淺談企業對秘書的能力素質要求

摘要：作為現代企業的秘書人才需要掌握行政管理、文書工作與檔案管理、公關策劃、社交禮儀、口才、實際應用文書寫作、現代法律知識和基本職業道德規范，有正確的人生觀、世界觀和價值觀，另外還要熟練計算機的操作和應用，英語或其他語種的聽、說、讀、寫能力，企業對秘書的能力要求和素質要求隨著社會的發展不斷提高，所以秘書不僅需要扎實的專業知識，更需要有豐富的經驗，因此秘書要在長期的工作中去多學習、多積累、多鉆研，才能逐步提高和成長起來。

關鍵詞：現代企業秘書能力素質要求

1秘書在企業管理中的作用

1.1參謀助手秘書作為中小企業商業組織領導的參謀助手，參謀職能是其工作整體職能中的首要職能。秘書的參謀職能主要體現在領導決策的參謀作用，領導商務活動的參謀作用及日常工作的參謀作用三大方面。

1.2組織協調企業中商務秘書在輔助決策中的協調主要包括程序協調、事物協調和組織與人際協調。隨著決策的科學化、民族化程度的提高，決策中所涉及的工作、組織和人員越來越多，因此企業領導決策時必須考慮全局，以免做出顧此失彼、因小失大的錯誤決策。

1.3開發信息信息是決策的基礎和依據，科學決策的過程就是信息溝通的過程。決策的正確與否，主要取決于決策所需耍的信息是否及時、準確與全面。所以，作為領導的參謀助手一定要快速做好信息的收集、整理、加工分析、分類匯總為領導的正確決策做準備。

2企業對秘書能力要求

2.1表達能力

2.1.1口頭表達能力要善于人際溝通，說話能力與辦事的成功率有直接的關系。上傳下達、接待來客、洽談工作都離不開說話，會說話是辦事成功的一個基本條件，也是處理好各種關系的一個基本條件。會說話的標準大致是口齒清楚、禮貌溫和、達意準確、繁簡得當、態度誠懇。同時還要注意說話的藝術：感染力、說服力、風度、禮貌、機警、幽默等等。通過說話把事情辦得利利落落。

2.1.2文字工作能力有一定的文字功底是對秘書人員的最基本要求，撰寫材料是秘書的基本職責。公文寫作作為一種特殊文體，無論從格式還是遣詞用語，都有一定的規定，寫作的功夫需要長期的生活實踐、深厚的文化積累、系統的寫作技能，關鍵是要做到“三心”：一是留心寫作，要務一行勤一行，注意各種結構和格式的作品，要細讀、細品、細鉆、細研，取人之長，為我所用。

2.1.3 交際能力交際能力是處理好人際關系的重要因素。企業秘書要克服困難，處理好上下左右各方面的人際關系，必須善于交際，使人容易接近，容易被信賴，這樣辦事效率就高，速度就快，反之則不然。同時，交際能力也反應出一個人的思想性格修養。

2.2理解和領會能力

2.2.1善于和領導相處，快速領會領導意圖日常工作中秘書要達到預期的目的，就必須準確、快速地領會領導交待的意圖，準確高效率的完成領導交代的任務。

2.2.2準確無誤的聽懂、摸清辦事對象的想法同具體的工作對象打交道時，要準確無誤地聽懂、摸清辦事對象的想法，這樣才能順利完成任務，甚至能夠事半功倍。

2.3實用技術操作能力

2.3.1計算機、打印機、傳真機等辦公設備的操作能力隨著現代化辦公機具的普及，企業秘書肯定不能再滿足于傳統的工作方式和素質，試想一個現代企業秘書如果不會電腦、操作、不會復印、傳真、不會接發電子郵件、不會查閱網上信息，如何能干好本職工作。現代企業秘書必須主動去適應、掌握現代辦公技術，提高實際應用水平，做一名立場堅定、作風優良、技術過硬的新時代企業秘書工作者。

2.3.2會場設備的操作需要掌握并學會使用會場擴音器的設備、電腦、復印、傳真、縮微、攝影、攝像、錄影、錄像、文字處理機、多功能電話、商務通、駕駛汽車等。這些技能是覓食能力中的“硬件”。

2.4分析綜合和應變能力

2.4.1分析事物的現象，通過現象看本質善于觀察發現事物細微之處，注意處理事情的細節，通過觀察預見事物發展變化，不然“差之毫厘，失之千里”。

2.4.2綜合事物規律，總結經驗企業秘書常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，這就需要把事務迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠近，通過分析總結事物規律，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當，有條不紊。

2.4.3反應靈敏，對事物變化快速做出應對方法企業秘書面臨的各種事務常常瞬息萬變，不斷發展。有些辦事的計劃、預案和想象，會出現與現實情況不大相符，甚至把預案方案完全打亂。需要秘書臨機不亂，沉著鎮定，原則不變、迅速抉擇，靈活處置，以達到預期目的。

3企業對秘書素質要求

3.1基本素質

3.1.1身體素質要有健康的體魄，充沛的精力。作為企業秘書要有能承擔繁重的任務、不分晝夜和節假日去完成工作的身體，因為身心經常處于高度緊張狀態，稍不注意，身體可能就會被累垮。所以企業秘書工作者，必須加強體育鍛煉，始終保持樂觀向上的精神狀態。

3.1.2心理素質要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作，處世樂觀，態度積極。秘書的心理健康由以下幾方面構成：樂觀而穩定的情緒、在工作中充滿活力、能充分認識自己、公正的評價他人、有較強的事業心和目標意識、積極進取、勇于探索、意志堅韌、善于自我克制、遵守諾言、言行一致、樂于交往、個人行為同組織行為和公共利益能協調一致、在變化的環境中能保持良好的心理順應等。

3.1.3政治素質①道德修養，樹立正確的人生觀價值觀。秘書道德修養，最根本的是要樹立正確的人生觀和價值觀，要有集體主義團隊精神，在市場經濟的大潮中，一定要克制利己主義和拜金主義意識。②職業修養，忠于職守，愛崗敬業等。應當具有愛崗敬業精神、忠于職守、服從領導、當好助手，謙和待人、熱情服務，遵紀守法、廉潔奉公，埋頭苦干、敬業奉獻，謙虛謹慎、辦事公道，恪守信用、嚴守機密，實事求是、勇于創新等，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

3.2認知素質

3.2.1掌握與秘書相關的基礎知識管理方面知識、法律方面知識、經濟方面知識、金融方面知識、財稅方面知識等。企業中秘書應具有一定的文、史、哲、數、理、化以及天文、地理、生物、心理等方面的知識，這是做好秘書工作的文化功底，不能因為是新時期，只顧學習新知識，而不重視歷史知識的學習。同時要注意總結工作中好的經驗，并進行歸納整理，盡量避免走彎路。要經常進行經驗交流，多向有經驗的人學習，不斷積累經驗，為以后的工作做鋪墊。

3.2.2專業知識在企業里當秘書，應具有貿易實務知識，還要具有現代企業分類特征的和管理、各種類型的企業組織模式和結構、現代企業文化等知識。現代商務秘書專業知識主要包括：商務信息工作、市場調研與市場預測工作、商務經營管理策劃工作、參謀工作、辦公室管理與辦公室事務工作、企業各種會議的組織與服務工作、協調工作、接待工作、企業上午溝通公關交際工作、商務文書你寫于處理工作、商務資料檔案工作、辦公現代化及電子商務工作等。

3.2.3外語的基本應用隨著我國加入WTO和很多外資企業在國內的大力發展，外語在當今商務交際中的地位不斷的在提高和發展，因此，作為企業秘書，對英語的應用是必不可少的。在未來的若干年內，外語在企業商務活動中將會得到更全面、更普及的應用，這就要求秘書人員要至少掌握一門外語的基本聽、說、讀、寫能力。

參考文獻：

[1]陳合宣，秘書學，暨南大學出版社2005年版

[2]普誠雨秘書禮儀基礎，高等教育出版社2005年版，

[3]王光祖，楊蔭滸寫作—漢語言文學專業華東示范大學出版社1998年版。