淺談如何做好企事業單位檔案管理工作

摘要：建立企事業單位檔案管理工作的主要目的，是貫徹實施《檔案法》的有關規定，為更好加強對企事業單位的管理，為社會公眾服務，為企事業單位服務。

關鍵詞：企事業單位檔案管理

0 引言

建立企事業單位檔案管理工作的主要目的，是貫徹實施《檔案法》的有關規定，為更好加強對企事業單位的管理，為社會公眾服務，為企事業單位服務。做好企事業單位檔案管理工作，我認為應從以下方面著手。

1 加強領導，完善檔案管理

為進一步推動檔案管理各項工作的有序進行，應加強檔案管理工作的領導及監督和制度建設，以更好地完成檔案管理工作。

1.1 在主管領導的指導和監督下，形成了一個統一領導、扎口管理、部門參與、整體聯動的檔案管理工作網絡，使檔案工作的順利開展得到了有力保障。綜合檔案室專職檔案員負責各部門檔案工作的協調、移交、整理和保管工作。各部門的兼職檔案管理員負責本部門檔案資料收集、整理、分類、歸檔、移交工作。

1.2 貫徹上級部門對檔案工作的指示精神，把檔案工作納入工作計劃中并進行考核，審定檔案管理制度，并督促執行、解決檔案工作的實際問題。

1.3 以健全制度為重點，創新檔案管理模式。我國《檔案法》中明確指出：“各級各類檔案館、機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度”。檔案也有一個發生、發展和提高的過程，就其程序而言也有收集、整理、鑒定、檢索和提供利用等各項工作，因此，科學化的管理不僅體現于有完善的工作體制和較現代化的工作手段，還需要建立健全完善的制度體系。

2 要配置必要的保管設施和提供保障條件

檔案工作特殊性不僅體現于內容上，同時對管理有著特殊的要求，如庫屋的設置、檔案裝具的要求、音像檔案管理條件、存儲和檢索的手段、收集鑒定檔案資料的工具、搶救和修復檔案的技術、檔案開發利用和網絡遠程傳輸等都需要特殊的條件和保障。

2.1 結合本單位實際，配備計算機、復印機、聲音檔案、檔案檢測設備、空調、監控防盜、防火等設備，不斷改善檔案的保管條件，實現檔案管理的現代化和科學化。

2.2 保持庫房、設備整潔，力求做到無塵、無霉、無蟲蛀、無鼠害、無雜物，禁止吸煙和存放易燃、易爆物品，溫度達到國家規定標準。

2.3 嚴格各項管理措施，定期對檔案進行檢查清點，確保檔案不丟失，不損壞，發現破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現象時，應及時候補，復制或進行其它技術處理。

3 增強專業性培訓，提高檔案管理人員的素養

檔案管理人員的專業知識和綜合素質的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩定的工作崗位，由專人負責檔案管理工作的同時，需要積極支持檔案員參加檔案現代化管理的理論知識和操作技能業務培訓，以提升檔案工作者素質為核心，提高檔案工作人員履行職責的的業務能力為目的，不斷提高檔案管理工作水平。

3.1 培養檔案管理人員的政治素質。政治素質指檔案人員的政治理論水平、政治態度及職業道德等。這就要求檔案人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設有中國特色的社會主義理論，做到有正確的政治方向、政治立場和政治觀點，加強政治紀律、提高政治鑒別力和政治敏銳性，要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致。檔案工作人員要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，恪守檔案工作紀律，貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密，熱愛檔案事業，全心全意為人民服務，更新觀念開拓進取。

3.2 提高檔案管理人員的業務素質。提高業務素質不但要培養檔案人員學習檔案學理論知識，還要培養檔案管理工作人員學習與檔案工作相關的文化、理論與科學技術，比如文史知識、社會學、情報學、統計學、心理學、傳播學及現代化設備的操作技術，特別是從事信息開發和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。檔案人員不但要有繼承傳統檔案工作理論的觀念，有研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，還要有利用先進技術解決新問題的創新能力，從而豐富和發展檔案工作的理論與實踐。

3.3 提高檔案管理人員的檔案意識和法制觀念，充分認識檔案工作的重要性以及它潛在的價值，認真履行崗位職責，“干一行，愛一行，專一行，精一行”，確保能保質保量地完成任務。

4 強化責任，全面加強檔案業務建設

檔案是珍貴的歷史記錄，它充分反映了一個單位不同時期的變化內容，保護好檔案是檔案工作者義不容辭的責任。

4.1 加大文件材料的收集力度。認真貫徹有關檔案工作的法律、法規和業務標準，實現了各種門類載體檔案的集中統一管理，初步建立了一個門類齊全、內容豐富、結構合理、載體多樣的檔案資源體系。

4.2 高標準整理檔案。在檔案的歸檔整理上，嚴格按照標準，認真整改，做到檔案分類科學，保管期限劃分準確，編目規范，各類檔案歸檔質量符合規范。整理過程中，工序分解，實行流水作業，并逐項進行檢查，堅持不符標準不入盒，不合要求不進柜，切實提高了歸檔質量。

4.3 嚴格管理，堅持做到公文統收統發，記載完整，程序不亂，清收有據；堅持文件傳閱規范，借出有登記；制定相應的控制措施來確保文件材料的收集齊全，文件簽署完備，底稿完整，字跡規范，附件不缺，管理結果與閱辦結果有記載等。

5 吸取借鑒管理經驗，發揮檔案服務性效用

登記檔案最終的目的就是在于“信息”服務。要發揮好登記檔案信息服務，就必須緊密圍繞事業單位工作大局，加強檔案管理，應向檔案機關及做得好的兄弟單位請教、學習，汲取檔案管理和開發利用的經驗和做法，積極開展信息開發和檔案資料編研完善工作，以提高登記檔案的利用和服務價值。

總之，每一個企事業單位都應十分重視檔案管理工作，認真貫徹檔案法律法規，結合本單位實際情況建立和健全檔案工作規章制度，強化責任意識，創造條件，不斷提高檔案人員素質，全面加強檔案業務建設，積極開發檔案信息資源，使檔案管理在企事業單位的管理工作中充分發揮的效用。