數字資源長期保存的成本與管理因素分析

〔摘 要〕本文針對數字資源長期保存的兩個非技術因素——成本和管理因素，探討了這兩個因素對數字資源長期保存的影響。說明了在數字資源長期保存中需要注意的有關成本和管理方面的一些問題。

〔關鍵詞〕數字資源；長期保存；成本分析；管理

〔中圖分類號〕G250.76 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)04-0093-02

The Costs and Management Facter Analysis of Digital Resources PreservationZeng Yi

(School of Computer and Information Science，Southwest University，Chongqing 400715，China)

〔Abstract〕This article discussed the two non-technical factors of the digital resources preservation，that was，cost and management factors，it explained the influence of the the two factors.And Showed that attention should be paid to the costs and management problems in the long-term preservation of digital resources.

〔Key words〕digital resources；long-term preservation；costs analysis；management

伴隨數字信息資源呈爆炸性增長，數字信息資源保存與利用問題正成為世界各國數字圖書館發展過程中急需解決的重大課題，已引起國內外圖書館界、檔案界的高度重視。這一重要課題的解決，不但對數字圖書館的發展極為重要，同時也是保存人類數字化文化遺產的需要。我國數字信息資源保存研究開始于20世紀90年代后期，經過不到10年的發展，研究成果逐年增多，內容也逐漸豐富。然而長期以來，對數字資源長期保存的技術因素的研究占了很大比重，而忽略了數字資源長期保存的非技術因素，確保數字資源能夠順利長期保存是各方面因素相結合的問題，數字資源長期保存實施目前所遇到的問題不只是技術問題，更多的是非技術性問題，如成本問題、管理問題、法律問題，知識產權問題等等。只有分析并解決這些難題，才可制定出更好的數字資源長期保存的策略。在本文中，主要針對數字資源長期保存的成本和管理因素進行分析。

1 成本分析

對數字資源長期保存的成本進行分析，可以明晰各種費用支出，合理調配各種資源，為尋求降低成本的方法提供一些思路。國外的Testbed項目對數字資源長期保存所涉及的成本問題進行了分析，提出了成本指標，設計了一個有關數字資源保存的成本。在本文中，筆者把它分為2個方面，即數字資源長期保存的固定成本和可變成本，見圖1：

1.1 固定成本

固定成本分為以下幾個方面：

1.1.1 技術成本主要是技術方面的成本支出

數字資源長期保存中需要投入大量技術性成本。主要包括操作系統、安全管理軟件、文檔管理軟件、新/舊應用軟件、顯示程序、通信軟件、數據庫使用許可等費用。這一部分涉及到購買操作系統的問題，同時需要系統保護軟件(防止病毒以及未授權的獲取等)，也需要具體的軟件來獲取和存儲數字記錄。存儲系統要提供對存儲文檔的獲取功能，這就要求除了普通的存儲軟件外，還需要具體的應用軟件或顯示軟件，以使用戶能顯示或使用存儲的記錄。另外，每一個進行數字保存的機構，不管其規模大小，都需要文件管理系統(Document Management System，DMS)或文檔管理應用軟件(Records ManagementApplication)。在準備這些預算時，常被忽視的兩個問題是通信軟件和網絡數據庫使用許可費用。

1.1.2 基礎設施建設成本主要是指購買數字資源長期保存的硬件時所支付的成本

在某種存儲系統中等。物理場所主要包括安放服務器和相關設備的空間、足夠的辦公室空間、安全防護設施(如防靜電地板、防盜裝置、空調系統)等。數字保存活動需要在一定的空間場所實施，對環境條件要求較高，這部分開支是必須的。服務器用于數字文檔的儲存和長期保存的管理，把開發、測試和生產等各種設備分開安裝，可以減少風險、提高效率，但相應地會增加成本。長期保存需要配置與文檔存儲系統同樣類型和規模的計算機系統，包括服務器、工作站、儲存媒介、備份設施、閱讀設備等，用來接收各種各樣大小超過幾千兆的文檔組。系統需要對這些記錄進行安全的存儲，以便實施長期保存操作、評估保存活動的結果等。同時還需要更多的服務器和存儲設備來開發和測試保存方法、評價保存操作結果的軟件以及其他的工具。另外，保存系統可能需要一系列不同類型的閱讀設備來閱讀不同格式的磁帶和磁盤。

1.1.3 人員成本指員工的工資及福利

人員是一個很大的成本影響因素，對不同的知識庫進行成本分析的結果一致表明，人員成本占總體成本的69%~82%。數字保存的整個過程都離不開人員的參與，不同的工作需要不同的工作人員負責不同的任務。數字保存不僅需要專家，也需要管理人員、信息技術人員、提供服務的人員等。

1.1.4 組織管理成本指數字圖書館日常組織管理費用

如管理人員工資、辦公費用等。

2009年4月第29卷第4期現?代?情?報Journal of Modern InformationApr.，2009Vol.29 No.42009年4月第29卷第4期數字資源長期保存的成本與管理因素分析Apr.，2009Vol.29 No.41.2 可變成本

在數字資源長期保存的可變成本上，主要有更新資源成本，這里的資源更新可以包括對軟件和硬件的更新，以及對數字資源的更新或者遷移。對于信息的不斷更新、遷移等都需要花費很大的費用。從總體來說，目前對數字資源長期保存的方法主要有遷移法和仿真法，兩種方法各有優缺點，選擇方法時要考慮到實際情況和所花費的成本。

除此之外，還有很多其他因素影響著數字資源長期保存的成本，如：準備工作，數字資源的選擇，文檔的大小，數字資源更新的時間間隔，文檔保真性的要求，人員的培訓費用等等，這些都是影響數字資源長期保存成本的因素。

2 管理因素

2.1 人力資源管理問題

應當對數字資源保存所需的工作人員進行合理的人員規劃。首先，要在適當的時候為項目各崗位配備適當數量和類型的員工，并賦以不同的工作角色、責任，使其明確與其它工作環節的溝通與協作關系。其次，要明確角色與分工，即通過有效的人力資源管理使參與數字資源保存時的所有成員都有明確的分工，承擔具體的工作職責并享有特定的工作權限。這種明確的角色分工方法可以促進員工的工作積極性，加強員工之間的協作與交流。除此之外，還要開展必要的技術培訓。數字資源長期保存中的技術選擇、系統框架選擇等內容是實踐長期保存的技術基礎。而且這些技術內容在不斷發展變化，有時還會引入新的技術和開發方法，所以必須通過技術培訓、聘請顧問專家以及增加新的技術人才等方法，確保數字資源長期保存所需的技術支持和保障，保證整個項目的順利開展。

不過，仍存在很多問題致使人力資源的配置存在實際的困難。例如，在整個數字資源保存的決策過程中，員工的經常替換和員工知識結構缺乏連續性導致長期計劃難以實施。另外，員工缺乏足夠的技能，遷移周期的難以預測等都使得人力資源需求規劃的落實變得更加困難。這些問題都需要在實踐中不斷地尋求解決的途徑。

2.2 責任體系和合作制度

關于數字資源長期保存的責任問題學術界對此看法并不一致，主要有以下幾種觀點：

(1)認為數字資源的生產者和出版者是責任者，但當出版者無力承擔或不愿意保存時，就會導致數字資源的永遠消失或不能使用。

(2)認為數字資源需要由有固定和長期收入或資助的機構來承擔保存的任務，應該由那些專門的長期保存機構，比如圖書館、情報中心、檔案館來進行實施，IFLA/IPA的聯合聲明也指出，“出版者應該擔負短期保存的責任，長期保存的責任由圖書館承擔”。

(3)認為應建立信息呈繳制度，使一個國家生產的數字資源都置于國家的控制之下，任何一家信息生產單位與出版單位都有責任與義務把生產和出版的數字資源上繳給國家數字圖書館，由它們來統一組織與管理這些數字資源。

(4)認為數字資源的廣泛傳播已超越了國家的界限，應該建立國際機構來承擔保存工作，但目前還沒有這樣一個有穩定收入來源的國際性組織。

在數字信息生命鏈上任何時候都有可能發生信息丟失現象，因而數字資源長期保存不僅僅是圖書館、檔案館、博物館等文獻機構的責任，內容創造者、出版商等也應當承擔相應的責任。數字資源保存必須起始于數字生命周期的最初階段，圖書館尤其是科學圖書館必須要對科學資源提供長期獲取服務，國家圖書館應當擔負起建立國家存檔庫的責任，擔負起保存本國數字文化遺產的責任。為了有效實施長期保存，需要數字對象生產者(如科學家)、提供者(如圖書館)、傳播者(如出版商、網站)等之間相互合作，需要圖書館之間相互合作，需要國家、國際層面上的合作。歐洲正在實施的DELOS計劃從網絡環境上支持了這種合作。荷蘭國家圖書館正在計劃進行國際合作，建立國際出版物的安全區策略。

2.3 安全管理問題

安全管理是指防止數字資源的遺失和篡改等等。鑒于數字信息容易被更新、刪除和替換，文件格式和標準太多并且快速改變，因此，必須采取有效的安全管理措施來保證數字資源的完整性和真實性，應該制定安全管理條例，包括人員管理、技術和設備管理、應急措施管理、用戶登陸上網權限的設置等內容；對網絡中計算機病毒、計算機電源、計算機機房的溫度和濕度等需要高度重視，防止計算機病毒、意外停電造成計算機中數據丟失。

3 小 結

總之，數字資源保存面臨著許多障礙，在這里筆者只是初步分析了有關數字資源保存中應該注意到的成本和管理的問題，在成本和管理的過程中，某些因素其實難以估算和預料，除了需要我們有更深入的研究和實踐經驗之外，也需要管理者有善于處理突發事件的能力。而且，數字資源保存中的其它非技術因素還有待于繼續探討和深入的研究。

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