〔摘 要〕提出了當(dāng)前查新工作管理中應(yīng)重視的幾個(gè)問(wèn)題,包括:立項(xiàng)查新、評(píng)價(jià)監(jiān)督、質(zhì)量認(rèn)證、咨詢專家的作用、市場(chǎng)化、學(xué)科化建設(shè)及業(yè)務(wù)拓展等,并針對(duì)這些問(wèn)題提出了建議。
〔關(guān)鍵詞〕科技查新;管理;質(zhì)量控制;市場(chǎng)化
〔中圖分類號(hào)〕G252.7;G354 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A 〔文章編號(hào)〕1008-0821(2009)09-0185-06
Pay Attention to Several Problems in Management
of the Sci-Tech Novelty SearchShi Xinhui
(Institute of Science and Technology Information of Hebei Province,Shijiazhuang 050021,China)
〔Abstract〕This article put forward several problems in management of the sci-tech novelty search presently,including the sci-tech novelty search in estblishment of project,evaluation and supervision,quality certification,the effect of consultancy expert,marketization,discipline-institutionalized construction,and business development etc.
〔Key words〕sci-tech novelty search;management;quality control;marketization
我國(guó)的科技查新是在科技文獻(xiàn)檢索和科技咨詢基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的一項(xiàng)科技信息咨詢服務(wù)工作。它為科技管理部門和有關(guān)專家進(jìn)行科技成果和新產(chǎn)品的鑒定和獎(jiǎng)勵(lì)、專利申請(qǐng)及科研立項(xiàng)的評(píng)審等提供客觀的文獻(xiàn)依據(jù)。20多年來(lái),隨著我國(guó)科技事業(yè)的發(fā)展,查新工作為我國(guó)的科技發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮了巨大的作用。作為科技管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,它有力地促進(jìn)了科技管理的規(guī)范化和科學(xué)化進(jìn)程。但是,在查新工作管理中遇到的幾個(gè)問(wèn)題值得我們進(jìn)一步研究、探討和思考。
1 應(yīng)重視科技立項(xiàng)查新工作
立項(xiàng)查新是科研人員在申請(qǐng)課題(立項(xiàng)、立題、選題、開(kāi)題)之前,向查新機(jī)構(gòu)提出的一種課題查新,其目的是為減少科技項(xiàng)目立項(xiàng)的盲目性,避免重復(fù)研究。大部分被同意立項(xiàng)的課題會(huì)獲得政府的科研經(jīng)費(fèi)支持。所以,科技管理部門應(yīng)對(duì)每個(gè)科研項(xiàng)目在立項(xiàng)前都要進(jìn)行查新,通過(guò)立項(xiàng)查新掌握要立項(xiàng)課題在國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì),判斷其科研方向與內(nèi)容是否具有新穎性和創(chuàng)新性。
長(zhǎng)期以來(lái),立項(xiàng)查新沒(méi)有引起科研人員的足夠重視,他們認(rèn)為立項(xiàng)查新需要投入一定的費(fèi)用,現(xiàn)在只是申報(bào)項(xiàng)目而又不一定能夠被批準(zhǔn),因此舍不得投入。加之科技管理部門也存在著重成果查新、輕立項(xiàng)查新的現(xiàn)象。對(duì)立項(xiàng)查新要求不嚴(yán),未經(jīng)查新的選題同樣可以審批立項(xiàng),導(dǎo)致一些研究項(xiàng)目在課題鑒定驗(yàn)收時(shí),才知道所研究的課題已是重復(fù)勞動(dòng)。據(jù)統(tǒng)計(jì),我國(guó)科研項(xiàng)目重復(fù)率達(dá)40%,而另外60%中部分重復(fù)又在20%以上,同時(shí)與國(guó)外重復(fù)也約占30%,其中大部分是國(guó)外已公開(kāi)的技術(shù),因而造成了人力、物力、財(cái)力的嚴(yán)重浪費(fèi)。
科技管理部門對(duì)科技立項(xiàng)查新工作重視不足,這一方面說(shuō)明其對(duì)立項(xiàng)查新與節(jié)約國(guó)家科研開(kāi)發(fā)經(jīng)費(fèi)的關(guān)系和重要性認(rèn)識(shí)不足有關(guān),還有可能與個(gè)別管理人員的個(gè)人想法不無(wú)關(guān)系。試想一下:如果他想讓某個(gè)關(guān)系人所申報(bào)的課題通過(guò)立項(xiàng),并審批,萬(wàn)一查新機(jī)構(gòu)的查新報(bào)告給“槍斃”了怎么辦?當(dāng)然了,這種情況還是占極少數(shù)。
我們希望科技管理部門真正認(rèn)識(shí)到立項(xiàng)查新的重要性,很好地利用查新機(jī)構(gòu)在查新工作中的優(yōu)勢(shì),積極開(kāi)展立項(xiàng)查新工作,并將科研項(xiàng)目的立項(xiàng)查新列為查新重點(diǎn),為必查項(xiàng)目。把立項(xiàng)查新放在與鑒定驗(yàn)收查新和科技評(píng)獎(jiǎng)查新同等重要的位置。
科技部應(yīng)像頒布《科學(xué)技術(shù)成果鑒定辦法》一樣專門制定科技項(xiàng)目立項(xiàng)管理辦法,明確科技立項(xiàng)查新的要求,并將其納入規(guī)范管理,以便科技立項(xiàng)查新有章可循。
2 應(yīng)加強(qiáng)科技查新工作的評(píng)價(jià)監(jiān)督
科技管理部門應(yīng)加強(qiáng)科技查新工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。所以,我們建議:應(yīng)建立科技查新機(jī)構(gòu)的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系;加強(qiáng)查新機(jī)構(gòu)資質(zhì)管理;建立查新工作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn);建立查新質(zhì)量評(píng)估體系;并加強(qiáng)查新員和審核員的資格審查工作,確保科技查新工作的健康發(fā)展。
2.1 加強(qiáng)科技查新機(jī)構(gòu)的資質(zhì)管理
為使查新機(jī)構(gòu)健康地發(fā)展、保證查新機(jī)構(gòu)的權(quán)威性和查新報(bào)告的科學(xué)性,做好科技查新機(jī)構(gòu)的資質(zhì)管理工作是非常必要的。因此,建議科技管理部門組織有關(guān)專家對(duì)所管轄的查新機(jī)構(gòu)進(jìn)行年審,內(nèi)容包括規(guī)章制度建設(shè)、查新人員的培訓(xùn)和專業(yè)配置、文獻(xiàn)資源的支撐、設(shè)備硬件條件、查新報(bào)告質(zhì)量、資料文件存檔、用戶信息反饋、違規(guī)違紀(jì)情況等,并結(jié)合專家和用戶的評(píng)價(jià)意見(jiàn),用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行評(píng)估,達(dá)標(biāo)的繼續(xù)從業(yè),并頒發(fā)年審合格證,達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的限期整改直至取消查新資質(zhì),以確保查新機(jī)構(gòu)的權(quán)威性。
2.2 制定查新工作的統(tǒng)一評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)
查新工作雖然進(jìn)行了多年,但至今從國(guó)家到地方?jīng)]有一個(gè)能對(duì)查新過(guò)程和查新報(bào)告進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)的體系和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。《科技查新規(guī)范》中雖然也做了相應(yīng)的規(guī)定,但由于沒(méi)有具體細(xì)化,可操作性不強(qiáng),無(wú)法對(duì)科技查新工作質(zhì)量的優(yōu)劣作出全面、量化的評(píng)判。
所以,應(yīng)制定統(tǒng)一的能指導(dǎo)查新機(jī)構(gòu)查新工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的評(píng)價(jià)方法,該評(píng)價(jià)方法中評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容應(yīng)包括:查新機(jī)構(gòu)查新員的敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度,審核員和查新員的資格審查,文獻(xiàn)資源的建設(shè)和利用情況,查新報(bào)告的規(guī)范化和科學(xué)性,使用查新報(bào)告的專家和管理部門人員提出的意見(jiàn)及整改情況,查新機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)和經(jīng)費(fèi)使用情況等。從查新工作的整個(gè)流程和最終的結(jié)果——查新報(bào)告等逐一進(jìn)行評(píng)價(jià),全面地對(duì)查新機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)行客觀的評(píng)估。
2.3 建立科技查新質(zhì)量的監(jiān)控和評(píng)估體系
科技查新質(zhì)量是指科技查新工作及其產(chǎn)品——科技查新報(bào)告的優(yōu)劣程度。目前,尚無(wú)統(tǒng)一的科技查新質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn),也就無(wú)法對(duì)科技查新報(bào)告的質(zhì)量的優(yōu)劣作出全面、量化的評(píng)判。
查新工作的最終結(jié)果,主要體現(xiàn)載體是查新報(bào)告,它反映了查新機(jī)構(gòu)所產(chǎn)出的情報(bào)產(chǎn)品的質(zhì)量,反映了從業(yè)人員的敬業(yè)態(tài)度和業(yè)務(wù)水平。作為產(chǎn)品如果沒(méi)有評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),很難認(rèn)定其是合格產(chǎn)品還是次品。因此,建議組織有關(guān)專家建立統(tǒng)一查新報(bào)告質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),并以此標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)對(duì)查新報(bào)告進(jìn)行抽檢評(píng)定,確保查新報(bào)告的公正性和嚴(yán)肅性。
然而,在當(dāng)前查新工作中,不同的查新機(jī)構(gòu),甚至是同一查新機(jī)構(gòu)內(nèi)部不同的查新員,出具的查新報(bào)告從格式和形式上,及措辭表述方法上都不統(tǒng)一,隨意性較強(qiáng),有的在表述中還出現(xiàn)“水平”等超越權(quán)限的字眼。甚至存在有的科技查新項(xiàng)目在不同的科技查新機(jī)構(gòu)得出不同科技查新結(jié)論的情況。對(duì)于科技查新人員來(lái)講,沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn),工作起來(lái)隨機(jī)性大,產(chǎn)生失誤的可能性也大;對(duì)于審核人員來(lái)講,沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn),就只能靠其主觀經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行審核。這樣一來(lái),雖然科技查新有其客觀的文獻(xiàn)依據(jù),有其規(guī)范的工作流程,但最后只能靠科技查新人員和審核人員的經(jīng)驗(yàn)來(lái)把握科技查新質(zhì)量,這就影響了科技查新質(zhì)量的客觀性。
2.4 構(gòu)筑科技查新機(jī)構(gòu)的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系
建立客觀、公正和科學(xué)的科技查新機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系,規(guī)范科技查新機(jī)構(gòu)的行為,保證公平競(jìng)爭(zhēng)和科技查新業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展,充分體現(xiàn)科學(xué)化管理理念。目前,需要在查新機(jī)構(gòu)分布調(diào)查的基礎(chǔ)上,系統(tǒng)分析查新機(jī)構(gòu)指標(biāo)體系的構(gòu)成,調(diào)查、分析科技查新機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)指標(biāo)的設(shè)置情況,通過(guò)專家討論,分析確定各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重,采用德?tīng)柗品ê蛯哟畏治龇?gòu)筑科技查新機(jī)構(gòu)評(píng)估體系,設(shè)置出簡(jiǎn)明、科學(xué)、客觀、準(zhǔn)確、操作方便的科技查新機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。從而,逐步向查新機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的方向發(fā)展。
2.5 加強(qiáng)查新員和審核員的資格審查
科技查新工作具有較強(qiáng)的政策性、科學(xué)性和客觀性,這就要求查新員不僅要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、廣博的知識(shí)面、熟練的檢索技能,還必須具備很強(qiáng)的邏輯分析能力、文字表達(dá)能力和外語(yǔ)閱讀能力。科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,各種新知識(shí)的海量涌現(xiàn)、新技術(shù)的廣泛應(yīng)用,對(duì)查新工作人員素質(zhì)的要求也就不斷提高。查新機(jī)構(gòu)及查新人員只有切實(shí)提高自身的綜合素質(zhì),才能推動(dòng)查新工作不斷向前發(fā)展。
再者,國(guó)家科技部統(tǒng)管全國(guó)的科技工作,應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一組織,定期對(duì)從事查新工作和擬從事該工作的人員進(jìn)行培訓(xùn),合格者發(fā)給“查新資質(zhì)證書(shū)”,實(shí)施持證上崗,沒(méi)有取得資格的人員不能從事查新工作。還應(yīng)該不定期地對(duì)查新員和審核員進(jìn)行考核、資格審查或抽查,以確保查新工作的質(zhì)量。查新人員包括查新員(含接待員)和審核員。
2.5.1 接待員
接待員是與委托客戶接觸的第一個(gè)人,他的亮相決定了客戶對(duì)查新機(jī)構(gòu)的第一印象。接待員應(yīng)做到:看到客戶應(yīng)主動(dòng)打招呼,了解其需求,向其概括性地介紹查新工作的業(yè)務(wù)流程,指導(dǎo)其規(guī)范準(zhǔn)確地填寫查新委托書(shū)等。尤其是在指導(dǎo)其填寫委托書(shū)過(guò)程中,要特別強(qiáng)調(diào),需要填寫該項(xiàng)目的研究背景和技術(shù)概況,以及為什么要改進(jìn)或創(chuàng)新,在技術(shù)上的哪一些地方有創(chuàng)新,以及是如何創(chuàng)新的,效果如何?有時(shí)還應(yīng)該用一些主要技術(shù)指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的闡述。為查新員的下一步工作打好一個(gè)基礎(chǔ)。
2.5.2 查新員
查新人員的素質(zhì)是保證查新質(zhì)量的決定性因素。查新人員的素質(zhì)包含著豐富的內(nèi)涵,其中職業(yè)道德素質(zhì)是靈魂,文化知識(shí)素質(zhì)是基礎(chǔ),查新技術(shù)素質(zhì)是核心。科技查新人員只有全面提高自身的素質(zhì),才能適應(yīng)現(xiàn)代科技查新的需要。
目前大多數(shù)查新機(jī)構(gòu)的查新人員主要由理工農(nóng)醫(yī)類專業(yè)人員組成,而每一個(gè)查新人員的知識(shí)面都是有限的,也沒(méi)有一個(gè)查新站能配齊掌握檢索技能的各類專業(yè)人員。查新員的職業(yè)道德水平和工作能力參差不齊,有些查新員過(guò)多地注重經(jīng)濟(jì)效益,一味遷就查新委托方提出的要求,撰寫查新報(bào)告時(shí)沒(méi)有站在公正的立場(chǎng)做出客觀、準(zhǔn)確的分析和結(jié)論;也有的查新人員對(duì)課題了解不深入,對(duì)文獻(xiàn)檢索技巧掌握不熟練,對(duì)不同數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)和特點(diǎn)了解得不透徹,造成文獻(xiàn)的漏檢和誤檢,得出了不恰當(dāng)甚至是錯(cuò)誤的查新結(jié)論。
所以,要采取有效措施,創(chuàng)造必要條件,促使科技查新隊(duì)伍素質(zhì)的不斷提高。科技管理部門應(yīng)從以下幾方面培訓(xùn)、考察查新人員的查新綜合素質(zhì):
(1)學(xué)習(xí)能力:由于科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展,新理論、新技術(shù)不斷出現(xiàn),各學(xué)科的邊緣越來(lái)越模糊,相互交叉。研究課題也向高難度、跨學(xué)科、集簇化、多元化方向發(fā)展,尤其是一些高校應(yīng)用型研究課題,具有相當(dāng)大的理論深度和實(shí)踐深度。這些課題由于涵蓋面廣,隱性詞匯較多,不易抓住重點(diǎn),查新人員因知識(shí)有限,便產(chǎn)生難以對(duì)付的心理。如果查新人員沒(méi)有專業(yè)化優(yōu)勢(shì),未再不斷地獲取新知識(shí),即使檢索操作再熟練,也難以保證查新質(zhì)量。
從全國(guó)范圍講,大部分查新機(jī)構(gòu)所接受的查新委托課題,涉及不同領(lǐng)域的不同專業(yè),而其所配備的查新人員雖可以盡量做到專業(yè)搭配合理,但也不可能覆蓋所有的專業(yè)面。再加上課題量很大,時(shí)間又緊,查新員不可能只接手自己所學(xué)專業(yè)的課題,有時(shí)候還要檢索與所學(xué)專業(yè)相近,或?qū)儆谙嗤I(lǐng)域的課題。比如,所學(xué)專業(yè)為有機(jī)化學(xué),但是在工作中還要接手生物化學(xué)、食品化學(xué)等專業(yè)的課題。再說(shuō),凡是委托查新的課題,大部分都是有創(chuàng)新點(diǎn)(也就是新穎性)的,要理解該新穎性,也涉及查新人員的學(xué)習(xí)能力的問(wèn)題。
(2)分析能力。對(duì)用戶提供的查新項(xiàng)目的背景材料,要看得懂,分析得透。在查新報(bào)告中要如實(shí)地反映查新項(xiàng)目的真實(shí)研究現(xiàn)狀,要對(duì)項(xiàng)目的所有查新點(diǎn)與當(dāng)前所查到的文獻(xiàn)逐一進(jìn)行對(duì)比分析,不能人為地夸大、縮小或在課題論證分析中隨意改變檢索結(jié)果。還應(yīng)掌握多種科學(xué)的文獻(xiàn)分析方法,進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)。
(3)外語(yǔ)閱讀能力。查新工作中有80%的時(shí)間都是在閱讀文獻(xiàn),從中找出與所委托課題研究?jī)?nèi)容相近的文獻(xiàn)。如果課題委托人希望進(jìn)行國(guó)際水平的認(rèn)定,那么就要進(jìn)行國(guó)際文獻(xiàn)的檢索,如果查新人員外語(yǔ)基礎(chǔ)薄弱或根本不懂外語(yǔ),就會(huì)直接影響查新工作進(jìn)度,有時(shí)甚至無(wú)法對(duì)課題進(jìn)行新穎性的判斷。
(4)專業(yè)知識(shí)。查新人員需掌握1門或2門以上專業(yè)知識(shí),并通過(guò)在工作中積累和業(yè)余時(shí)間的學(xué)習(xí),盡可能地對(duì)各領(lǐng)域、各專業(yè)的知識(shí)有廣泛的接觸了解。
(5)文字表達(dá)能力。撰寫查新報(bào)告,是查新人員在研究用戶背景材料幾萬(wàn)字,乃至幾十萬(wàn)字基礎(chǔ)上的高度精煉、高度概括,進(jìn)而結(jié)合對(duì)比分析結(jié)果得出的查新結(jié)論。它是以科技文獻(xiàn)為惟一依據(jù),用科學(xué)、公正的態(tài)度在新穎性、創(chuàng)造性和先進(jìn)性三方面評(píng)價(jià)查新項(xiàng)目,以查新報(bào)告的形式為科技管理部門和評(píng)審專家提供事實(shí)依據(jù)。這是查新人員的最基本的素質(zhì)。
(6)職業(yè)道德。查新人員對(duì)待用戶要熱情、耐心,做到平等待人;要有強(qiáng)烈的責(zé)任心,較高的政策水平;以文獻(xiàn)報(bào)道為依據(jù),實(shí)事求是地撰寫檢索結(jié)論;堅(jiān)持秉公辦事、科學(xué)評(píng)價(jià)的原則。
2.5.3 審核員
審核員是查新報(bào)告流向查新用戶之前的最后一關(guān),因此,審核員在一定意義上是查新質(zhì)量的“守門員”。審核員應(yīng)樹(shù)立高度的責(zé)任感,保持科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度,把好查新質(zhì)量關(guān)。
審核查新報(bào)告在查新工作流程中是關(guān)鍵的一環(huán),查新報(bào)告質(zhì)量的優(yōu)劣與審核員有著密切的關(guān)系。按照《科技查新規(guī)范》的規(guī)定,審核員負(fù)責(zé)審查查新員所進(jìn)行的查新程序是否規(guī)范;查新員確定的檢索工具、數(shù)據(jù)庫(kù)選擇是否合適;選擇的檢索詞及分類號(hào)類目是否恰當(dāng);檢出的文獻(xiàn)是否為同類研究文獻(xiàn);可比文獻(xiàn)是否恰當(dāng);查新員收集到的相關(guān)文獻(xiàn)是否齊全;對(duì)提出的文獻(xiàn)判斷是否正確;查新結(jié)論是否客觀準(zhǔn)確;查新報(bào)告是否規(guī)范等,并向查新員提出審核意見(jiàn)。但在實(shí)際工作中查新機(jī)構(gòu)往往不太重視審核,審核員僅僅是對(duì)查新報(bào)告表面格式、樣式和查新結(jié)論語(yǔ)句是否通順的審核,而忽略了對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)收集齊全率以及綜合分析對(duì)比準(zhǔn)確性的審核。有的因?yàn)槠渲R(shí)面所限,只依據(jù)自己的主觀判斷和經(jīng)驗(yàn)來(lái)對(duì)查新報(bào)告進(jìn)行審核。
所以,審核員除應(yīng)具有查新員資格外,還應(yīng)在以下幾方面提高能力:
(1)審核員應(yīng)該具有比查新員更廣更深的學(xué)識(shí)。審核員應(yīng)努力成為具有“T”字型知識(shí)結(jié)構(gòu)的科技人員,橫線“—”表示知識(shí)面要盡可能地廣,豎線“|”表示在檢索能力、數(shù)據(jù)庫(kù)的了解程度、國(guó)家政策的熟知程度等與查新業(yè)務(wù)有關(guān)知識(shí)的積累盡可能地深。因此,審核員不但要有較全面的基礎(chǔ)知識(shí),還要不斷學(xué)習(xí)自我更新知識(shí)。
(2)審核員的工作應(yīng)是對(duì)查新課題的再次查新過(guò)程,應(yīng)當(dāng)是對(duì)整個(gè)查新工作質(zhì)量的把關(guān)。所以,查新審核員應(yīng)從以下幾方面對(duì)查新員的工作進(jìn)行審核:數(shù)據(jù)庫(kù)選擇、檢索詞選擇、相關(guān)文獻(xiàn)選擇,對(duì)比分析結(jié)果,查新結(jié)論的公正、客觀性等問(wèn)題。對(duì)科技查新的審核工作不能僅限于對(duì)查新結(jié)論或查新報(bào)告的審核,更不能擺形式、走過(guò)場(chǎng)。
(3)目前,國(guó)家對(duì)查新審核員的從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有制定硬性的規(guī)定,使得有些機(jī)構(gòu)的審核員甚至在學(xué)習(xí)能力、學(xué)識(shí)學(xué)歷、文字修養(yǎng)、職業(yè)道德等方面還不及一般的查新員,有的沒(méi)有取得國(guó)家頒發(fā)的查新審核員培訓(xùn)證書(shū),就開(kāi)展工作,這樣對(duì)查新工作的質(zhì)量保證是非常不利的,也是非常不嚴(yán)肅的。
(4)審核員應(yīng)有很好的溝通能力,不能自以為是,盲目自負(fù)。審核員與查新員在查新工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中要相互配合,遇到問(wèn)題還應(yīng)及時(shí)與用戶保持聯(lián)絡(luò)。這種溝通不但包括與查新員的溝通,還應(yīng)包括與用戶的溝通。這種能力不但包括始終保持謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度,很好的語(yǔ)言表達(dá)能力,還應(yīng)包括對(duì)項(xiàng)目具體細(xì)節(jié)的了解,對(duì)查新點(diǎn)的了解,以及與文獻(xiàn)所報(bào)道技術(shù)內(nèi)容的差異的了解等等。溝通要作到以理服人,以情感人,體現(xiàn)一個(gè)科技人員的綜合素質(zhì)。
3 希望盡快制定標(biāo)準(zhǔn),實(shí)行質(zhì)量認(rèn)證評(píng)估工作
規(guī)范化的流程管理應(yīng)作為查新工作質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。據(jù)聞國(guó)內(nèi)一些情報(bào)研究所和咨詢單位已經(jīng)率先通過(guò)了ISO9000質(zhì)量認(rèn)證,將ISO的管理理念和管理方式引入到了情報(bào)工作中。ISO認(rèn)證有助于查新機(jī)構(gòu)規(guī)范查新業(yè)務(wù)流程和操作程序,建立對(duì)市場(chǎng)的快速反應(yīng)機(jī)制、增強(qiáng)客戶滿意度及提高自身信譽(yù)。對(duì)于查新管理的制度化也能起到保障作用。
科技管理部門應(yīng)參照ISO質(zhì)量認(rèn)證模式,按照《科技查新規(guī)范》的要求,制定查新工作質(zhì)量認(rèn)證的標(biāo)準(zhǔn)化工作規(guī)范。這項(xiàng)工作應(yīng)包括:開(kāi)展業(yè)務(wù)工作的范圍、制度建設(shè)、規(guī)范化的業(yè)務(wù)工作流程、數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)資源的建設(shè)、查新員知識(shí)結(jié)構(gòu)和資格認(rèn)證、查新報(bào)告格式和措辭的規(guī)范化、查新報(bào)告的質(zhì)量監(jiān)控手段、用戶意見(jiàn)信息反饋及整改情況、檢查抽查和專家評(píng)估意見(jiàn)等幾方面,并針對(duì)這些方面制定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證工作時(shí),由專家組成的核查組對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行量化打分,85分以上通過(guò)質(zhì)量認(rèn)證,70分以下要停業(yè)整頓,半年后重新進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估,達(dá)到要求者才能重新開(kāi)展工作。
4 要充分發(fā)揮咨詢專家的作用
查新機(jī)構(gòu)在查新工作中,應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮查新咨詢專家的作用,以提高查新質(zhì)量。
首先,各部門按行業(yè)建立專家?guī)欤缓螅鞴懿块T在此基礎(chǔ)上建立國(guó)家級(jí)專家?guī)臁T谶x擇專家時(shí),應(yīng)充分考慮專家的職稱結(jié)構(gòu)、單位屬性、所從事的專業(yè)、對(duì)國(guó)內(nèi)外本專業(yè)領(lǐng)域熟悉的程度等。專家?guī)熘械膶<覒?yīng)實(shí)行任期制并進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。科技管理部門可在國(guó)家級(jí)專家?guī)熘羞x擇查新咨詢專家,建立查新咨詢專家?guī)臁Kx擇的這些專家應(yīng)了解查新工作的業(yè)務(wù)流程,并對(duì)查新工作專家咨詢作用的重要性有很明確的認(rèn)識(shí)。
查新咨詢專家不僅要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度、良好的職業(yè)道德,還應(yīng)對(duì)查新項(xiàng)目所屬專業(yè)有較豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),并熟悉國(guó)內(nèi)外該領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)發(fā)展的狀況,在這一領(lǐng)域具有一定的權(quán)威性。查新咨詢專家所提供的查新咨詢意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)清晰、準(zhǔn)確地反映查新項(xiàng)目及其相關(guān)情況的客觀實(shí)際,以幫助查新員理解項(xiàng)目主題,進(jìn)行文獻(xiàn)對(duì)比分析。查新咨詢專家的意見(jiàn)供查新員參考,不必體現(xiàn)在查新報(bào)告中。
我認(rèn)為,在查新工作中,如果查新機(jī)構(gòu)專業(yè)配備不全,或者委托查新的項(xiàng)目是非常尖端、非常基礎(chǔ)或處于國(guó)際領(lǐng)先水平的技術(shù)研究,這幾種情況就必須引入“咨詢專家”,以確保查新報(bào)告的科學(xué)性。但需指出,所聘請(qǐng)專家必須對(duì)查新項(xiàng)目的保密問(wèn)題有很清楚的認(rèn)識(shí),必要的話,查新機(jī)構(gòu)應(yīng)與“咨詢專家”簽定保密協(xié)議,以防止科研課題泄密。
5 查新工作能不能搞市場(chǎng)化
國(guó)家應(yīng)對(duì)所有的查新機(jī)構(gòu)實(shí)行統(tǒng)一管理、監(jiān)督和指導(dǎo),特別應(yīng)制定相應(yīng)的政策和法規(guī)來(lái)保證查新質(zhì)量。
現(xiàn)在的實(shí)際情況是,地方科技管理部門多層審批設(shè)立查新單位,由于人員素質(zhì)、硬件條件,及科技文獻(xiàn)資源缺乏等原因,使這種查新單位出具的查新報(bào)告經(jīng)常被上級(jí)科技管理部門駁回。
在查新工作中我們可能遇到過(guò)這樣的事情,來(lái)委托查新的用戶在我們否定其查新點(diǎn)的情況下,一再要求按他們自己的意向給出肯定的查新結(jié)論,否則就聲言不要此查新報(bào)告,轉(zhuǎn)到其他的查新單位重新去查新。畢竟查新單位又不是只此一家。如果他轉(zhuǎn)到不能保證查新質(zhì)量的機(jī)構(gòu),后果將是可想而知的。
我們知道,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,商品的質(zhì)量是保證企業(yè)生存的第一要素,商品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量是企業(yè)的生命線,科技查新工作要不要市場(chǎng)化?在改革開(kāi)放的今天,不要一說(shuō)“市場(chǎng)化”,就覺(jué)得自己的思想是多么的開(kāi)放。我認(rèn)為,推進(jìn)查新工作市場(chǎng)化改革,查新報(bào)告的質(zhì)量是第一位的,如果只注重查新報(bào)告的數(shù)量而忽視質(zhì)量的做法,片面追求本部門的“經(jīng)濟(jì)效益”,必然會(huì)受到市場(chǎng)的懲罰,品質(zhì)低下的查新機(jī)構(gòu)會(huì)被淘汰,退出查新市場(chǎng)。但是,這個(gè)“質(zhì)量”是面向誰(shuí)的?也就是說(shuō),查新工作是對(duì)誰(shuí)負(fù)責(zé)?搞清楚了這個(gè)問(wèn)題,我們?cè)賮?lái)討論“市場(chǎng)化”的問(wèn)題。
如果是面向科研人員,面向企業(yè),面向用戶。我認(rèn)為,“市場(chǎng)化”,會(huì)給相對(duì)劣質(zhì)的查新機(jī)構(gòu)帶來(lái)機(jī)會(huì),因?yàn)橛脩魰?huì)希望,已有公開(kāi)報(bào)道的那篇文獻(xiàn),查新機(jī)構(gòu)會(huì)檢索不到,就不能否定他的創(chuàng)新點(diǎn),從而他的查新項(xiàng)目,就會(huì)是一個(gè)“好”的結(jié)果。也就是說(shuō),這樣的查新機(jī)構(gòu),它的用戶就會(huì)多。
而如果是面向管理部門和利用查新報(bào)告的專家,那么這個(gè)問(wèn)題就好解決得多。出現(xiàn)上述的那種情況后,您所出具的查新報(bào)告就會(huì)很成問(wèn)題,您的查新機(jī)構(gòu)資格就會(huì)很成問(wèn)題。管理部門就會(huì)根據(jù)查新機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)辦法和專家的反饋信息,作出“取消查新資質(zhì)”的決定。這樣就會(huì)是一個(gè)對(duì)查新工作健康發(fā)展有很好促進(jìn)作用的舉措。這樣的市場(chǎng)化,我們是歡迎的。
可是,目前,我國(guó)還沒(méi)有這樣一個(gè)機(jī)制,如果管理部門迎合某些“條件還不成熟”的機(jī)構(gòu),為了“掙點(diǎn)小錢”,并分割查新工作這塊蛋糕的一個(gè)角,貿(mào)然開(kāi)展查新工作,最終受到傷害的是我們的科技、社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。
目前,從查新工作的現(xiàn)狀來(lái)看,也確實(shí)存在工作不認(rèn)真,查新報(bào)告不能客觀公正反映科研成果水平的現(xiàn)象;甚至少數(shù)查新單位為了追求經(jīng)濟(jì)利益,查新工作敷衍了事,造成查新單位只是蓋個(gè)章,課題查新和審核工作流于形式,使查新工作質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。
所以說(shuō),還應(yīng)堅(jiān)持執(zhí)行查新工作資質(zhì)的審查認(rèn)定制度,符合《科技查新規(guī)范》要求的,管理部門認(rèn)可的,專家們認(rèn)為質(zhì)量高的機(jī)構(gòu),應(yīng)繼續(xù)得到認(rèn)定、扶持和加強(qiáng),不能“搞市場(chǎng)化”。在這個(gè)問(wèn)題上,不能盲目“市場(chǎng)化”。
6 專家怎樣利用查新報(bào)告
在以專家鑒定為主的科技項(xiàng)目評(píng)價(jià)中,對(duì)某些項(xiàng)目來(lái)說(shuō),專家運(yùn)用自身的知識(shí),憑借對(duì)本專業(yè)技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)的了解即可做出水平評(píng)價(jià)。而對(duì)于更多的項(xiàng)目,由于當(dāng)今科技迅猛發(fā)展,信息資源和科技文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和發(fā)展也非常迅速,僅靠專家自身的“知識(shí)庫(kù)”是無(wú)法正確判斷該成果在國(guó)際、國(guó)內(nèi)所處的水平的。再說(shuō),專家不可能擁有那么多的文獻(xiàn)資源和數(shù)據(jù)庫(kù)資源,即使擁有,他也不一定能有時(shí)間和精力,對(duì)這些資源進(jìn)行檢索和使用。也就是說(shuō)專家在鑒定更多的項(xiàng)目時(shí)也存在著一定的獲取信息的困難,也就必然影響到評(píng)審效果。科技查新工作是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面、系統(tǒng)和連續(xù)的文獻(xiàn)檢索,為專家評(píng)議提供全面、準(zhǔn)確的文獻(xiàn)依據(jù),確保科技評(píng)審的嚴(yán)肅性、公正性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。
查新報(bào)告是從“文獻(xiàn)報(bào)道”的視角,對(duì)科技項(xiàng)目的“新穎性”作出判斷,專家在使用該報(bào)告時(shí),不但要把該報(bào)告作為很重要的參考文件,還應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身掌握的科學(xué)知識(shí)和專業(yè)知識(shí),對(duì)其“先進(jìn)性”作出評(píng)價(jià)結(jié)論。這樣做既保證了科技評(píng)價(jià)的質(zhì)量,又是對(duì)科研人員勞動(dòng)成果有力的保護(hù)、肯定和尊重。
在社會(huì)上,我曾聽(tīng)到這樣的說(shuō)法“查新報(bào)告有什么用?只是他們收點(diǎn)錢蓋個(gè)章而已”!我認(rèn)為,如果這些話是委托用戶說(shuō)的,說(shuō)明他們對(duì)查新機(jī)構(gòu)的查新結(jié)論“有意見(jiàn)”,因?yàn)樗麄儾辉敢庖虮徊榈矫芮邢嚓P(guān)文獻(xiàn),查新項(xiàng)目被否定。也就恰恰反映出該機(jī)構(gòu)出具的查新報(bào)告是可信的,是有參考價(jià)值的!
還有這樣的說(shuō)法“查新報(bào)告有什么用?結(jié)論部分為什么都是……未見(jiàn)報(bào)道”,這樣的言論如果出自管理部門的人員之口,還可以理解,因?yàn)樗麄兪恰肮芾怼保皇恰皩I(yè)”。而如果出自“專家”之口,那只能說(shuō)明這個(gè)“專家”對(duì)查新工作的實(shí)際情況不甚了解。是啊,現(xiàn)在查新機(jī)構(gòu)之間的競(jìng)爭(zhēng)那么激烈,用戶委托查新,查新機(jī)構(gòu)總不能“一概否定”吧,否則,其業(yè)務(wù)量也就無(wú)以為繼,他們?cè)趺瓷婺?查新機(jī)構(gòu)對(duì)于沒(méi)有什么創(chuàng)新點(diǎn)的查新項(xiàng)目,往往會(huì)在結(jié)論中加入“狀語(yǔ)”措辭,指出是在什么情況下“未見(jiàn)報(bào)道”。至于這個(gè)“未見(jiàn)報(bào)道”之處有多少價(jià)值,就需要專家來(lái)進(jìn)一步作出判斷,判斷這個(gè)“未見(jiàn)報(bào)道”部分是項(xiàng)目的創(chuàng)新之處,還是“非重要”之處。這兩種情況都不會(huì)成為專家對(duì)項(xiàng)目作出正確評(píng)價(jià)的障礙。如果專家只依靠查新結(jié)論,而不依據(jù)自己的學(xué)識(shí)正確作出評(píng)價(jià)結(jié)論,那么專家在成果評(píng)價(jià)中所起的作用也就不是那么重要了。
7 開(kāi)展科技查新和文獻(xiàn)檢索知識(shí)普及工作
科技管理部門或科技查新單位應(yīng)適時(shí)地開(kāi)展相應(yīng)的學(xué)術(shù)活動(dòng),舉辦查新知識(shí)講座,讓科研人員對(duì)查新工作有比較多的了解,使他們真正懂得開(kāi)展科技查新的現(xiàn)實(shí)作用和實(shí)際意義,增強(qiáng)其查新的自覺(jué)性。
科技查新機(jī)構(gòu)應(yīng)面向科研人員開(kāi)展文獻(xiàn)檢索知識(shí)的普及工作。因?yàn)榭萍及l(fā)展日新月異,科技文獻(xiàn)的數(shù)量呈爆炸式地急劇增長(zhǎng),為了使廣大科研人員能及時(shí)了解世界科技發(fā)展現(xiàn)狀,并幫助其進(jìn)行選題的前期準(zhǔn)備。所以,應(yīng)讓其了解世界上主要的文獻(xiàn)資源及其著錄結(jié)構(gòu),更重要的是讓他們能掌握這些不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索方法和策略,從中找出他們迫切需要的科技文獻(xiàn),為他們科研工作的開(kāi)展服務(wù)。
8 加強(qiáng)查新工作的學(xué)科化建設(shè),成立查新工作者組織
科技查新工作走過(guò)了20多年的歷程,為我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和改革開(kāi)放經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出了突出的貢獻(xiàn)。現(xiàn)在全國(guó)包括各省科技情報(bào)研究機(jī)構(gòu)、各部委所屬研究院、教育部所屬高校圖書(shū)館、各地方圖書(shū)館、各地查新機(jī)構(gòu)認(rèn)定的低一級(jí)的查新單位等查新機(jī)構(gòu)眾多,學(xué)術(shù)氣氛濃厚,在科技查新領(lǐng)域取得了許多成果,學(xué)術(shù)關(guān)注度和用戶關(guān)注度呈逐年上升的趨勢(shì)。從另一方面講,科技發(fā)展速度迅猛,科技文獻(xiàn)載體的出現(xiàn)也如雨后的春筍,萬(wàn)維網(wǎng)作為文獻(xiàn)的傳播媒體越來(lái)越發(fā)展和壯大,這些都為科技查新工作賦予了無(wú)限的生機(jī)和活力,該領(lǐng)域的學(xué)術(shù)研究具有更大的發(fā)展前景。

從上圖來(lái)看,A、B、C、D分別表示科技查新工作在1997、1999、2001和2003年的學(xué)術(shù)關(guān)注度情況。就是說(shuō),從大的趨勢(shì)講,科技查新工作的學(xué)術(shù)關(guān)注度逐年提高,尤其是從2002年以來(lái),趨勢(shì)尤為明顯。

從上圖來(lái)看,A、B、C、D、E分別表示科技查新工作在2007年9月、2007年12月、2008年3月、2008年6月、2008年10月的用戶關(guān)注度情況。就是說(shuō),從這17個(gè)月的情況來(lái)看,科技查新工作在2008年6月受用戶的關(guān)注程度最高。
從這兩張圖可看出,科技查新工作的學(xué)術(shù)關(guān)注度和用戶關(guān)注度會(huì)得到持續(xù)地增強(qiáng)。所以,作為科技情報(bào)重要組成部分的科技查新工作,隨著科技進(jìn)步力度的加大,新的構(gòu)想和新的服務(wù)模式也會(huì)隨著我國(guó)科技政策的厚實(shí)度的增大,進(jìn)行學(xué)術(shù)研究和學(xué)術(shù)探討的愿望和熱情在科技查新工作者中間日益高漲,其學(xué)科建設(shè)的迫切性也越來(lái)越大,其影響的深度和廣度也越來(lái)越引起科技管理部門的重視。
我呼吁:作為一個(gè)從事查新工作近二十年的科技工作者,希望由中國(guó)科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所牽頭,盡快成立全國(guó)性的科技查新工作者組織——科技查新工作者協(xié)會(huì),加強(qiáng)查新機(jī)構(gòu)和查新員之間的業(yè)務(wù)交流和信息交流,頻繁地開(kāi)展學(xué)術(shù)研究和交流,探討科技查新工作的規(guī)律和發(fā)展方向,指導(dǎo)、監(jiān)督、自律行業(yè)內(nèi)的查新工作行為,為我國(guó)國(guó)力的強(qiáng)盛貢獻(xiàn)他們的力量。
9 查新工作新業(yè)務(wù)的展望
在努力作好查新工作之外,查新工作如何改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式?以及探討與該查新工作有密切相關(guān)性的新的業(yè)務(wù)發(fā)展構(gòu)想,也是我們應(yīng)當(dāng)去嘗試和探尋的。
國(guó)外信息咨詢產(chǎn)業(yè)發(fā)展已有多年歷史,信息咨詢機(jī)構(gòu)成千上萬(wàn),其產(chǎn)值效益十分驚人。國(guó)內(nèi)的信息咨詢產(chǎn)業(yè)發(fā)展也十分迅速,上海、北京許多信息咨詢機(jī)構(gòu)直接躋身于管理決策咨詢、市場(chǎng)信息咨詢、投資風(fēng)險(xiǎn)咨詢、項(xiàng)目可行性論證、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析,以及公司企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略咨詢等領(lǐng)域,但是這些信息產(chǎn)業(yè)絕大多數(shù)都不是圖書(shū)情報(bào)機(jī)構(gòu)所為。究其原因除了客觀體制、機(jī)會(huì)制約外, 圖書(shū)情報(bào)機(jī)構(gòu)自身素質(zhì)、地位、功能先天之不足,可能是根本原因。反觀近年來(lái)搞得異常紅火的各類私營(yíng)信息咨詢機(jī)構(gòu),其開(kāi)拓進(jìn)取精神之強(qiáng)烈,可謂見(jiàn)縫就鉆、無(wú)孔不入。因此筆者以為, 國(guó)家制定的科技體制改革政策方向十分正確,應(yīng)用研究與科技服務(wù)部門必須樹(shù)立為生產(chǎn)力發(fā)展服務(wù)的理念,面向需求、針對(duì)問(wèn)題、改革機(jī)制、調(diào)適自身。查新咨詢作為社會(huì)服務(wù)部門應(yīng)當(dāng)面向市場(chǎng),實(shí)行企業(yè)化經(jīng)營(yíng)管理,積極開(kāi)拓新的業(yè)務(wù)。以下是我的所想:
(1)為維護(hù)我國(guó)科研學(xué)術(shù)成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和論文著作的版權(quán)保護(hù),利用查新機(jī)構(gòu)豐富的文獻(xiàn)資源和查新工作者熟練的檢索技巧,面向國(guó)內(nèi)或國(guó)際上的出版機(jī)構(gòu),開(kāi)展論文的“查重”咨詢服務(wù),使出版物避免一稿多投和論文抄襲事件的發(fā)生,還學(xué)術(shù)研究者潔凈的空間。
(2)從文獻(xiàn)資源共享、數(shù)據(jù)庫(kù)共建與利用等方面進(jìn)行研究,開(kāi)展立項(xiàng)——定題服務(wù)——成果鑒定一條龍的信息服務(wù)。
(3)利用現(xiàn)有文獻(xiàn)資源,對(duì)信息的價(jià)值進(jìn)行深入挖掘和再加工,生產(chǎn)出各類情報(bào)產(chǎn)品,面向社會(huì)需求開(kāi)展信息的增值服務(wù),逐步增強(qiáng)科技情報(bào)人員參謀、助手、輔助、引導(dǎo)的作用。
(4)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)非常激烈,金融危機(jī)更使我們的企業(yè)家更關(guān)心本企業(yè)的生存情況,也更想了解世界上相關(guān)企業(yè)的生產(chǎn)、需求、創(chuàng)新和擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍等問(wèn)題。所以,我們要面向這些企業(yè)開(kāi)展競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)服務(wù)。這種服務(wù)可采用會(huì)員制,分年繳或季繳或月繳3種計(jì)費(fèi)模式,在這3種時(shí)間段內(nèi),我們查新部門就是該企業(yè)的一個(gè)編外情報(bào)機(jī)構(gòu),全方位地、及時(shí)地、不定期地、不斷地向用戶提供需要的信息,并提供競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)戰(zhàn)略分析和專利動(dòng)態(tài)演變過(guò)程分析等服務(wù)。
(5)為高校和科研單位的工作人員開(kāi)展引文分析,比如三大收錄(SCI、EI和ISTP)等的收錄證明分析等。
在今后的科技查新咨詢工作中,我們不能只局限于對(duì)過(guò)去工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié),而應(yīng)該著眼于查新咨詢工作的發(fā)展前景的展望和探討。我國(guó)的科技查新咨詢工作經(jīng)過(guò)這些年的發(fā)展,逐漸顯示出多元化發(fā)展的趨勢(shì),也就是說(shuō),隨著形勢(shì)的變化,科技查新不能再沿襲原來(lái)的模式完全不變。而應(yīng)該勇敢面對(duì)現(xiàn)實(shí),面對(duì)市場(chǎng),接受挑戰(zhàn),要有新的思維、新的舉措,走堅(jiān)持主業(yè)、發(fā)展新業(yè)務(wù)、拓寬服務(wù)領(lǐng)域的新路子,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)多元化發(fā)展。
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