館藏地變更時的期刊管理

李素美

“匯文系統”即“匯文圖書館集成管理系統”,是由江蘇省教委組織南京大學和東南大學聯合開發的,是我國自行開發的圖書館集成管理系統中的佼佼者, 該軟件目前已擁有近百家國內用戶。我館2000 年引進該系統軟件。江蘇匯文期刊管理子系統是一個根據連續出版物特點而開發、設置的“一條龍”式的期刊管理系統, 使期刊的征訂、編目、簽到、催缺、下架、裝訂、檢索等一系列工作實現了自動化管理, 參數設置靈活,功能完整, 細節周全, 系統運行可靠, 適合在網絡環境中使用。該系統也是JALIS 一期項目重要成果。

2006至2009年,我校新校區的建設以及由老校區向新校區的搬遷工作逐步展開。在此期間,作為學校標志性建筑,圖書館是最后竣工的。為提供新老校區師生的文獻保障,我館采取了由老校區圖書館到新校區臨時圖書館、再到新校區圖書館分兩步轉換的開放模式。

在紙質文獻搬遷的同時,匯文系統中也需同時進行圖書和期刊的館藏地變更,以便讀者查詢。就紙本圖書而言,使用匯文系統的批量調撥功能即可實現,較為便捷。紙本現刊的館藏地變更則較為復雜繁瑣。在此,我們一方面對利用該軟件實現現刊館藏地變更的過程加以描述, 另一方面也提出該軟件改進的相關建議。

一、期刊館藏地變更的實現

由于期刊管理人員確定期刊館藏地變更的時間不定,期刊在匯文系統中所處的狀態也有所不同,下面以匯文系統3.0,連續出版物模塊為例,按未發訂,已發訂,開始簽收三種情況來介紹期刊變更館藏地的流程:

進入匯文系統主界面

選擇“訂購組織”窗口,選定需要修改館藏地的訂購目錄,查看相應的訂購細目。

1.未發訂現刊

若所選現刊訂購細目中的狀態顯示為“未發訂”,此情況多出現在年末或年初征訂細目已完成,而新刊未到之前。只需在訂戶信息中將館藏地按實際情況進行修改即可。

2. 已發訂現刊

若所選現刊訂購細目中的狀態顯示為“已發訂”,但尚未開始驗收。此情況也多出現在年初,有部分新刊已到,而尚有新刊未到之時。這種情況下,需先將對應現刊取消發訂,然后在訂戶信息中將館藏地按實際情況進行修改,最后再重新發訂。

3.開始簽收現刊

若所選現刊訂購細目中的狀態顯示為“開始簽收”,則修改館藏地的工作就比較復雜。具體步驟如下: (1)取消交接選擇“現刊交接”窗口,在查詢項中輸入刊名(或其他查詢項),點選“已交接”選項卡,點擊“查詢”按鈕,等待右邊查詢結果窗口出現所查找的已交接現刊信息后,選中該刊物,點擊“取回”按鈕,對該刊進行“取消交接”操作。 (2)變更館藏地選擇“現刊簽收”窗口,在查詢項中輸入刊名(或其他查詢項),點擊“查詢”按鈕。等待查詢結果出現所查找的已交接現刊信息后,選中該刊物,在訂戶信息中將館藏地按實際情況進行修改。(3)重新交接選擇“現刊交接”窗口,在查詢項中輸入刊名(或其他查詢項),點選“未交接”選項卡,點擊“查詢”按鈕。等待右邊查詢結果窗口出現所查找的尚未交接現刊信息后,選中該刊物,點擊“交接”按鈕,對該刊進行“現刊交接”操作。

二、對提高變更期刊館藏地工作效率的思考與建議

雖然針對某一具體刊物進行的變更館藏地的操作并不十分復雜,然而,一旦館藏地變更就需要對幾乎所有刊物進行館藏地變更操作,以中國礦業大學圖書館為例,若期刊館藏地變更后,需對3000多條信息進行相應的判斷和修改操作。以每人每天修改100條計算,需3個人,10個工作日才能完成,整個工作量還是比較大的。

考慮到底層數據庫的安全,匯文系統的數據維護人員一般不會采取修改數據庫記錄的方法進行館藏地變更的批量修改。鑒于在現有匯文連續出版物軟件上實現期刊館藏地變更的工作又比較繁雜,且從較長期的角度考慮,期刊的館藏地變更又是每個圖書館都不可避免會遇到的實際問題,所以從提高工作效率方面著眼,筆者建議匯文公司進一步完善期刊管理模塊中的數據導入導出功能,對訂戶信息中所包含的訂戶、復本數、分配地、分配數及排架號等信息也能夠允許導出為.dbf或者.xls格式文件,然后再用Access或Excel軟件打開,在經過慎重考慮,批量修改分配地并認真核對后再導入匯文系統,以期達到準確,高效無誤地實現批量變更期刊館藏地的目的。

三、結語

匯文期刊管理子系統的開發考慮到了刊物本身和期刊管理工作方方面面的特點,公司能及時解答客戶提出的問題, 并且根據客戶的使用需要, 每年都對系統進行維護升級, 使之變得更加合理完善, 更加貼近實際需要。(作者:中國礦業大學圖書館)

參考文獻

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[2] 童云娟 高榮華 鄭萍 匯文系統下交換期刊的管理,新世紀圖書館,2003,6:22-23.

[3] 李明珍,張麗霞 匯文文獻信息服務系統Libsys3.0在現刊簽收中的應用,科技情報開發與經濟,2007,18:47-48