高校全域信息共享的若干問題探討

蔣磊宏　欒婧怡

摘 要：高校全域信息共享的目標是多層次、多角度的，既要解決跨域信息系統之間的共享與協同，又要采集來自各職能域的數據，使全域信息授權給不同角色的人查詢利用。本文對全域信息共享的目標、松耦合架構、信息門戶、角色與授權的若干問題進行探討。

關鍵詞：全域信息共享 職能域 松耦合 角色 授權

中圖分類號：G203 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8454（2009）05-0004-03

中國高校信息化建設和應用快速發展，各高校按職能域建立并投入使用了許多應用系統，逐步實現了同一處室內部不同業務（科室、崗位）間的信息共享和業務協同。在教學、科研、管理和校園生活等領域發揮了良好的作用。隨著信息系統應用的深入，用戶的信息化素養得到大幅提高，越來越多的部門不再滿足于本部門的信息共享與業務協同，開始提出跨處室、跨應用、跨職能域的信息共享和業務協同需求。與此同時，將積累多年的大量數據集中起來，為校領導提供輔助決策支持服務也提上了日程。

一些信息化建設領先的大學，開始進入跨業務領域信息共享、建立全校統一集成的信息系統階段，目標是整個大學跨職能域的信息集成、共享與協同。按照諾蘭信息化模型，這些大學開始步入信息集成期，從基于關系數據庫的信息系統建設與應用轉向基于主題數據庫的第三類數據環境應用的快速發展。本文探討大學全部職能域（簡稱全域）信息共享的若干問題。

一、全域信息共享的目標分析

全域信息共享需要解決哪些業務問題？筆者認為，高校全域信息共享需要實現的目標是多角度、多層次的。一是要實現跨職能域系統之間的信息共享，即計算機之間的信息共享；二是要將不同職能域系統中的信息集中起來形成全域信息，提供給不同工作崗位的人查詢、統計分析，即按角色授權，為用戶提供的信息共享。

計算機之間的信息共享提供了不同的職能域（包括院系處室、科室、崗位）之間相關業務數據的共享、業務協同、數據同步，是基層業務部門對具體事務的處理，是細節信息的共享。

為用戶提供信息共享，使得經過授權的用戶，能夠查詢到原來處在不同職能域數據庫中的數據，并加以統計分析和利用。進一步，可以為領導提供輔助決策支持服務。它主要以知識研究和啟發為中心，提供充分的數據和統計分析而提高決策的質量。這樣的信息共享，不僅需要大學內部的信息，更多地還需要源于校外的信息。因此，采集各個職能域的哪些信息，如何將這些信息組織起來，變得更為重要。

因此，全域信息共享至少需要完成以下工作：

（１）權威數據同步到各職能域業務系統，保持數據的一致性。比如教務處負責學生學籍管理，其數據庫中的學生基本信息是權威數據。其他需要學生基本信息的職能域，無須再去維護一套學生基本信息庫，全域信息共享要將權威數據同步到各職能域的信息系統中，如學生處、圖書館、財務處、校園一卡通、科技處、檔案館等職能域。

（２）跨域業務協同，若干個部門協同完成一項跨多個職能域的全域業務。一個典型的例子是畢業生辦理離校手續，需要教務處提供畢業生名單，就業指導中心提供畢業去向，圖書館審核有無未還圖書或罰款，組織部和團委辦理組織關系轉移，學生處與有貸款的學生簽署歸還貸款保證書，財務處審核有無未交學費或未核銷暫借款，保衛處審核戶口遷移情況，宿舍管理部門辦理退還宿舍手續，院系發放畢業證等。離校手續辦結信息提供給學生醫療保障、校園一卡通等職能域終止其在校學生待遇。在這個全域業務協同系統中，需要來自各職能域的數據，使不必到某部門辦手續的畢業生，自動辦結了該部門的手續，而學生辦結某部門手續后，相關信息及時提供給后續部門，各職能域業務系統緊密配合，實現全域業務協同。

（３）從不同職能域的信息系統中抽取信息，包括收集外源信息、統計數據，形成主題數據庫，使得經過授權的用戶，能夠查詢到原來處在不同職能域數據庫中的數據，并加以統計分析和利用。提供在線分析，向領導層提供決策支持服務。

（４）提供面向師生的一站式服務，統一身份認證、角色劃分與管理，按角色訪問授權，提供單一訪問入口（信息門戶）。

二、全域信息共享的方案選擇

大學的組織結構與企業相比很不相同，大學全域信息共享采取什么方案，或許與大學組織結構的特點有關。研究表明，大學組織結構具有“松散聯結”的特點。[1] 具有這種特性的組織對于環境適應具有較強的靈活性，當環境變化時，組織內部要素之間的牽制較小，每一個單元可以相互獨立地做出反應，以適應外部相互矛盾的需求。[2] 例如，大學教學管理（教務職能域）與科研管理（科研職能域）的日常工作之間沒有緊密的聯系，教務職能域的課程安排、上課、考試、學生成績管理等業務環節與科研職能域的項目申報、科學研究、科技成果鑒定、專利申報等業務環節之間基本不需要細節數據的交換與業務協同。

大學組織結構的多目標、結構相對松散、部門之間牽制較小、每個部門可以相對獨立地開展業務活動的特點，使得大學全域信息共享更適合采用松耦合的架構。因此，可以考慮在同一職能域的各類業務之間采用緊密耦合的信息系統，通過統一的后臺數據庫實現無縫連接和業務協同。而跨職能域的信息共享可以考慮跨平臺、松耦合、面向服務的體系架構（SOA），使被集成的應用保持其自主性。松耦合架構隔離了復雜性，可以用較小的代價逐步實現整個系統集成，給實現全域信息共享帶來更小的技術風險和更大的潛在價值。在同一模式下，可積累更多的跨域應用和共享信息。當越來越多的部門和業務加入協同時，這會變得更有意義。

采用松耦合架構時，一個比較重要的問題是職能域劃分的顆粒度大小。過大的顆粒度尤其是劃分跨越多個處室業務的職能域，會增加實施該職能域統一信息系統的復雜性。而過小的顆粒度會給全域信息共享帶來困難，原因是職能域劃分過細，會產生大量的冗余數據，可能帶來權威數據不可信等問題，同時也增加了數據交換和轉換環節的復雜度，嚴重影響了系統效率和效果。假如同一綜合業務部門內部各種業務間的信息尚未實現共享，數據不一致（比如有些高校教務處同時運行著學籍管理、排課、選課、評教等幾個孤立的信息系統），則難以實現全校跨部門的信息共享。因為共享信息的數據維護不僅包括持久性的數據維護，還要包括因業務更新帶來的各環節的調整，如果缺少部門內整合的業務流保障，可能導致全域信息共享渠道逐漸失效。

因此，至少應將同一綜合業務部門（如教務處）內部各科室、各崗位間聯系比較緊密的全部業務劃分在一個職能

域中，通過統一的后臺數據庫實現職能域內的信息共享與業務協同。形成完善的覆蓋整個綜合業務部門的基于業務流的應用系統，為全域信息共享提供保障。對于條件成熟的大學，可以考慮將職能域劃分得更大一些，國際上許多大學采用的學生管理套件，通過統一的后臺數據庫，將學生從入學到畢業的整個生命周期中涉及的各個業務環節都包含在內，由它實現的學生管理職能域，包括了教務處、研究生院、學生處、招生就業處的全部業務，以及財務處與學生相關的業務領域。

三、共享數據庫存儲的數據

建立全域信息共享系統通常會建一個共享數據庫。上海交通大學在分布式層次型的處理和信息結構下將系統分為：應用業務層、共享數據層、信息服務層和服務展現層，如圖1所示。共享數據層建立在應用業務層之上，對應用業務層的數據進行抽取、綜合、歸類和抽象。這一層的目標是集成全局性信息，支持共享、分析和互操作。[3]

根據對全域信息共享目標的分析，共享數據層存儲的數據應包括：

（１）為支持跨職能域應用之間的數據交換與共享，需要實現權威數據的同步交換，共享數據層通過數據采集和交換系統從應用業務層抽取權威數據，并分別交換到需要的職能域系統中。權威數據也是組成主題數據的來源之一。

（２）為支持跨越多個職能域的業務協同，實現跨域的事務處理，共享數據層從應用業務層抽取互操作數據，并可以在信息服務層（或應用業務層）建立全域的業務應用。互操作數據可能是權威數據的子集，業務協同本身也可能修改權威數據。

（３）為實現授權用戶查詢全域數據，并加以統計分析和利用，共享數據層從應用業務層抽取全域性共享數據、綜合性持久性數據、統計數據、業務視圖等，提供可供比較的外源數據，并以主題數據庫的形式加以組織，形成全域信息，提供跨職能域的查詢、統計分析和決策支持服務。

共享數據層不應該將應用業務層中的細節性、過程性數據全部照搬進來。

四、關于單一訪問入口、角色劃分與授權的思考

1.關于單一訪問入口

通過全校統一的信息門戶，實現單一入口訪問，使用戶得到一站式服務，無疑是信息化水平較高的標志之一。但問題是在松耦合架構下，各個職能域已建立的網站是否還有保留的意義？統一信息門戶是否一定要將各個職能域網站的用戶界面統一起來？

用戶上網的目的不同，行為也會不同。登錄信息門戶漫游時，如果門戶系統能夠將來自不同職能域與用戶密切相關的信息推送到用戶面前，將受到用戶的歡迎。而如果用戶上網目的單一，比如報考研究生，直接輸入研究生院網址或許更為方便。對于那些未列入大學統一身份認證的用戶或社會公眾，這些職能域的網站也會提供方便。有些職能域的網站可能還需要提供兩種登錄方式，讓沒有列入統一身份認證的人員也能登錄，比如，持有校園一卡通的校外人員登錄一卡通網站查詢消費記錄。顯然，各職能域的網站是有理由存在的。統一信息門戶也不一定要將各個網站的用戶界面統一起來，只要通過統一身份認證，能夠漫游登錄各個校內網站就達到效果了。

2.關于角色劃分

通過信息資源規劃，我們可以將整個大學劃分成若干職能域，將大學中的人群劃分成若干角色。

人員按基本屬性，可以劃分為“教職工”、“學生”兩種角色。教職工還可以劃分為專任教師、管理人員、工勤人員等角色；學生還可以劃分為本專科生、研究生、成人（網絡）教育學生等角色。

按所屬部門屬性，劃分人員的部門角色。

按黨政職務屬性，可以將教職工劃分為“校領導”、“部處長”、“院系領導”等角色。

按工作崗位和負責領域屬性，可以將教職工劃分為“部處管理崗”、“院系管理崗”。根據負責領域，可以進一步將“院系管理崗”劃分為“教學院長”、“教務員”、“科研院長”、“科研秘書”、“組織人事書記”、“組織人事干事”、“財務崗”、“設備崗”、“思政教師”等。

一位教職工可能擁有多種角色。按所屬部門屬性確定的角色，由全域共享信息系統根據人員所屬的部門自動確定。按黨政職務屬性確定的角色，根據人事管理域中的黨政職務信息獲得。按工作崗位或所負責的工作領域確定的角色，分別由相應的職能部門確定，比如由教務處確定“教學院長”、“教務員”角色，科技處確定“科研院長”、“科研秘書”角色等。

3.關于按角色授權

在松耦合架構下的授權，可以考慮集中與分布相結合的方式。

各職能域的信息系統，如果需要按角色授權，由各職能域分別授權，經過統一身份認證后，可以將職能域的授權繼承到統一信息門戶中來。

對于按人員基本屬性的授權，一般應該采用集中授權方式，凡是校內用戶都能夠訪問的網絡信息資源，如網絡基本服務、圖書館等，都可以采用這種方式。

由大學統一信息門戶提供的統計查詢服務和全域應用服務，可以按所屬部門屬性、黨政職務屬性、工作崗位和負責領域屬性來進行集中授權，將允許訪問的信息和應用授權給相應的角色。由于這些用戶的角色是由相關職能域確定的，此時采用的集中授權方式，實質上是另外一種集中與分布授權相結合的方式。

五、結束語

綜上所述，高校建立統一信息系統需要考慮多層次、多角度的應用需求。在建設統一信息系統時，首先要構建滿足上述需求的可擴展的完整統一的技術架構和信息標準，而多層次的應用需求可以根據緊迫性和可行性分階段實現，逐步實現全域信息共享的目標。

參考文獻:

[1]Karl E. Weick，Educational organization as loosely coupled system. Administrative Science Quarterly, Vol. 21, No.1(Mar.,1976):1-19.

[2]閻鳳橋,康寧.中國大學管理結構變化實證分析[J].高等教育研究,2004(9):36-41.

[3]董傳良,胡鳳華,楊虹.高校信息系統共享和互操作的設計[J].教育信息化,2006(10)(增刊):398-402.