ＨＩＳ系統下住院收入內部控制的探討

【摘要】 鑒于醫院醫療費用占醫院業務收入的比重較高，現金收入金額大且相對集中，收費項目數量多，涉及部門廣泛。 如何按照內部控制要求，各部門之間既相互分工、互相牽制，又互相協作配合，確保住院收入安全完整，是擺在管理者面前的一個重要課題。筆者結合多年的實際工作經驗，就如何在HIS系統下完善醫院住院業務收入內部控制制度、建立防護網絡進行探討。

【關鍵詞】 HIS系統；住院收入；內部控制

近年來，HIS系統已在各類醫院得到廣泛應用，為醫院控制醫療費用發揮著越來越重要的作用，受到醫院管理人員的青睞。在HIS系統中，建立授權管理程序是醫院住院收入控制的基礎，完善住院收費處內部控制程序是住院收入控制的重點，加強財務和內部審計部門的事后監督則是收入控制的關鍵環節，同時注意加強各種內部控制措施之間的互相銜接，互相制約，形成全程、全方位立體防護網絡，可以有效保障住院收入的安全完整。

一、HIS系統授權管理程序是住院收入控制的基礎

按照“不相容職務分離控制”要求，計算機中心負責建立、完善HIS系統權限管理子系統，各類人員的權限由系統管理員統一管理，未經授權任何人不得接觸該系統；收費項目增減與價格調整、病區醫囑執行、住院記賬與退費、現金收款與統計報表等權限分別由不同科室、人員負責，不同類別人員的權限各不相同，從而形成不同部門和不同崗位之間的相互牽制；嚴格各類人員登錄、退出HIS系統的管理程序，操作人員離崗應隨時退出程序，離職人員應及時注銷其操作權限，防止不法人員利用他人登錄號進行違規操作。

二、完善住院收費處內部控制是收入控制的重點

建立健全住院收費處內部控制制度是住院收費管理的重點，需要把握好以下環節：

（一）嚴格現金收支管理

1.由專人負責現金收支。從現金的收入、結算退款，到解繳銀行均由專人管理，其他人員不得接觸現金，這樣既可以最大限度減少接觸現金人員范圍，又可明確現金的責任界限，防止多人經手現金，責任不明現象。集中管理現金是住院收入管理安全有效的方法之一。

2.報表與現金崗位職責分開。將現金收支與日報表崗位分離，可以起到互相制約作用，有效防止現金舞弊。

3.日清日結。收款員每天下班前將現金繳存銀行，現金繳款單與每日報表逐日報送財務部門審核。

4.定期輪崗制度。現金與報表崗位必須定期輪流，輪崗時要辦理全面交接手續，周轉金、票據、印章等一并交接。

(二)規范日常記賬行為

醫療收費價格應由醫院物價部門統一在HIS系統中設定，藥品價格則由藥劑部門按照政策核定，住院記賬人員只能按照HIS系統中的價格執行醫囑、記賬，不得增減、更改或套用其他項目收費，做到應收盡收。

許多醫院將日常治療記賬收費權限下放到病區，由醫護人員執行醫囑時直接記賬收費，因此住院記賬部門應當對病區收費情況進行復核。每天給患者打印“日清單”，讓患者參與監督，能夠及時發現錯誤，同時取得患者的信任。

(三)完善退費內部牽制制度。

完善記賬處與病區醫護人員、藥房和醫技科室之間相互牽制制度。已經確認的收費項目，如發生一般的退費，必須提供收費的相關證明和書面憑證，詳細說明退費原因、項目和金額，得到相關科室、人員的反向確認方可辦理；對大額退費則實行授權審批制度，規定各級人員審批退費額度權限，超過限額的須經上級人員審批，防止化整為零的分解退費行為，這樣可有效堵塞漏洞，避免形形色色違規退費現象的發生；醫院要建立減免、助困等授權審批制度，住院記賬處只能按照具備審批權限者批準后的標準執行，不得擅自擴大范圍或提高標準；在HIS系統中長期保存退費、減免的操作日志以備審核。

（四）強化患者欠費管理

公立醫院應當發揚人道主義精神，把搶救患者的生命放在首位，但在現行醫院補償機制下，醫院的經濟利益必須依法得到維護。為防止惡意欠費現象，在不影響病人正常治療的前提下，醫院應在HIS系統中針對各類不同病人分別設置最高欠費限額，如果超過限額，記賬人員應及時通知病人繳費，若未按時繳費，則應限制或暫停其記賬，臨床和醫技科室應堅持先記賬后治療、檢查的原則；對死亡病人，應結算費用后方可予以辦理相關手續，因為死亡病人欠費居醫院各類欠費、逃費中首位，而且一旦產生欠費往往很難追回，給醫院帶來經濟損失；確實無法收回的欠費，應履行必要的審批程序后核銷；建立經濟責任考核制度，把欠費納入經濟考核指標中，可增強相關科室的責任意識，促使大家共同努力控制欠費。

（五）加強收費人員職業道德教育和技能培訓，進行經濟背景調查

首先，嚴把收費人員進入關，對收費人員進行經濟背景調查。那些曾經出現過經濟問題、道德修養水平不高、個人或家庭面臨經濟壓力的人員不適合從事收費崗位工作，已在崗的應及時調離，不能及時調整的則應加強防范措施。其次，教育收費人員樹立正確的價值觀和良好的職業道德，增強自身“免疫力”，經得起金錢的考驗。第三，加強收費人員崗位技能培訓，提高服務技能和效率。

（六）堅持住院收費處內部抽查制度

主要檢查住院收費處內部控制措施是否得到有效落實。可以組織互相檢查，也可以指派專人抽查。住院收費處內部的抽查是一種自律性的、日常性的檢查，是“事中”的監督，可以及時、有效發現收入管理中存在的缺陷，是其他檢查所無法替代的，必須長期堅持。

三、加強財務部門的監督是關鍵

財務部門應設置專職的稽核人員以加強對住院收入的監控，逐日審核住院現金收費人員每天報送的現金日報表、預交金和收據的記賬聯、銀行繳款單，看報表數與銀行繳款單數是否一致；月末還應與銀行對賬單核對，確保每一筆款項均已入醫院賬戶。如果憑證、手續不全，則應退回記賬處補齊。

要加強票據領用存銷管理。收費票據應由財務部門負責印制并設專人保管，住院收費處領用，用后定期到財務部門銷號。財務部門要設立票據登記簿，并在HIS系統中設置票據的啟用、銷號功能，由票據管理人員負責控制。票據管理人員應根據日報表或收據存根聯銷號，發現跳號、斷號或聯次不齊的作廢票據要及時追查，防止空白收據流失或隱匿收入。

財務部門的監督一定要注意時效性，及時發現問題，及時解決。

四、內部審計監督是最后的防線

內部審計部門是獨立于收費和財務部門的科室，內部審計監督有著更強的獨立性，是住院收入控制中的最后、也是最重要的防線。

內部審計監督的重點是對住院收入內部控制制度設計、實施的有效性進行全面監督檢查，對收費流程中的各個環節，特別是不同環節之間的銜接點進行風險評估，發現可能存在的控制缺陷，以進一步改進控制程序。

內部審計部門要堅持定期或不定期抽查住院收費處現金管理。現場盤存現金，看實有現金是否與HIS系統報表數相符，有沒有白條充抵現金、挪用現金等現象。現金盤點要采取突擊抽查方式進行，必要時應當追查到銀行對賬單、會計憑證和賬簿，確保現金流程安全性。

定期或不定期組織相關人員抽查病歷。結合住院費用清單，必要時調閱原始收費、記賬憑證進行核查，醫技類收費項目還應與報告單核對。一查是否存在有醫囑無收費記錄現象，防止少收、漏收費用；二查是否存在無醫囑有收費記錄情況，防止錯收、多收現象；三查物價政策落實和其他違規收費情況。抽查結果要反饋到相關部門、科室，并與經濟考核掛鉤。抽查病歷是一種綜合性的、“深度”監督方法，雖然是“事后”監督，但可以發現許多日常檢查中難以發現的深層次問題，能夠有效地堵塞住院收費和其他管理中的漏洞。

以上內部控制措施既互相銜接，又互相制約，事前、事中和事后控制相結合，形成全程、全方位立體防護網絡，可以有效地防止住院收費中舞弊現象發生，保障住院收入的安全完整。

【參考文獻】

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