淺析基于Ｓｈａｒｅｐｏｉｎｔ的團(tuán)隊溝通網(wǎng)絡(luò)平臺

[摘 要] 團(tuán)隊是知識經(jīng)濟時代最為有效的組織形式之一，團(tuán)隊溝通的效率與效果是團(tuán)隊有效協(xié)同工作的主要影響因素，本文分析了團(tuán)隊溝通平臺的基本作用，介紹用先進(jìn)的協(xié)作工具Sharepoint構(gòu)建團(tuán)隊溝通網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢。

[關(guān)鍵詞] 團(tuán)隊 溝通 網(wǎng)絡(luò)平臺 sharepoint

一、引言

伴隨著經(jīng)濟全球化的到來、信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及各種組織之間相互協(xié)作的日益增多，團(tuán)隊成為知識經(jīng)濟時代最為有效的組織形式。盡管團(tuán)隊表現(xiàn)出先天性優(yōu)于傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的特點，但同時也對團(tuán)隊內(nèi)部各類信息的交流、傳遞與共享提出了更高的要求，團(tuán)隊的溝通渠道是否完善，直接影響到團(tuán)隊的溝通效率與效果，并在很大程度上決定了團(tuán)隊的工作成果。

Sharepoint Services是Microsoft公司提供的集文檔管理、文檔索引/檢索和協(xié)同工作功能于一身的企業(yè)門戶解決方案。作為一種協(xié)作工具，sharepoint可以便捷地構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺，無縫地把員工、團(tuán)隊和知識連接起來，協(xié)同團(tuán)隊工作。

二、團(tuán)隊協(xié)同工作的優(yōu)勢

在需要多種領(lǐng)域的知識、多種經(jīng)驗技能的工作任務(wù)中，團(tuán)隊的組織形式能更好地平衡員工的工作，實現(xiàn)人力、信息、技術(shù)等各項資源的整合與優(yōu)化配置，從而發(fā)揮其最大的價值。在快速變化的外部環(huán)境下，團(tuán)隊的組織形式具有更好的靈活性與適應(yīng)性，能夠快速調(diào)整并適應(yīng)新的形勢與環(huán)境，使得環(huán)境變化對任務(wù)的影響程度降到最低。而對于那些牽涉到跨組織、跨地區(qū)，甚至跨國界合作的任務(wù)而言，團(tuán)隊的組織形式更是以其良好的延展性和它所具有的人才優(yōu)勢、成本優(yōu)勢而受到世界上大部分組織的親睞。

三、團(tuán)隊溝通平臺的主要作用

團(tuán)隊的溝通效率取決于信息的傳遞渠道、傳遞效率以及信息的及時更新。同時，信息的組織結(jié)構(gòu)是否清晰也會影響到團(tuán)隊成員對信息的理解和使用。因此，一個高效的團(tuán)隊溝通網(wǎng)絡(luò)平臺必須具備以下功能：

1.提供團(tuán)隊內(nèi)部信息資源集中與整合的平臺：團(tuán)隊的內(nèi)部信息紛繁龐雜，文檔、表單、圖片、幻燈片等各類形式都有，因此團(tuán)隊溝通平臺必須能夠?qū)⑺行畔⑦M(jìn)行結(jié)構(gòu)化、條理化的分類與整合，形成一個科學(xué)的信息系統(tǒng)，管理并發(fā)布各類信息供團(tuán)隊成員和共享。

2.互相交流：團(tuán)隊成員借助溝通平臺，了解團(tuán)隊運作的方方面面，并在需要的時候能夠與其他團(tuán)隊成員及時交流。同時平臺也將梳理各類信息，為成員提供個性化的信息服務(wù)，從而為全體團(tuán)隊成員構(gòu)造一個高效的協(xié)作環(huán)境。

3.平臺應(yīng)具有統(tǒng)一的用戶管理功能，對不同用戶設(shè)定不同權(quán)限，更好地維護(hù)信息的安全與保密。

四、Sharepoint搭建團(tuán)隊溝通網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢

1.成本低廉。Sharepiont是微軟公司免費提供的， 只要團(tuán)隊平臺的服務(wù)器運行有Windows 2003 Sever 就可以下載安裝使用，不會額外增加成本。

2.提高溝通效率。雖然團(tuán)隊成員可以借助電子郵件、網(wǎng)絡(luò)會議等先進(jìn)的交流工具工作，但是sharepoint可以讓團(tuán)隊的工作更為高效。工作安排，信息的上傳、維護(hù)等都可以在平臺上直接完成，并為所有成員共享。這樣無疑大大降低了工作的重復(fù)度，提高了團(tuán)隊溝通的效率。

3.創(chuàng)建和管理試圖。Sharepiont的視圖管理提供了查看庫中最重要或最適合某種用途的項目。用戶可以根據(jù)工作需要對信息進(jìn)行篩選，體現(xiàn)共享與個性化的組合。

4.使用共享日歷、警報和通知協(xié)調(diào)工作。借助Sharepoint出色的日歷功能，團(tuán)隊可以很好地規(guī)劃任務(wù)的進(jìn)程，制定完善的計劃，并將項目節(jié)點或者重要事件的截至日期清晰地標(biāo)識。有了日歷和各種通知、報警功能，團(tuán)隊成員可以在第一時間得知任務(wù)的進(jìn)展情況，調(diào)整當(dāng)前任務(wù)，從而提高團(tuán)隊的協(xié)同工作效率。

5.優(yōu)化信息的組織形式。大量的團(tuán)隊協(xié)作信息必須經(jīng)過整理與分類才能交付團(tuán)隊成員使用，否則會導(dǎo)致信息的雜亂無章以及成員的錯誤決策。Sharepoint門戶包含了多種內(nèi)容組件，包括列表、文檔等各種信息載體，擁有集成文檔管理功能；同時也擁有用來組織信息以及可以協(xié)助成員順利查找信息組織組件。這些組件使得團(tuán)隊能夠從各種角度來組織信息，允許將各種信息資源組織成為多種視圖，方便信息的查找和共享。

6.在線討論。討論是團(tuán)隊協(xié)作中不可缺少的一部分，sharepoint為團(tuán)隊成員提供了在線討論的功能。團(tuán)隊成員可以發(fā)表個人的不同意見，集思廣益，作出正確的決策。團(tuán)隊成員甚至可以創(chuàng)建自己的調(diào)查，輪詢其他成員對某個問題的看法，通過工作組投票來做決策。

五、結(jié)語

借助Sharepoint構(gòu)建的團(tuán)隊溝通網(wǎng)絡(luò)平臺，為團(tuán)隊成員之間的溝通交流提供良好的環(huán)境，為團(tuán)隊的信息管理以及整合提供了高效的手段，是完善團(tuán)隊溝通渠道、提高團(tuán)隊溝通效率的理想工具和手段。

參考文獻(xiàn):

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