ＥＲＰ系統(tǒng)實(shí)施前的初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備實(shí)務(wù)研究

摘要： 根據(jù)企業(yè)ERP軟件系統(tǒng)實(shí)施的實(shí)踐基礎(chǔ),對ERP軟件系統(tǒng)實(shí)施前的初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備進(jìn)行了總結(jié)和歸類。從實(shí)務(wù)上，闡述了初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備在整個ERP系統(tǒng)實(shí)施中的重要性，介紹了初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的具體內(nèi)容，并對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作提出了明確要求。

關(guān)鍵詞： ERP系統(tǒng)；初始數(shù)據(jù)；準(zhǔn)備；實(shí)務(wù)

ERP系統(tǒng)是一項非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它由先進(jìn)的管理思想與軟件系統(tǒng)相互結(jié)合構(gòu)成，整個系統(tǒng)可謂:“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”。期初初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備在ERP系統(tǒng)實(shí)施的過程中具有十分重要的地位，占整個系統(tǒng)工作量的30%－40%左右。在整個ERP系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，所有的操作過程都是針對有關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、處理和整理的過程。所以在實(shí)施ERP系統(tǒng)之前，一定要對初始基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行十分細(xì)致詳實(shí)地整理和分類，以滿足在實(shí)施階段系統(tǒng)正式上線和運(yùn)行時的使用。

1 期初初始數(shù)據(jù)的分類

整個ERP系統(tǒng)的期初初始資料可以劃分為兩大類:初始靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。其中，靜態(tài)數(shù)據(jù)是指在開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如：部門職員資料、供應(yīng)商資料等，它對動態(tài)數(shù)據(jù)起著支撐作用；動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)(業(yè)務(wù)單據(jù))，大多數(shù)隨經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的，如：銷售訂單、采購申請單等。ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中，對靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，是針對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和整理，而對動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，主要是業(yè)務(wù)單據(jù)格式的確定。

1.1 初始靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

1.1.1 企業(yè)組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù) 企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)單元是實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的主體，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)也是在各個使用部門之間進(jìn)行流動。所以在實(shí)施ERP軟件系統(tǒng)之前，首要任務(wù)就是準(zhǔn)備各個部門和人員的相關(guān)資料，對部門和人員進(jìn)行分組分類，細(xì)化每個部門人員的職責(zé)分工，使之能在ERP軟件系統(tǒng)中體現(xiàn)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu),以便在系統(tǒng)初始化之前對相關(guān)人員分配權(quán)限與責(zé)任。部門數(shù)據(jù)的信息主要包括部門名稱和部門類型等；職員信息主要包括職員姓名和職務(wù)等。

1.1.2 財務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 財務(wù)系統(tǒng)是針對企業(yè)資財以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行狀況的核算和監(jiān)督，其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也是其它業(yè)務(wù)模塊的支撐數(shù)據(jù)，其它相關(guān)模塊的業(yè)務(wù)資料最終會傳遞到財務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行反映。如果事先沒有準(zhǔn)備好財務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，那么物流系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)和人力資源系統(tǒng)等其它系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就無法準(zhǔn)備。在實(shí)務(wù)中,這類財務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包括：核算參數(shù)、幣別、計量單位、會計科目、稅率、系統(tǒng)啟用年度、系統(tǒng)啟用期間、會計期間定義以及各個會計科目余額等。在核算參數(shù)的準(zhǔn)備過程中，以財務(wù)核算方法作為核心內(nèi)容，如：是否允許負(fù)庫存、是否分倉核算、暫估沖回的方式選擇單到?jīng)_回還是月初一次調(diào)整、是否區(qū)分內(nèi)銷外銷等，這些參數(shù)的設(shè)定直接影響后續(xù)整個系統(tǒng)的運(yùn)行方式，甚至于有些內(nèi)容一旦設(shè)定后不允許做后期更改。

1.1.3 物流系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 物流系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要是針對進(jìn)銷存模塊以及企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)過程中物資流動的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，它的種類非常繁多；動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)絕大多數(shù)也由它的運(yùn)動產(chǎn)生。所以對物流系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集時不但難度高而且工作量十分巨大，這些數(shù)據(jù)也經(jīng)常會隨著經(jīng)營管理方法的不同而變動，具有一定的不確定性，收集這類數(shù)據(jù)時要十分細(xì)致地考慮企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)對物資管理的要求。物流系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要包含以下幾大類：物料資料、倉庫資料、客戶資料、供應(yīng)商供貨信息和庫存期初初始數(shù)據(jù)等。

在準(zhǔn)備物料初始資料時也要一并確定物料的相關(guān)屬性，明確物料的采購策略、生產(chǎn)方式和相關(guān)物料的財務(wù)數(shù)據(jù)等，有時這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的確定還要通過企業(yè)內(nèi)部多個部門之間的溝通、協(xié)調(diào)與合作才能最終完成。以一家生產(chǎn)電腦的企業(yè)的物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備為例，①首先要由技術(shù)部門確定電腦各個組成部件的物料編碼、物料名稱、計量單位、數(shù)量精度、規(guī)格顏色等基礎(chǔ)信息。②其次再由生產(chǎn)部門確定各部分物料的屬性：是外購、委外加工、虛擬件還是自制件。③針對不同的物料屬性，還要由倉儲部門、采購部門和生產(chǎn)部門共同確定采購方式：是按需訂貨、按固定批量訂貨還是按固定時區(qū)訂貨，同時還要確定物料存儲的最低庫存、最高庫存、安全庫存等。④由采購部門和銷售部門來確定物料的采購單價與銷售單價。⑤上述基本信息和物流數(shù)據(jù)確定以后，最后由財務(wù)部門確定各個物料計價方法以及相關(guān)的會計科目，如：主機(jī)的計價方法可以是加權(quán)平均成本法，銷售收入會計科目是主營業(yè)務(wù)收入；而內(nèi)存的計價方法是移動平均法或先進(jìn)先出法，銷售收入的會計科目則是其他業(yè)務(wù)收入。⑥對于采購提前期、訂貨/生產(chǎn)批量等經(jīng)常變動的數(shù)據(jù)可以事先預(yù)留，等到使用時再采購與生產(chǎn)部門來進(jìn)行設(shè)置。

除了上述物料的基礎(chǔ)信息以外，物流系統(tǒng)中還要準(zhǔn)備與供應(yīng)商、客戶有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以及企業(yè)內(nèi)部與倉儲相關(guān)的信息。針對工業(yè)企業(yè)或是生產(chǎn)制造類型的企業(yè)，其在實(shí)施ERP軟件系統(tǒng)之前，還要準(zhǔn)備與生產(chǎn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包含了企業(yè)的BOM資料、物料需求計劃（MRP）運(yùn)行策略、主生產(chǎn)計劃（MPS）運(yùn)行策略、工作中心、工藝路線等。

1.2 動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

與靜態(tài)數(shù)據(jù)相比，企業(yè)中動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作相對簡單，工作量也相對較小，只占整個初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的20%左右。它主要是由經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的運(yùn)行而產(chǎn)生的單據(jù)資料。在實(shí)施ERP軟件系統(tǒng)之前，可以根據(jù)部門類別和人員職責(zé)對這方面的資料進(jìn)行準(zhǔn)備，當(dāng)然也可以依據(jù)企業(yè)中現(xiàn)行的業(yè)務(wù)單據(jù)直接轉(zhuǎn)接到軟件系統(tǒng)當(dāng)中。

1.2.1 生產(chǎn)和物流系統(tǒng)的動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) 在整個ERP軟件系統(tǒng)中，絕大多數(shù)的動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都產(chǎn)生于生產(chǎn)和物流系統(tǒng)中，這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也是進(jìn)行企業(yè)財務(wù)分析、經(jīng)營決策的依據(jù)。對這類數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備過程就是確定各種業(yè)務(wù)單據(jù)格式的過程。ERP軟件系統(tǒng)的實(shí)施中，企業(yè)人員最關(guān)心的也是這類經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過這些數(shù)據(jù)及時了解庫存資金占用狀況、供應(yīng)商及時供貨情況、客戶信用情況、銷售收入情況以及生產(chǎn)安排情況等等。物流模塊中，這些動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)主要是進(jìn)銷存的業(yè)務(wù)單據(jù)，如：采購入庫單、銷售訂單等。而生產(chǎn)模塊中的動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)主要是指生產(chǎn)任務(wù)單和生產(chǎn)單元的流轉(zhuǎn)匯報單據(jù)等。部分企業(yè)還需要相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)的匯總信息，這也要一并在系統(tǒng)實(shí)施之前確定相應(yīng)格式。

1.2.2 財務(wù)系統(tǒng)的動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) 財務(wù)系統(tǒng)的動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)主要指的是憑證、賬簿和報表。這些單據(jù)的格式要按照相應(yīng)要求進(jìn)行確定。另外，在進(jìn)行財務(wù)核算時，有些時候還要把會計科目與物流系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)一并加以考慮，才能得到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，如：在核算應(yīng)收賬款時，就要用到相關(guān)客戶的信息；在核算應(yīng)付賬款時，也要用到相關(guān)供應(yīng)商的信息。所以在確定賬簿格式時，也要確定這些附加信息的格式。

2 期初初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的一般性策略要求

ERP系統(tǒng)實(shí)施前的初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備與系統(tǒng)正式上線運(yùn)行時的數(shù)據(jù)錄入有很大不同，系統(tǒng)正式上線運(yùn)行時，數(shù)據(jù)的錄入主要是企業(yè)內(nèi)各部門人員的手工錄入，以動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為主，以當(dāng)天實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)單據(jù)為主。而期初初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備主要是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是把企業(yè)中所有現(xiàn)行的基本資料以特定的格式錄入到軟件系統(tǒng)中，對數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的格式與正確性有更大的要求。

2.1 以部門人員職責(zé)為主線，對初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作進(jìn)行合理分工。由于期初初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的是企業(yè)內(nèi)部所有需要輸入到軟件系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)數(shù)量與種類非常繁多，僅由少數(shù)幾名員工來準(zhǔn)備會造成不必要的混亂，甚至?xí)涎覧RP的實(shí)施工期。建議按部門的職責(zé)和種類來對數(shù)據(jù)準(zhǔn)備進(jìn)行分類，再在部門內(nèi)部進(jìn)行人員分工，如：在期初初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時，可以讓技術(shù)部來準(zhǔn)備BOM資料，客戶部來準(zhǔn)備客戶的相關(guān)信息等，讓企業(yè)員工的日常工作分工與數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的分工基本一致。

2.2 按照先后原則，合理安排數(shù)據(jù)準(zhǔn)備順序，保證數(shù)據(jù)的一致性。對企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備不能一擁而上、各部門齊頭并進(jìn)，這樣反而會適得其反，造成日后的返工，更增加了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量。例如：如果技術(shù)部門沒有準(zhǔn)備好物料的分類和編碼，倉庫就不能準(zhǔn)備物料的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；如果財務(wù)部門沒有設(shè)置好會計科目，倉庫也不能準(zhǔn)備物料財務(wù)部分的信息?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備也要在做好各部門人員及時溝通的基礎(chǔ)上，按照先靜態(tài)后動態(tài)，先基礎(chǔ)數(shù)據(jù)再生產(chǎn)物流數(shù)據(jù)的原則進(jìn)行。

2.3 要求一崗一員，保證數(shù)據(jù)的正確性和格式的規(guī)范性。保證數(shù)據(jù)的正確性，首先要保證數(shù)據(jù)本身的正確性，也即數(shù)據(jù)的來源正確，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和動態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都要來源于相應(yīng)的崗位，一崗一員，一個崗位的數(shù)據(jù)只能由一位員工來收集，來源也要是這惟一的員工，沒有其它信息源頭；再次，數(shù)據(jù)的正確性還要求在ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入過程中保證正確，誰錄入誰負(fù)責(zé)，做到定期檢查。在期初初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備之前，ERP實(shí)施顧問會提供相應(yīng)數(shù)據(jù)的空白格式范本，企業(yè)人員可以按照事先準(zhǔn)備好的編碼原則和數(shù)據(jù)格式，對數(shù)據(jù)的一致性進(jìn)行檢查和核對，在確保數(shù)據(jù)的正確性和規(guī)范性以后，就可以在ERP軟件中進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。

2.4 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備分類要求可以按照ABC分類法，按重要性原則對基礎(chǔ)資料進(jìn)行分類，對于迫切需要的數(shù)據(jù)要定義關(guān)鍵元素A類，確保在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段就能完成，不會產(chǎn)生拖期；對于經(jīng)常變化并且不重要的數(shù)據(jù)，可以定義為非關(guān)鍵元素C類，在系統(tǒng)運(yùn)行時，再予以確定，這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備即使拖期了，也不會對系統(tǒng)的運(yùn)行產(chǎn)生多大的影響。另外還要在A類數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備時可以安排專職人員進(jìn)行各部門之間的溝通協(xié)調(diào)，以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備能夠按質(zhì)按量按時完成。

綜上所述，ERP軟件系統(tǒng)實(shí)施前的期初初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一項相當(dāng)繁瑣的工作，其工作量在整個ERP系統(tǒng)中也占有相當(dāng)大的比重，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備質(zhì)量的好壞直接影響到企業(yè)ERP實(shí)施的成敗。為此實(shí)施ERP軟件系統(tǒng)的企業(yè)人員一定要做好相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作，為整個ERP系統(tǒng)最終成功上線運(yùn)行打下夯實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

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作者簡介：魯少勤，1981年10月出生，男，本科，助教，工作于常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息管理系。研究方向：企業(yè)信息化，信息管理與信息系統(tǒng)。