關于ＥＲＰ環(huán)境下會計基礎工作規(guī)范的幾點思考

【摘要】 當前，許多大型企業(yè)都構建了ERP系統(tǒng)來提升自身的管理效率，而處于該環(huán)境核心地位的會計信息系統(tǒng)，卻由于仍然被強制性地遵守許多傳統(tǒng)規(guī)定而不能適應ERP的靈活要求，從而制約著企業(yè)管理信息化功能的發(fā)揮。本文對此進行了分析并提出改進建議。

【關鍵詞】 ERP環(huán)境；會計基礎規(guī)范；內(nèi)部控制

一、引言

在管理信息系統(tǒng)中ERP系統(tǒng)的重要特征是以事先設計并嵌入系統(tǒng)的流程作為整個信息系統(tǒng)的邏輯主線，對業(yè)務活動和管理活動進行集成，真正做到財務業(yè)務一體化，實現(xiàn)資金流、物流和信息流 “三流合一”。具體到會計核算和賬務處理上，可以做到會計核算的自動化處理，在業(yè)務發(fā)生的同時進行會計數(shù)據(jù)的后臺整理，這一過程將極大地提高會計人員的工作效率、提升會計信息在企業(yè)管理活動中的決策、參考作用。但是，筆者經(jīng)過大量調(diào)查發(fā)現(xiàn)，會計在享受ERP集成化數(shù)據(jù)處理的便利的同時，有些基礎做法和規(guī)定不能很好地適應ERP系統(tǒng)的內(nèi)在要求，甚至制約企業(yè)信息化工程的進展，最終影響會計功能的發(fā)揮，造成信息化效果的降低。為此，本文從ERP系統(tǒng)的內(nèi)在要求入手，分析會計信息化過程中一些會計基礎工作規(guī)范的機械性、滯后性及對信息化環(huán)境的不適應性，同時提出解決上述問題的建議和措施，以期對實踐借鑒和政策修訂有所幫助。

二、ERP環(huán)境下會計基礎規(guī)范存在的問題及改進建議

目前用于規(guī)范會計基礎工作的主要范本是財政部于1996頒布并實施的《會計基礎工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），該規(guī)范普遍適用于傳統(tǒng)會計環(huán)境下的手工會計工作，而在ERP環(huán)境下卻逐漸暴露出不少問題，如不加以修整，將影響會計信息系統(tǒng)這一核心模塊功能的發(fā)揮，甚至制約ERP系統(tǒng)的運行和效果。概括起來，主要有以下做法存在問題，應進行相應的修改和完善。

（一）會計崗位設置和職責分工

ERP環(huán)境下的會計工作同樣需要崗位設置和職責分工，但《規(guī)范》中要求企業(yè)設置會計機構負責人、出納、財產(chǎn)物資核算、工資核算、成本核算、財務成果核算、資金核算、往來結(jié)算、總賬報表、稽核和檔案管理等的規(guī)定并不完全適合ERP的運行環(huán)境和管理需要。一方面，上述分工多數(shù)是基于工作過程的性質(zhì)相似性和方便人工處理和監(jiān)督來設計的，而在ERP環(huán)境下的工作思路是業(yè)務流程固化后的完整執(zhí)行，從會計數(shù)據(jù)的確認和采集到各種項目（科目）的統(tǒng)計（歸集）和輸出完全是一個數(shù)據(jù)流程的整體行動，不可能將系統(tǒng)割裂開來而各管一段；另一方面，為了保證會計數(shù)據(jù)的完整、可信及安全，應允許企業(yè)根據(jù)會計部門的管理需要增設其他崗位和職責。因此，建議信息化程度較高企業(yè)的會計部門按照會計信息資源管理的流程設置崗位和職責，包括會計部門負責人、系統(tǒng)安全運行崗、流程設計維護崗、數(shù)據(jù)采集崗、數(shù)據(jù)輸出崗、操作日志管理崗、會計信息分析崗、系統(tǒng)內(nèi)部審計崗等，每一崗位根據(jù)權責分離和內(nèi)部牽制原則設置相應人員和權限，使得系統(tǒng)模塊與崗位職責完整一致。

（二）會計工作交接

目前，會計人員所遵守的會計工作交接制度，過多關注實物形態(tài)資料保管的連續(xù)性和工作責任劃分，例如要求負責人在場、賬簿、報表、印章等現(xiàn)場交接，交接人和被交接人簽字等。其實，要保證ERP環(huán)境下會計系統(tǒng)和會計工作的順利過渡，除了傳統(tǒng)會計資料、名章、實物資產(chǎn)等工作對象的交接外，更重要的是信息資源和系統(tǒng)職責的切換、更替和轉(zhuǎn)移，包括職責權限、文件存儲方式、系統(tǒng)控制要點、操作日志轉(zhuǎn)接等。因此筆者建議在完善常規(guī)交接手續(xù)的基礎上增設如下交接程序：1.流程完整性交接。針對系統(tǒng)管理員或流程維護崗位人員進行交接時，應將完整的流程資料、流程控制點、流程管理信息及相關資料一并完整交接。2.數(shù)據(jù)庫體系完整性交接。在會計工作交接時，應專門針對數(shù)據(jù)（庫）的列表、存儲路徑、數(shù)據(jù)格式、輸入輸出接口等進行單獨交接，且交接雙方對數(shù)據(jù)庫完整性簽字認可。3.賬戶權限交接。ERP系統(tǒng)下各操作崗位的賬戶、密碼和權限應單獨交接并明確限制性過渡期，即對交接人員交接前后的賬戶權限等進行過渡期約束，避免新的密碼權限生效之前，有人利用時間差進行越權操作或非法使用。4.崗位切換并行協(xié)議。即對交接后的一定期限（例如30天）內(nèi)，雙方的操作運行等功能無法完全瞬間切換時可以考慮設置交接并行期，依靠技術手段和操作日志制度來完整記錄并行期的操作過程，為完整交接創(chuàng)造條件。

（三）會計分期

《會計基礎工作規(guī)范》等制度規(guī)定會計年度從公歷1月1日到12月31日，并按照每一個自然月份分為12個會計期間。但是，在ERP環(huán)境下，出于組織和調(diào)整信息的考慮，經(jīng)常需要設置多于12個會計期間的做法，例如SAP的ERP將一個會計年度劃分為16個會計期間，其中的4個特殊會計期間是為審計調(diào)整等管理需要而預留的，用友允許用戶最多劃分20個會計期間，金蝶EAS同樣建議用戶根據(jù)自身需要劃分13至18個會計期間。這里的問題是《會計基礎工作規(guī)范》等應該明確提出ERP環(huán)境下的用戶可依據(jù)企業(yè)實際需要設置相應會計期間數(shù)，同時與稅務制度等進行全面溝通，避免目前做法處于灰色地帶，連稅務檢查時都無法解釋清楚的狀態(tài)。當然，靈活劃分多個會計期間，并不是將會計年度隨意分割，當提供符合會計分期假設的會計信息時，可依據(jù)準則制度的規(guī)定合并整理相關信息，上述做法完全是出于ERP系統(tǒng)的內(nèi)在要求和集成化思想而方便整理和傳遞信息的現(xiàn)實需要。

（四）會計記賬憑證類型

目前常規(guī)做法是將記賬憑證劃分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，也可以使用一種通用記賬憑證。這種做法比較符合手工會計和獨立會計核算軟件對記賬憑證填制和處理的需要，也是為了分類、匯總和查詢的方便。但是，目前企業(yè)上線的大型ERP系統(tǒng)是一個集成化程度很高的綜合平臺，已將會計系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)協(xié)同起來，許多會計憑證的源頭向前延伸到業(yè)務發(fā)生時刻，完全實現(xiàn)了“財務業(yè)務一體化”，記賬憑證的應用只是整個信息處理流程的一個環(huán)節(jié)。其除了受會計工作基本要求的規(guī)范外，更重要的是根據(jù)管理需要，將不同的業(yè)務信息記錄為不同的格式和內(nèi)容，產(chǎn)生的會計憑證也是依據(jù)業(yè)務的性質(zhì)和管理的需要而記錄的。因此，ERP系統(tǒng)下的會計記賬憑證往往有多種表現(xiàn)形式，基本都在十幾種左右，而不是簡單的“收付轉(zhuǎn)”三大類，因此，應改變目前對會計記賬憑證的傳統(tǒng)分類，可允許用戶根據(jù)系統(tǒng)的需要靈活設置憑證種類。

（五）會計憑證簽章

《會計基礎工作規(guī)范》中規(guī)定與填制記賬憑證有關的人員，包括制單人、稽核人、記賬人、會計機構負責人、會計主管等應簽名蓋章以示負責，收款和付款記賬憑證還要由出納人員簽名或蓋章。該項制度的作用和意義不言而喻，但在ERP環(huán)境下卻無法做到，或即使執(zhí)行了也是形式上的，而無法起到實質(zhì)性控制作用。前面已經(jīng)交代，ERP系統(tǒng)的價值就在于實現(xiàn)了管理信息的高度集成，只要業(yè)務發(fā)生，會計子系統(tǒng)就會按照會計事項確認的標準和原則自動核算會計信息，連同非財務信息提供給信息用戶，因此，自動化是核算過程中的基本功能，目前國內(nèi)外的ERP系統(tǒng)中，近乎80%的會計記賬憑證都是在管理過程中自動集成化生成的，而且數(shù)量龐大，在如此情況下要做到每張憑證均要簽名和蓋章幾乎是不可能的，即使強制要求打印憑證和簽章，也將是一個成本昂貴而作用有限的舉動。筆者建議取消傳統(tǒng)的簽名蓋章等控制手段，而將精力放在完善ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系的建立和執(zhí)行上，有效利用信息技術和配套措施，保證業(yè)務發(fā)生及信息記錄流程和處理指令的正確、合法和完整。同時，保證每張憑證可以方便快捷地向上追索到其業(yè)務發(fā)生的源頭。即使沒有簽名蓋章，同樣有效地保證了職責的監(jiān)督和牽制。

（六）會計記賬憑證附件

《會計基礎工作規(guī)范》第51條規(guī)定：除結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。本規(guī)定同樣表現(xiàn)為在手工會計和單個會計信息系統(tǒng)環(huán)境下非常必要，而在ERP環(huán)境下無法做到。原因有兩點：一是ERP系統(tǒng)往往用于大型企業(yè)集團，許多企業(yè)是跨地區(qū)甚至跨國經(jīng)營，分布在不同地域的分（子）公司和辦事機構均通過龐大復雜的ERP系統(tǒng)連接起來，以前還是獨立核算單位的下屬企業(yè)變成了目前的數(shù)據(jù)采集點，所有的核算可能全部集中到總部一級，實現(xiàn)了集中核算和控制，憑證由系統(tǒng)統(tǒng)一生成并編號。此時，如果要求將每張記賬憑證的原始憑證（如領款單、入庫單、發(fā)票等）從相距遙遠（甚至是地球的另一端）的下屬分支機構傳遞到集團總部，然后附在記賬憑證后面，不論從時間角度還是安全考慮都是不現(xiàn)實的。因此，筆者建議對附屬原始憑證的要求不做強求，允許企業(yè)根據(jù)需要自由掌握。這樣做的理由是因為記賬憑證與原始憑證的對應關系永遠存在，只要建立會計憑證的快速溯源機制，對每一張記賬憑證都可以迅速查找它的原始憑證，進而確定責任主體和操作的規(guī)范性，實質(zhì)上起到了系統(tǒng)整體控制效果。

（七）會計檔案管理

ERP系統(tǒng)內(nèi)含的精細化管理思想使得后臺信息系統(tǒng)的會計信息更加明細，原來手工可以合并的憑證，實施ERP后必須提供詳盡的核算和管理信息，這要通過數(shù)量龐大的記賬憑證來實現(xiàn)。由于數(shù)據(jù)的電子化，查詢起來非常方便，只要憑證、單據(jù)、賬簿不打印出來，用戶便感覺不到大量憑證的存在。但是，《會計基礎工作規(guī)范》要求在保存電子數(shù)據(jù)檔案的同時打印記賬憑證和賬簿并裝訂保存，這就暴露了此項規(guī)定的弊端，因為打印數(shù)量相當于手工合并單據(jù)的幾十倍甚至上百倍，打印成本和工作量相當驚人。因此，筆者建議允許用戶根據(jù)自身管理的需要確定會計檔案的格式和規(guī)模，對于跨地理區(qū)域集成生成的憑證和賬簿可以用電子資料代替紙質(zhì)數(shù)據(jù)，對于數(shù)量龐大的基礎數(shù)據(jù)資料無需打印保存，只要有完善的電子介質(zhì)和合理的安全措施即可。

三、結(jié)論與建議

綜上所述，傳統(tǒng)條件下長期形成的所謂會計基礎工作規(guī)范，大多在表面上發(fā)揮某種形式的控制作用，當這種常態(tài)規(guī)定無法持續(xù)運轉(zhuǎn)甚至阻礙會計信息化的功能和發(fā)展時，則需要建立基于運行系統(tǒng)的內(nèi)控機制，從系統(tǒng)結(jié)構和功能邏輯上嵌入有效的控制手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)制度形式。條件成熟時，比如ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)與信息化環(huán)境的控制功能能有效發(fā)揮，則完全可以放棄目前一些看似合理而實際無效的“基礎規(guī)范”，“放手”托付給系統(tǒng)本身的控制體系，真正實現(xiàn)會計處理流程與業(yè)務控制流程的一體化和集成化。

【主要參考文獻】

[1] 中華人民共和國財政部.會計基礎規(guī)范[M].北京：中國財經(jīng)出版社，1996.

[2] 陳啟申.ERP——從內(nèi)部集成起步[M].北京：電子工業(yè)出版社，2004.