行編輯修改后，就需要對(duì)文檔進(jìn)行保存。這就涉及到文本的保存方法，保存文檔的常用方法有如下幾種。

1.用Ctrl+S組合鍵快速保存

2.選擇菜單命令保存

3.設(shè)置讓系統(tǒng)自動(dòng)保存

小提示：

“Word選項(xiàng)”按鈕開啟的窗口中有非常豐富的選項(xiàng)可供選擇，可以說(shuō)它是Word 2007各項(xiàng)參數(shù)的控制中心。

三、打開已有文檔的三種方法

當(dāng)你要對(duì)以前創(chuàng)建的文檔進(jìn)行修改、排版、繼續(xù)錄入的時(shí)候，就需要先打開文檔。打開文檔的常用方法有以下幾種。

1.雙擊文檔打開法

2.用Ctrl+O快捷鍵打開文檔

3.選擇最近使用文檔打開法

通過(guò)上面的學(xué)習(xí)可知，我們可以使用Office按鈕來(lái)創(chuàng)建、打開和保存Word 2007文檔。當(dāng)按下此按鈕的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)菜單，這與Word早期版本的“文件”菜單有些相似，菜單左側(cè)是處理文件的所有命令，我們可以從此菜單中創(chuàng)建新文檔或打開現(xiàn)有文檔；此外我們還可以用快捷組合鍵的方式操作文件，也可以用點(diǎn)擊按鈕的方式操作文件。

第二部分 Word 2007編輯技法多

在學(xué)會(huì)了新建、打開、輸入、保存等基本操作后，在Word 2007文檔的寫作過(guò)程中，免不了發(fā)生這樣那樣的輸入錯(cuò)誤，此外根據(jù)實(shí)際需要可能還要對(duì)原來(lái)的文章進(jìn)行一些內(nèi)容的添加、刪除或修改，這些都屬于Word文檔的編輯范疇之列。本部分將繼續(xù)以圖解的方式對(duì)Word 2007編輯技法進(jìn)行詳細(xì)講述，這部分的內(nèi)容也是為朋友們進(jìn)一步學(xué)習(xí)文檔排版打下良好的基礎(chǔ)。

一、編輯的基礎(chǔ)技能——選擇文本

選擇文本是一切文本操作的基礎(chǔ)，要對(duì)文本進(jìn)行操作，不管這些文本是一個(gè)字、一個(gè)詞或者是一個(gè)句子、一個(gè)段落甚至全文，都必須先選擇好這些文字，然后才能執(zhí)行各種操作命令。選擇文本主要有以下一些方法。

1. 用鼠標(biāo)操作

用鼠標(biāo)將光標(biāo)置于要選定文字的開始位置，按住鼠標(biāo)左鍵不放并拖動(dòng)鼠標(biāo)到要選定文字的結(jié)束位置松開；或者在要選定文字的開始位置單擊鼠標(biāo)左鍵，然后按住Shift鍵不放，在結(jié)束處單擊鼠標(biāo)左鍵，也可以選中這些文字，這種方法對(duì)連續(xù)的字、句、行、段的選取都適用。

2. 選取一整句

按住Ctrl鍵，單擊文檔中的一個(gè)地方，鼠標(biāo)單擊處的整個(gè)句子就會(huì)被選取。

3. 按行來(lái)選取

按行的選取分為單行選取和多行選取。

選定一行文字的方法：將鼠標(biāo)移動(dòng)到要選取行的左邊首部位置，這時(shí)光標(biāo)變成斜向上方的箭頭，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵即可選取整行文本。

選定多行文本的方法：在文檔中按鼠標(biāo)左鍵上下進(jìn)行拖動(dòng)可以選定多行文本；在開始行的左面單擊選中該行，這時(shí)按住Shift鍵，在結(jié)束行的左面單擊鼠標(biāo)左鍵，可以達(dá)到同樣的效果。

4. 選取段落

把鼠標(biāo)置于要選取段落的左側(cè)，等光標(biāo)改變形狀后雙擊鼠標(biāo)左鍵；此外，在該段落中任意位置三擊鼠標(biāo)左鍵也可以選中整個(gè)段落。

5.選擇全文

用Ctrl+A組合鍵可以選擇全文；或者將鼠標(biāo)移動(dòng)到文檔左側(cè)，等鼠標(biāo)改變形狀后快速按鼠標(biāo)左鍵三次，也可選取整篇文檔。

二、最常見(jiàn)的編輯需求——?jiǎng)h除、復(fù)制、移動(dòng)文本

學(xué)會(huì)選取文本，目的是對(duì)選取的文本進(jìn)行格式化、移動(dòng)、復(fù)制、刪除等操作，下面分別來(lái)學(xué)習(xí)。

1. 刪除文本

在文本輸入過(guò)程中如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的輸入，就要通過(guò)刪除誤輸入的文字來(lái)修正錯(cuò)誤

選取要?jiǎng)h除的文本，按鍵盤上的Back Space鍵或按下Delete鍵，就可以刪除文本。

2. 復(fù)制文本

有些文字需要重復(fù)輸入，這時(shí)利用復(fù)制和粘貼功能來(lái)操作會(huì)很方便并能提高輸入效率，方法如下：

① 菜單命令法。

② 鼠標(biāo)拖動(dòng)法：先選定要重復(fù)輸入的文字，同時(shí)按Ctrl鍵和鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)時(shí)，指針會(huì)變成一個(gè)帶有虛線方框的箭頭，這時(shí)光標(biāo)是虛線形態(tài)。當(dāng)光標(biāo)移動(dòng)到了要復(fù)制文本的位置后釋放Ctrl鍵和鼠標(biāo)左鍵，就可以實(shí)現(xiàn)文本的復(fù)制了。復(fù)制整個(gè)行和段落也可以用此方法。

③ 借用剪貼板法：首先選定需要復(fù)制的文本，按照如圖所示的操作，就可以實(shí)現(xiàn)文本的復(fù)制，剪貼板中的內(nèi)容可以多次復(fù)制，如果其中的內(nèi)容沒(méi)用了，用戶可以將其刪除或清空。

小提示：

在Word 2007中，無(wú)論采用哪種復(fù)制方法，都會(huì)在粘貼的文本后面出現(xiàn)一個(gè)粘貼選項(xiàng)按鈕，用鼠標(biāo)單擊該按鈕可以展開粘貼命令菜單，在粘貼命令菜單中，有四種方式供用戶選擇。

3.移動(dòng)文本

移動(dòng)文本就是將選擇好的文本原樣移動(dòng)到其他地方，文本的移動(dòng)方法主要有兩種：

① 常規(guī)的方法：選擇需要移動(dòng)的文本，進(jìn)行文字剪貼，可使用開始選項(xiàng)卡的“剪貼”按鈕、右擊選定文本出現(xiàn)快捷菜單中的“剪貼”菜單項(xiàng)或使用Ctrl+X快捷鍵，然后將光標(biāo)移動(dòng)到要輸入文字的地方，使用開始選項(xiàng)卡中的“粘貼”按鈕、右鍵快捷菜單中的“粘貼”菜單項(xiàng)或Ctrl+ V快捷鍵進(jìn)行文字粘貼。

② 鼠標(biāo)拖動(dòng)法：首先要選定要移動(dòng)的文本，同時(shí)按鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)指針，此時(shí)，鼠標(biāo)的指針會(huì)變成一個(gè)帶有虛線框的箭頭，光標(biāo)呈虛線狀；當(dāng)移動(dòng)光標(biāo)到要插入文本的地方后，釋放鼠標(biāo)，就可以實(shí)現(xiàn)文本的移動(dòng)。

三、最為高效的編輯技能——查找或替換文本

文本修改過(guò)程中經(jīng)常要在整個(gè)文檔中查找某個(gè)或某幾個(gè)特定的內(nèi)容，查找文本為我們準(zhǔn)確無(wú)誤地查找到所需內(nèi)容提供了方便的途徑。

1.查找文本

利用開始選項(xiàng)卡的查找命令或快捷鍵Ctrl+F打開查找對(duì)話框，輸入要查找的內(nèi)容，進(jìn)行查找。

2.替換文本

替換文本是在當(dāng)前文檔中，用新文本部分或全部來(lái)替換原來(lái)的文本。用“開始”選項(xiàng)卡中的替換命令或者快捷鍵Ctrl+H打開替換對(duì)話框，輸入查找的內(nèi)容和替換為內(nèi)容，即可完成文本替換。

四、不怕浪費(fèi)紙的技能——撤銷和恢復(fù)

大家都知道，傳統(tǒng)的手寫文章最令人厭煩的就是因?yàn)檎`寫了一些字詞或段落而從頭重抄的事情。而這一切在Word 2007的電子辦公環(huán)境下竟然變得比其他操作更加輕而易舉，它不光不會(huì)浪費(fèi)你的紙張，就是返工操作所用的時(shí)間也幾乎可以忽略不計(jì)。這就是Word 2007編輯技術(shù)中的撤銷和恢復(fù)操作。

例如，當(dāng)出現(xiàn)誤操作，比如錯(cuò)誤替換或錯(cuò)誤刪除等誤操作后，可以通過(guò)撤銷和恢復(fù)功能回到誤操作前的狀態(tài)。

1. 撤銷操作

撤銷單次操作，可以點(diǎn)擊工具欄中的撤銷按鈕或用Ctrl+Z快捷組合鍵來(lái)取消上一次所作的操作；如果要撤銷多次操作，可以點(diǎn)擊工具欄中撤銷按鈕右下角的小三角，點(diǎn)擊選擇需要撤銷的內(nèi)容即可。

2. 恢復(fù)操作

恢復(fù)和撤銷是相對(duì)應(yīng)的操作，用于恢復(fù)被撤銷的操作。具體操作方法是點(diǎn)擊快速訪問(wèn)工具欄中的恢復(fù)按鈕或者同時(shí)按下鍵盤上的Ctrl+Y快捷組合鍵。

通過(guò)以上學(xué)習(xí)，我們學(xué)會(huì)了Word 2007的文檔編輯技術(shù)，包括文本的選取、刪除、移動(dòng)、查找和替換等操作，還了解了撤銷和恢復(fù)操作。在接下來(lái)的課程中，我們將在文本編輯的基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)文字排版的技能，你將會(huì)親眼看到自己親手編輯好的漂亮文章。