辦公自動(dòng)化條件下紙質(zhì)文件的歸檔問(wèn)題

張　三　牛二強(qiáng)　劉　四　王彩虹　張文利

張三：我們今年開(kāi)始使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)只需要在電腦上操作就行了。這樣打印出來(lái)的發(fā)文稿紙上的領(lǐng)導(dǎo)簽名只是鉛字打印的，非手寫(xiě)的。年終歸檔需要再叫領(lǐng)導(dǎo)用手寫(xiě)重新簽名一次嗎?今年省檔案局的一個(gè)人到我們單位來(lái)，好象說(shuō)打印字體的簽名無(wú)法律效力。說(shuō)作為檔案保存就需要我們重新找領(lǐng)導(dǎo)手簽，我覺(jué)得好麻煩。

牛二強(qiáng)：首先需要明確兩個(gè)問(wèn)題：一是“領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)只需要在電腦上操作就行了”，具體是如何操作的?相關(guān)元數(shù)據(jù)是不是很完備，即足以證明是領(lǐng)導(dǎo)本人所為；二是你們單位對(duì)此操作有沒(méi)有相關(guān)的管理制度，具體是如何規(guī)定的?

其實(shí)，“年終歸檔需要再叫領(lǐng)導(dǎo)用手寫(xiě)重新簽名”不但麻煩，也不太好操作，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)流動(dòng)性較大，也許有的領(lǐng)導(dǎo)到不了年終就已經(jīng)不在崗了，要想找他簽字難度較大，要想保持檔案的完整性是比較困難的。針對(duì)以上問(wèn)題，一般的解決方法是雙套制：即一般的文件流程走OA系統(tǒng)，但定稿還需領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)后暫存機(jī)要部門(mén)，然后定期向檔案部門(mén)歸檔。或許，像絕密文件可能在OA系統(tǒng)中只走題名，本身文件還是按紙質(zhì)的流程走，當(dāng)然，這與OA系統(tǒng)的密級(jí)有關(guān)。

目前，好多發(fā)達(dá)國(guó)家的PDM電子數(shù)據(jù)也是輸出后手工簽字，然后再掃描、打印、復(fù)印后用于生產(chǎn)。可見(jiàn)電子簽名的技術(shù)還需進(jìn)一步完善。

劉四：我們公司也是用OA，這也是我在工作中遇到的問(wèn)題，真希望早點(diǎn)出臺(tái)相關(guān)的法規(guī)。版主說(shuō)的實(shí)行雙套制，我覺(jué)得很麻煩，原文件肯定有，但是在網(wǎng)絡(luò)中心那里存著，如果要?dú)w檔，又加大了自己的工作量。如果定時(shí)打印出來(lái)叫領(lǐng)導(dǎo)簽字，暫存在秘書(shū)那里。年初歸檔，好像有點(diǎn)麻煩。總之，怎么樣都是麻煩。

牛二強(qiáng)：是啊，目前的雙套制使工作量增加一倍，而且兩套很容易出現(xiàn)不協(xié)調(diào)統(tǒng)一的問(wèn)題，致使實(shí)際工作很難操作。

王彩虹：我們?cè)谑誒A電子文件時(shí)，按照雙套制來(lái)做的，收了電子文件，紙質(zhì)也要打印出來(lái)歸檔，不過(guò)這種做法還是很不完善，因?yàn)榇蛴『灻皇亲詈蟮囊粋€(gè)領(lǐng)導(dǎo)手簽名，這種做法欠妥，目前還在進(jìn)一步探討。另外，電子文件歸檔如果沒(méi)有簽名的話，也是沒(méi)有法律效力的，目前準(zhǔn)備增加使用電子簽名。

張文利：移動(dòng)這方面做的不錯(cuò)，因其文件在流程中的權(quán)限分割是非常明確的，只有相關(guān)權(quán)限的人才能對(duì)文件進(jìn)行相應(yīng)操作，而且在文件歸檔時(shí)，可將其審、閱、批一套流程文件打印出來(lái)，協(xié)同正文一并歸檔，打印文件后只需加蓋公司印章即可，保障了有效性。

xglanxin：我們也是這樣的啊，最終打印出來(lái)的發(fā)文稿紙上文件形成過(guò)程中的經(jīng)手人都有簽名(電子簽名)，和正式文件一同歸檔。但連同簽發(fā)人都是電子簽名，這樣就可以了?不需要再叫簽發(fā)人手簽一次?我們認(rèn)為這樣就可以了。但到我們單位來(lái)的一位省檔案局的人說(shuō)還要讓簽發(fā)人手簽一次。不知道那人說(shuō)得是否正確，還是想當(dāng)然。

王彩虹：我們打印出來(lái)的紙質(zhì)文件，簽署流程也是非常明確，審批意見(jiàn)從經(jīng)辦人一直到領(lǐng)導(dǎo)都有：但是手簽名是只有最后的把關(guān)人(大部分是領(lǐng)導(dǎo))來(lái)簽，所以一直覺(jué)得這種做法欠妥，但目前也找不出合適的做法。

如果是沒(méi)有使用OA之前，文件是要經(jīng)過(guò)很多部門(mén)會(huì)簽的，包括經(jīng)辦人、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、總部領(lǐng)導(dǎo)等等，但是，使用了OA之后，原來(lái)的會(huì)簽流程是在OA實(shí)現(xiàn)的，打印出來(lái)紙質(zhì)后歸檔，不可能每個(gè)人再重簽，最后只有領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人簽名。目前的做法最終結(jié)果是：①OA電子文件是歸檔了，但是目前還沒(méi)有電子簽名，實(shí)際上是不具備法律效力的，只能作為文件材料保存。②紙質(zhì)檔案也歸檔了，但是在會(huì)簽流程上體現(xiàn)的是最后領(lǐng)導(dǎo)簽名或是經(jīng)辦人簽名，這樣如果最后用做法律用途或追究責(zé)任，是會(huì)出現(xiàn)推脫情況，所以是欠妥的(相信目前很多單位都是這樣做的)。針對(duì)這種情況，我們決定使用電子印章和電子簽名。

張文利：我們這里是不用的，已經(jīng)有相應(yīng)的審批流程內(nèi)容在其中了，而最后歸檔時(shí)加蓋了單位的公章，也是說(shuō)明了文件的合法性，那么再手簽一次已屬多余內(nèi)容，且文件已經(jīng)做電子文件保存。不過(guò)地方要求也要根據(jù)地方不同而實(shí)際處理，如前面會(huì)員所說(shuō)，當(dāng)?shù)貦n案局要求還要手簽也不無(wú)道理。

牛二強(qiáng)：其實(shí)應(yīng)該從兩個(gè)方面來(lái)認(rèn)識(shí)這個(gè)問(wèn)題：一是如果你們單位認(rèn)可OA系統(tǒng)中的電子簽名，那么說(shuō)明歸檔的電子文件是真實(shí)有效且受控的，但在歸檔時(shí)還要打印一份紙質(zhì)的用來(lái)備查，即體現(xiàn)紙質(zhì)文件的憑證價(jià)值，那么就需要相應(yīng)的標(biāo)識(shí)來(lái)表明它具有憑證價(jià)值，比如相應(yīng)的制度中規(guī)定用組織印章或領(lǐng)導(dǎo)簽字，應(yīng)依規(guī)定為準(zhǔn)；二是依據(jù)《電子簽名法》第三條第四款的規(guī)定，即法律、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書(shū)的其他情形，則說(shuō)明行業(yè)或地方檔案行政部門(mén)明確規(guī)定歸檔文件不能用電子簽名代替手簽名，那就紙質(zhì)文件必須要有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

還有使用電子印章和電子簽名確實(shí)很有必要，我們現(xiàn)在搞的是實(shí)實(shí)在在的雙套制，即文件從擬稿到簽發(fā)兩套系統(tǒng)都走，只是如果在OA系統(tǒng)中發(fā)布的話，紙質(zhì)版文件直接歸檔，如果不走OA系統(tǒng)，則只體現(xiàn)目錄，其余通過(guò)紙質(zhì)文件走下去。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)