計(jì)算機(jī)應(yīng)用技巧

劉純勝

1. 讓文檔整齊劃一

當(dāng)面對(duì)大量不同格式的文檔資料時(shí)，我們往往希望能夠統(tǒng)一行文的格式。這樣，才能夠保證行文的美觀。在Word中，要完成行文格式的統(tǒng)一非常簡(jiǎn)單。首先打開Word，再選擇“格式”→“格式和樣式”命令，打開“格式和樣式”任務(wù)窗格，再在左邊Word窗口中選中相應(yīng)的文字，然后單擊其下的格式（如標(biāo)題1.標(biāo)題2.標(biāo)題3等）即可快速給選定的文字添加格式。

友情提醒：

（1）單擊“格式和樣式”任務(wù)窗格下方的“顯示”下拉列表框，再單擊“自定義”項(xiàng)，即可打開窗口，對(duì)這些預(yù)定義的格式進(jìn)行重新定義，也可以自己定義自己的格式，并可以用它來(lái)格式我們的文件中的內(nèi)容，做到行文的統(tǒng)一。

（2）建立好各級(jí)標(biāo)題后，我們還可以生成文檔的目錄：先把光標(biāo)定位在合適的位置上，使用菜單“插入”→“引用”→“索引和目錄”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“目錄”即可。

2. 比較并合并文檔

在Word、Excel和PowerPoint中，使用“比較并合并”功能可以自動(dòng)合并多個(gè)復(fù)雜文檔。這樣可以對(duì)Office XP數(shù)據(jù)做到整合：如在Word中選擇“工具”→“比較并合并文檔”命令可以在原文檔中顯示比較結(jié)果，也可以在當(dāng)前打開的文檔中顯示合并結(jié)果，并能在新文檔中顯示結(jié)果；在Excel中選擇“工具”→“比較并合并文檔”命令可以將兩個(gè)工作簿之間的差異合并到一個(gè)工作簿中。而在Power Point中選擇“工具”→“比較并合并演示文稿”命令可以合并多個(gè)演示文稿中的幻燈片。

3. 文字自動(dòng)糾錯(cuò)

在Word中寫作時(shí)，它具有自動(dòng)更正功能。如果我們寫錯(cuò)字，那它會(huì)顯示紅色的下劃線，并提示我們更改。不過(guò)，如果大家不放心，在完成文檔之前，可以按下F7鍵進(jìn)行“拼寫和語(yǔ)法”檢查，如果出現(xiàn)問(wèn)題，我們可以對(duì)其進(jìn)行更改，也可以加入到字典中，供下次自動(dòng)更正。

4. 如何將Word當(dāng)字典使用

在編輯文檔時(shí)，常會(huì)遇到一些生詞難以弄懂。這時(shí)，你可以用專業(yè)翻譯軟件，但更為簡(jiǎn)便的方法是直接使用Word的翻譯功能，即可在Word中進(jìn)行動(dòng)態(tài)互譯了。使用的方法是：

單擊“工具→語(yǔ)言→翻譯”，這時(shí)出現(xiàn)“信息檢索”對(duì)話框，鍵入要查閱的內(nèi)容，你可查閱英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對(duì)應(yīng)的英文單詞，并會(huì)自動(dòng)顯出相應(yīng)的翻譯結(jié)果。

如果遇到了不知道準(zhǔn)確讀音的文字時(shí)，可使用拼音指南功能幫助識(shí)別。使用方法是：首先，用鼠標(biāo)選中待查文字，然后選擇“格式”→“中文版式”→“拼音指南”，打開“拼音指南”對(duì)話框，在該對(duì)話框中的“基準(zhǔn)文字”框中已顯示出了所選定的文字，并在“拼音文字”框中顯示出該文字所對(duì)應(yīng)的漢語(yǔ)拼音。

5. 查找與替換技巧

在使用Word編輯文檔時(shí)，經(jīng)常會(huì)使用到“查找和替換”功能來(lái)批量替換文檔中特定的詞語(yǔ)或是句子。不過(guò)，在查找和替換操作時(shí)，如果能恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用好格式控制等參數(shù)，查找和替換能夠?qū)崿F(xiàn)的功能將會(huì)更多，甚至還可以出現(xiàn)一些意想不到的效果。