解密部門溝通難

部門溝通難是否有解呢?當(dāng)然，部門配合難有時候也許要歸罪于企業(yè)的制度、流程、文化等等。企業(yè)的部門設(shè)置不合理，內(nèi)部缺乏互動文化等都可能是造成部門配合難的根本原因，部門主管對此顯然無能為力。但是否因此就只能默默忍受呢?不。即使這樣的客觀情況存在，作為連接上下層的部門主管，只要你充分意識到部門配合的必要性，就依然可以運用自己的智慧，最大可能地協(xié)調(diào)部門沖突，實現(xiàn)部門間的共贏。

打通部門間的那堵墻

對于部門配合問題，說一切源于溝通絲毫不為過。有的企業(yè)甚至已經(jīng)把溝通提升到戰(zhàn)略層面進(jìn)行管理，足可見溝通的份量。但現(xiàn)實中最常見的景象依然是：部門內(nèi)部可能親如兄弟姐妹，部門主管猶如老大哥一樣亦師亦友，但視其他部門則如“外人”，溝通僅限于點頭與禮節(jié)性微笑。甚至，部門主管對其他部門有意見會在本部門內(nèi)抱怨，而不是去坦誠地和對方主管溝通協(xié)商，或者因為害怕傷感情，而對矛盾采取了隱忍的態(tài)度，不動聲色，委曲求全。這常常被稱為“回避式”障礙。與此相伴，另一種經(jīng)常性的錯誤是“踢球式”，即根本不打算給其他部門提供協(xié)助，一旦有人找過來，就以各種借口推脫，“指點”對方找其他部門。還有人則經(jīng)常用搬出上司的方法，由上司來進(jìn)行協(xié)調(diào)。

事實上，這些都并非智慧的選擇?？梢哉f，一個管理者的管理水平和管理效率主要取決其溝通、協(xié)調(diào)能力。尤其在平級部門中，失去了權(quán)力的強制性，誰也不服誰時，就更加考驗部門主管的溝通協(xié)調(diào)能力。無疑，當(dāng)矛盾和沖突成為客觀存在時，直面才是最好的方式。而作為一個部門的領(lǐng)頭人，自然是跨部門協(xié)調(diào)的最適當(dāng)人選。主管需要在部門中扮演兩個角色：發(fā)言人以及公關(guān)代表。帶領(lǐng)團(tuán)隊與其它部門建立良好的合作，是主管的天職之一。

回避只能使矛盾越積越深，而如果不僅回避還向下屬抱怨，那就更犯了部門溝通的大忌。下屬們因為對你的認(rèn)同，自然會由此對其他部門產(chǎn)生抵觸感，非常不恰當(dāng)?shù)亍皥F(tuán)結(jié)起來，抵御外敵”。而如果你擅長踢皮球，則需要小心，當(dāng)自己的部門需要幫忙時，對方也很可能以其人之道還治其人之身，讓你發(fā)火都不知道該找誰去。不可否認(rèn)，搬出上司常常能迅速解決眼下的問題，但事實上，這通常被認(rèn)為是部門主管溝通無能的表現(xiàn)。而且，長此以往，上司也會不勝其煩。

因此，真正的鑰匙仍在部門主管自己的手中。打通部門間那堵隱形的墻，真誠地將其他部門看作自己的戰(zhàn)略合作伙伴，才是明智之舉。在扁平化的趨勢下，跨部門之間的合作越來越頻繁，打通心理障礙，不僅節(jié)省別人的成本，更節(jié)省你的成本。

成功溝通有竅門

和決策、執(zhí)行等能力一樣，溝通也是一種很重要的能力。嘗試找到部門合作不暢的癥結(jié)，一一攻破，會讓你的溝通更有成效。

1最大可能地利用主管會議

部門主管區(qū)別于員工的一大優(yōu)勢，就是他們可以經(jīng)常在主管會議上碰面。不要把這樣的會議當(dāng)成例行公事，充分地抓住會議上的每一分鐘，傾聽其他部門的工作以及需求，并最大限度地吸引其他部門主管關(guān)心你的部門所做的工作，和需要配合之處，會給你以后的工作帶來不少幫助。因為通常情況下，盡管身處一個公司，但因精力所限，很少有人會過多地關(guān)注自己轄外的事務(wù)。因為不了解，所以不關(guān)心，其他部門主管可能因為沒意識到你所做工作的重要性，而在你尋求幫助時毫不在意。

2確認(rèn)你想要的

由于部門不同，大家在認(rèn)知上難免有差異，因此明確你想要的極其重要，并且要確認(rèn)對方聽懂了你所說的話。這通常需要你對要求有細(xì)致、明確的界定。比如：你希望市場部針對新產(chǎn)品量身訂做特別的營銷方案，想要借此吸引中產(chǎn)階級。但“吸引中產(chǎn)階級”的標(biāo)準(zhǔn)是什么?怎樣才算達(dá)成目標(biāo)了呢?

3換位思考

這條人際交往的基本法則在部門溝通中也同樣適用。盡管企業(yè)總體利益一致，但不可避免的，各個部門也存在自己的小利益，而這很有可能是與其他部門利益相沖突的。只想著自己的利益和道理，一味地需要對方犧牲，自然難以贏得配合。最好的解決方式是：你先替對方想好彌補的辦法。比如提供對方需要的協(xié)助，清楚地告知對方，任務(wù)順利完成會給他們帶來的好處等等。

4把矛盾解決在暴露前

這里指的是，在正式的討論溝通之前，先進(jìn)行私下的溝通，爭取事先取得一致，也就是常說的通通氣。這樣做的好處，一是可以把對面子的考慮成本降到最低，回旋余地大；另外也可以獲得上司的贊賞，還可以為公司內(nèi)友好溝通的企業(yè)文化助一臂之力。為此，部門主管之間保持適當(dāng)?shù)乃饺擞颜x是需要的。

5跟蹤到底

阿里巴巴對主管有個明確的要求：No Surprise，意思是“不要驚訝”。指的是主管必須對本部門內(nèi)的事情時刻掌握，不出現(xiàn)因不了解而震驚的情況。在部門配合中也一樣。當(dāng)對方接受了你提出的要求后，必須時刻跟蹤進(jìn)展，不要等到最后才發(fā)現(xiàn)他們做的不是你想要的，或者他們做得太慢了。

6內(nèi)部溝通不放松

或許有的部門主管還沒意識到，跨部門配合順利與否某些時候也取決于部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)。如果部門主管之間約定的事情沒有及時通知下屬，或者相反，都會增加合作的摩擦，減低效率。因此，保持內(nèi)部時刻處于溝通暢通的狀態(tài)是必需的。

7主動承擔(dān)“灰色地帶”的責(zé)任

所有的企業(yè)中，不論部門之間的權(quán)限怎樣清晰劃分，都一定存在一些被遺漏或難以界定的地帶，各個部門都可管可不管，便是所謂的“灰色地帶”。但“灰色地帶”的事常常關(guān)乎各個部門的利益，因此，主動地去處理這些事情，一定會利人利己。

8掌握溝通細(xì)節(jié)

尊重、了解、激勵等等人際關(guān)系準(zhǔn)則在這里都同樣適用。溝通需要技巧，說什么也許并不重要，讓別人聽到什么才真正重要。可以嘗試記住人際關(guān)系中的關(guān)鍵詞：5個字——我以你為榮；4個字——你的看法……；3個字——是否請……；2個字——謝謝；最不重要的1個字——我。

9千萬別告狀

一旦部門配合出了問題，向上司告狀是最愚蠢的選擇。原因極其簡單，即使這個問題由上司出面干涉解決了，但以后的溝通協(xié)調(diào)可能更麻煩。甚至，上司都懷疑你的能力。