供應鏈管理在高校數字化圖書館中的應用研究

〔摘 要〕本文針對當前高校新型數字化圖書館建設中存在的問題，提出了供應鏈管理系統的運用，探討了實施的一系列措施及作用。對高校圖書館的建設具有參考作用。

〔關鍵詞〕高校圖書館；數字化；供應鏈

〔中圖分類號〕G258 〔文獻標識碼〕B 〔文章編號〕1008-0821(2009)04-0090-03

Study in Application of Supply-chain Management

System in Digital Library in UniversityWang Xiyun

(Library，Harbin Institute of Technology，Haerbin 150001，China)

〔Abstract〕This paper discussed the current problem of builting the new digital library in university，then brought forward the application of supply-chain management system，went further with the measures and effection that has been put into practice.It has the reference effection on construction of the library in university.

〔Key words〕university library；digitization；supply-chain

高校圖書館作為知識、信息的集合地，是一種以知識、信息為核心要素的服務實體；知識、信息作為其中的關鍵要素，在經濟發展中具有特殊的地位和作用。在這樣一個知識經濟時代，圖書館的管理以及運作方法都與以前發生了變革性的改革，圖書館館藏信息更新加快，信息技術在圖書館中的廣泛應用使得圖書館知識的傳播速度加快，覆蓋范圍擴大，也使得廣大師生用戶對圖書館服務的要求大大提升。圖書館對知識的獲取、集合、共享、傳播、應用甚至創造的能力成為決定圖書館發展的關鍵性因素。圖書館在面臨如此多挑戰的情況下，供應鏈管理系統整體優化了日益呈現的矛盾問題，可以讓圖書館更好的立于不敗之地，成為讀者方便快捷的信息獲取渠道。

1 當前數字化圖書館建設中存在的主要問題分析

在信息化發展迅速的今天，高校圖書館進入了數字化管理運作模式。隨著數字化腳步的加快邁進，隨之而來的也有很多不容忽視的問題。

數字圖書館作為一個比較新生的概念，從提出到許多高校圖書館投身于數字圖書館的建設行列，時間只有短短幾年，這其中對于統一的規劃與協調往往缺少了具體的管理。形成了數字圖書館標準不一的局面。加之圖書館還沒有完全從“內部服務設施”的定位中走出來，沒有很好的駕馭新型的數字化圖書館而片面地追求數字化資源的存儲量，忽視了自身館藏的特點和學校教學的實際情況，盲目地建設數字圖書館，出現了各自為政的現象。圖書館作為信息知識的集散地，應該給廣大用戶創造一個方便快捷的檢索交流平臺。但現階段的情況下許多圖書館在檢索語言、檢索方式和管理系統等都存在較大差異，館與館之間的數據各不兼容，各系統之間難以相互借鑒溝通。造成了大量的財力、人力、物力資源浪費在低水平的重復建設上。

高校數字化圖書館一定要有專業的學科館員來進行圖書館日常的維護，和與用戶進行日常交流溝通的職責。而目前，專業知識和技能都普遍較低的圖書館館員大多不能適應數字圖書館發展的要求。圖書館在知識與信息的發展中日益重要的地位和館員一成不變的管理運作方式形成了鮮明的對比。要創建新型的數字化圖書館就要對現有館員隊伍進行系統的、有計劃的在職學習和培訓，讓館員的業務水平得到質的提高，改變其陳舊知識結構和落后的知識觀念，以適應提供數字化信息資源服務的高標準要求。

2 供應鏈管理的概述

普遍意義上的供應鏈，其實就是由供應商、制造商、倉庫、配送中心和渠道商等構成的物流網絡。但隨著信息化和全球化浪潮的到來，供應鏈管理的思想也在不斷變化。知識流成為繼物流、信息流與資金流之后供應鏈的重要要素。而我們現在所討論的運用到數字化圖書館建設中的以知識為主要構成主體的供應鏈管理，就是指在滿足一定的目標服務水平的條件下，為了使供應鏈系統效果達到最優而把數字化管理系統與各部門的獨立業務等有效地組織在一起來進行信息的獲取、集合、共享、傳播、應用的管理方法。

供應鏈管理所考慮的內容很廣泛。他包括了所有在滿足讀者需求的過程中有影響的各個成員單位。這樣的特性運用到圖書館的建設與管理上就可以更好的制定出日常工作計劃，滿足用戶的要求。

供應鏈管理的目的在于追求整個供應鏈系統的整體效率和整個系統費用的有效性，總是力圖使系統效率最高。供應鏈管理是可以圍繞所要達到的目標將所有單獨的部門或者單獨的方法有機的結合成一體來展開的管理，因此它包括了許多層次上的活動，包括戰略層次、戰術層次和作業層次等。圖書館在實際的日常運作中，只有通過供應鏈的有機整合，才能顯著地降低成本和提高服務水平與服務效率，盡管是在實踐中供應鏈的整合存在著巨大的困難。這是因為：首先，供應鏈中的不同成員存在著不同的、相互沖突的目標。其次，供應鏈是一個動態的系統，隨時間而不斷地變化。不僅服務所面向的群體的需求和所能提供的服務都隨時間而產生變化，而且供應鏈成員之間的關系也會隨時間而變化。

由此可見，在數字化圖書館的建設中引入供應鏈管理的概念很有創新性，但同樣也具有挑戰性。

3 供應鏈管理的引入所解決的具體問題分析與研究

從知識的角度看，供應鏈實質上是知識的供應鏈，在數字化圖書館的建設中，知識供應鏈就成為連接服務者與被服務對象的紐帶。圖書館形成的一張知識網絡，將各部門結合起來，給予其更大限度的自由，也更全面地將知識網絡呈現在用戶面前。供應鏈管理把圖書館的業務流程納入到一個整體中，從信息的搜集到整理，從知識的共享到傳播交付形成一個完整的網絡，使圖書館可以對信息的搜集、存儲、發布進行可視化管理，并根據讀者的需求做出理性的分析和決定。供應鏈管理優越性便是將信息成本減至最小而又不影響圖書館的運作。高校數字化圖書館建設中的供應鏈系統可以分為狹義與廣義兩個方面。

狹義的方面既由單個圖書館內部組成一個供應鏈系統。圖書館通過對需求的調查與把握，對自己所處于的位置和讀者提出的需求和閱讀趨勢有充分的把握，然后基于比較精準的預測，與供應鏈內部各方共享需求信息，制定并隨時微調供應計劃，保證一流高效的服務。降低成本，縮短計劃準備提前期，同時也能大大減少工作中各部門磨合的時間，讓供應鏈內部的各部門交流更廣泛全面。這樣的管理要建立在高科技信息技術的投資上，不僅推動了管理的創新，有效地代替傳統獨立部門服務和簡單預測造成的高昂的人力、物力等資源的浪費，也可以讓各部門及時的應對可能產生的問題，做好溝通和準備工作。在工作復雜且投資高昂的部門，例如電子閱覽室中，設備利用與管理是重中之重。利用供應鏈管理在這些部門進行優化設置。增加與其它部門的聯系與信息共享。提高設備利用率；另一方面也可以成為新的為廣大讀者用戶提供信息檢索查閱的平臺。供應鏈管理可以讓圖書館的管理處于一個很可視化的情境中，并在綜合了各部門的實際工作需要要求后和各種可能出現的情況進行對比后對管理工作進行更精確的計劃，從而對用戶時刻變動的要求能從容應對。

針對以上提到的數字化圖書館的建設中存在的職工大都專業技能欠缺的問題，供應鏈的管理概念可以提供一個很好的培訓和鍛煉館員的機會與平臺。各部門的聯系更廣泛，讓館員接觸的工作范圍增大的同時又不增加其工作負擔，改變以往一崗一人的管理模式，自由度大大增加，也讓所有館員的知識結構更加多層次多元化，既培養了更適合新型圖書館建設的人才，提高了館員的整體素質，也同時節省了培訓成本。

就廣義的方面而言，圖書館建設中的供應鏈各節點就從圖書館內部的各部門上升到各圖書館之間的聯系和其所組成的范圍更廣泛的系統。一方面充分協調共享多個不同地區(地域)的多個資源分配，以實現更大范圍內的資源共享與整理，讓信息傳遞的范圍以各節點為單位，在讀者面前呈現出一個更加完善的信息網絡體系。達到整體聯結運作，信息共享，以及整體結構的優化的目標。另一方面，通過合理的業務準則和作業計劃使各節點內部的利潤最大化，并且滿足更大層次范圍內的不同要求的客戶，既保證了自己的利益也給自己一個可以持續增值的契機。

供應鏈管理使得圖書館業務流程的改善同樣在管理層面上可以有所體現。樹立一個全局觀念，把需求與供應聯在一起通盤考慮，對讀者需求的敏感，力求準確，把信息來源者、于自己同意位置上的其他圖書館納入到自己的體系中，追求長期的共同合作信息共享，力求達到共贏局面。在供應鏈管理概念中強調的是所要達到的共同目標，而非落后的管理體系中各部門各自為政的局面，這就要求各部門的部門目標和利益都要服務于整體供應鏈效益這個大的目標之下，管理人員需要重新制定各部門的關鍵努力方向和服務指標，來以一個新的高度考核部門的成績，同樣要也通過利益杠桿規范各部門的工作，并以整體的眼光配合好供應鏈管理所需的每一項工作。圖書館要依據此設計一個更加合理的管理流程甚至組織架構，保證供應鏈的先進模式能夠在圖書館中充分發揮作用并落在實處。

廣義的供應鏈管理可以針對目前許多數字化圖書館存在比較混亂的管理上做出很好的調整，增加各地域圖書館信息資源的聯系與共享，讓供應鏈各節點上的圖書館互相取長補短，形成較為統一而又各具特色的管理模式與運作體系。也為更好的進行行業規范奠定了重要的基礎。

4 供應鏈管理的調整與運用

前面概括了供應鏈管理的工作原理和在圖書館建設中的作用。如同每一個IT系統一樣，供應鏈管理在中國的經濟和文化背景下，對于目前大多數圖書館的發展現狀，需要進行一定程度上的調整才能最大限度地發揮它的優勢。

4.1 目前許多圖書館屬于高成長型正處于發展階段，即在成長期的初始階段這些圖書館的目標是影響更廣泛的受眾群體。而供應鏈管理的最根本的目標是通過優化供應鏈計劃而保證其高質量的服務，最終提升讀者滿意度，提升服務水平。因此國內部分圖書館目前的目標與供應鏈管理的目標可能會有些沖突。此時，供應鏈管理就要進行適當調整，以滿足現階段圖書館的目標要求。在戰略層面可以考慮長期以及未來的目標，對需求的滿足和日常工作的管理可以在運營層面進行考慮。考慮近期的讀者需求，自己本身的能力，信息貯藏量，并生成具體計劃，指導圖書館的發展，同時可以及時應對緊急情況的發生。

4.2 在實施供應鏈過程中存在基層與管理層之間的矛盾供應鏈管理強調的是整體把握，面向全局的理念。這就是基層工作的人員掌握了第一手的資料，但往往基層的館員并非參與制定館內日常工作的主要制定人員，使得館員所進行的工作與管理人員所制定的計劃之間有著許多矛盾與不和諧。這就要求管理人員更加廣泛的吸取意見，將基層與管理層的距離拉近，通過一手的數據來反映讀者最迫切的需求，把各部門的信息收集管理的更具規范，為整體的最終目標服務。基礎數據的采集，積累的時間和數據應該越全面越準確越好。否則，系統就不能正確反映供應鏈的現實形態，從而無從考證在哪個環節存在瓶頸，也就無從優化。

4.3 供應鏈管理帶來的效果往往不會馬上明顯

供應鏈管理系統由于把圖書館的業務流程納入管理體系，每天會產生大量動態信息，而對這些信息進行篩選，提煉出有效信息然后分析利用，以找出供應鏈效率的問題所在，并幫助圖書館作出相應的對策，是供應鏈管理優勢的體現，同時也是比較困難的應用。由于供應鏈系統本身的復雜性和數字化圖書館應用時功能和業務規則設定的多樣性，要充分理解系統的結果和深度調查供應鏈效率有一定難度。因此，供應鏈管理帶來的效果往往不會馬上明顯。

5 在運用供應鏈管理中管理層所應重視的問題分析

數字化圖書館建設中供應鏈管理的運用上遇到的一些困難，我們在現實中進行新型高校數字化圖書館建設中就要做到適當的調整，以適應不斷改變的境況，使得圖書館發展的腳步走出最優路線。

對于圖書館的管理層，在建設前期不要盲目地去選擇或決定，要多看供應鏈管理的案例，多運用廣義的供應鏈管理概念。與同位置的圖書館進行互相學習。要分析成功光環的背后的鋪墊工作，對于新事物的嘗試要吸取失敗的例子而走向最終的目標。管理層要了解供應鏈的變革性，了解它對傳統業務流程和思想觀念的沖擊，對各方面潛在的阻力要有思想準備，并建立好實施的框架和制度，使效果盡早地彰顯，使各部門盡快盡早地接受系統。在項目實施的很多時候，原流程的改變，新流程的推動，都需要強硬的管理層作為后盾。在堅持原則的基礎上，對于細節方面兼顧圖書館館員的工作習慣，使系統對工作的改變集中在思想方式的改變，而不是主要花費在無謂的適應新工作環境上。考慮各地域的不同情況，而不必為追求細致耽誤整個供應鏈實施的進程和效果。始終謹記圖書館作為社會文化事業中重要的組成部分所最終服務的是廣大讀者用戶。

6 結束語

在一定意義上，決策者的傾力參與是供應鏈項目成功的保證。隨著國內宏觀經濟的蒸蒸日上，相信高校數字化圖書館采用供應鏈管理系統是其保持持久發展和優勢的必由之路。高校圖書館應該通過全面、深入的調研，結合本校教學和科研的需求、館藏資源的特點、館員隊伍大小和素質，制定長期、中期、短期的目標，分階段地逐步建設和發展數字圖書館。只有通過供應鏈管理的應用加強具有本館特色的文獻信息資源的數字化建設，才能更好地在資源共享中受益，這也將是高校數字圖書館建設的一大亮點。

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