公路工程項目公司檔案管理的實踐與思考

摘要：公路工程檔案是公路建設事業記載的寶貴財富，公路工程檔案管理工作是公路建設中的重要工作，本文結合作者在公路工程項目公司的多年經驗，闡述了項目公司工程檔案管理的一些措施。

關鍵詞：公路工程檔案管理措施

0 引言

隨著我國逐步推廣項目法人制的實施，公路工程建設投資的主體也日益多元化，過去完全由政府投資變成現在的由民間或國外資金參與部分投資甚至是全額投資，政府以BT或BOT方式引進大量的民間或國外資金參與各級公路建設，建設項目的單位名稱也由過去的指揮部變成現在的項目公司。由于工程項目建造周期長、涉及面廣的特點，這就注定項目公司的管理方式應有別于其它行業的公司管理模式，其工程檔案管理也應有自己的特點和要求，作者認為：項目公司的工程檔案管理應該規范化、標準化、制度化和信息化，保證檔案歸檔的質量，才能有效地發揮檔案的功能，真正讓工程檔案管理很好地為工程項目的養、建、管、營各環節服務，對降低項目管理費用，保證工程項目的每一個階段按預定的計劃順利完成有著至關重要的意義。

怎樣才能提高項目公司工程檔案管理的質量，除了要根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》和《公路工程檔案編制辦法》進行檔案的整理、交接和歸檔外，作者結合工作實際，針對項目公司檔案管理容易忽視的地方，提出以下幾點措施。

1 加強項目前期工作的檔案管理

由于公路工程項目的特殊性，在項目上馬準備建造階段，項目公司一般還沒成立，即使成立了，由于人員不到位，或公司主要精力放在項目的招標上，很多項目往往忽略前期工作的工程檔案管理。項目運作中經常發生兩種情況：一是項目前期工作是一班人馬，項目正式運作又是一班人馬，在工作過程當中，資料經常被多人頻繁借閱，會出現在資料移交時才發現有些資料已丟失；另一種情況是有些項目中途變更業主，有些資料在上一個業主中已丟失，這種情況追索起來極為困難。這樣，在項目公司完成招標工作進入實際運作階段后，整理前期的資料就會發現有些資料缺少或丟失，這時想找回這些資料，往往要花費很多時間和費用，有時一些資料還不一定能找回。為避免出現資料丟失，項目公司在項目一開始就重視工程檔案管理工作，由專人負責，做好資料借閱、歸還等登記工作，在業主資料移交時，做好登記和簽字，及時整理歸檔前期工作的工程檔案，并專人妥善保管。

2 強化項目公司檔案部門的管理職能

項目公司的檔案部門，基本是公司的信息中心，其檔案記載著項目的建設歷程，所以，強化檔案檔案部門的管理職能，形成檔案管理的制度化，將給公司帶來高效運作、規范管理的便利，同時也降低公司的管理費用。項目公司的檔案管理主要是做好日常維護、備份、歸檔和借閱登記管理等工作，由于工程檔案數量極多，平均每公里公路的紙質檔案近100頁，采用計算機信息化管理也非常必要，它讓檔案部門追索資料的去向，查詢、檢索資料變得更加方便快捷。

3 規范項目公司各部門的工程檔案管理

工程項目的建造周期較長，在建設過程中，項目公司各部門的人員經常會變動，有的項目公司甚至連項目經理都要更換。為防止在人事變動時出現資料丟失的現象，這就需要項目公司從成立之初就要規范工程檔案的管理，使項目公司各部門的工程檔案實行制度化、規范化的管理。實踐中發現比較有效的工程檔案管理制度是：各部門收到外來文件后，留下復印件，原件要及時送檔案部門歸檔，同時要做好來文處理和登記工作，以便查詢、追索之便；對于向外單位發文，要有統一人員把關和簽發，同時除本部門留存一份以外，還要送一份原件給檔案部門存檔。這樣，檔案部門就保存了項目建設過程中的所有檔案原件，避免了項目運作過程中出現人事變動而出現資料丟失現象。

4 涉及施工、監理及設計的工程檔案管理要實現信息化

公路工程建設過程中，涉及施工、監理及設計的收文、發文、變更等工程文件數量最多，而且經常要翻查，所以對于這類工程檔案要小心處理和保管。措施是：收文要按發文單位編號歸檔，附件跟收文一起存檔。項目公司發文要有統一的編號，同時要做好發文登記；發文登記的表格可以根據項目的實際情況自行設計，但在表格設計時要體現出文件的類別、經辦人、收文日期、附件等關鍵要素，文件的類別可以按合同文件、變更通知書、會議紀要等形式分。不管是收文還是發文，檔案管理員要及時按類別錄入電腦，以便必要時進行檢索查詢，加快查找時間，提高工作效率。

5 注重對上級部門發文和報送資料的工程檔案管理

每個工程項目在建設過程中均不可避免地要向上級有關主管部門報送資料和文件，在報送過程中經辦人要做好簽收登記，同時還要注意要詳細做好上報資料的清單，并讓接收資料單位的主辦人員簽收確認，這些工作看似瑣碎，但在關鍵時刻就體現出重要性。工程項目公司向主管部門報送出去的文件資料有些是極其重要的，而且有些只有一份原件，一旦遺失，將造成很大的麻煩，甚至會影響工期。例如廣西某一公路工程的項目公司，為了辦理施工許可證，把紅線圖及相關資料報送給規劃部門了，但由于該項目在建造過程中出現重大變更，設計圖紙需要重新修改和出版，修改的設計圖紙出版滯后，導致規劃部門以資料不齊全為由暫緩辦理；但部分資料已上交給規劃部門，過了一段時間，修改的設計圖紙出版后收齊資料再去辦理施工許可證時，規則部門有關人員卻告之紅線圖找不著了；如果不是當時上報時做好詳細清單和簽收確認，事情就很難說清了，后經過項目公司出具簽收登記表之后，規則部門才同意補辦一份新的紅線圖。

6 結語

綜上所述，項目的公路工程檔案管理貫穿公路工程建設的始終。只有重視和做好工程檔案管理，才能更好地為工程建設服務，確保工程項目公司運作順暢和高效。