關于基建檔案收集與數字化建設的幾點想法

張　萍

1如何解決基建檔案收集不完整的問題

實際工作中存在著基建檔案收集不全的問題，筆者認為可以從以下幾個方面去做：

1．1加強業務指導工作。對于轄區內的單位定期進行業務指導，傳達有關文件精神，讓轄區相關業務部門了解到他們不僅僅要對項目進行監督，還有檔案收集、整理、移交的職責。讓他們了解到轄區每一個基建項目都必須留下相關的檔案資料，以備若干年后能夠說清基建項目的來龍去脈，不給以后的工作帶來麻煩。

1．2利用項目合同將工作做到前面，檔案工作與工程建設同步進行好處多。每一個項目都要簽訂相關合同才可以施工。如果我們和油田相關部門達成協議，只要一簽訂基礎建設合同，就通知檔案部門介入，使檔案工作與工程建設同步進行，定期去收集。

在建設項目中比較突出的問題就是有些建設單位不重視檔案管理，沒有做到項目檔案工作與項目建設同步進行，由于平時不重視文件的形成、積累、收集和整理，造成項目檔案不完整、不準確。比如：竣工文件收集不全、竣工圖的編制不規范、圖物不符、簽字手續不完備、有些重要的前期文件丟失或收集不全等，而且往往是在預驗收或正式驗收之前突擊整理檔案，為今后的運行、維修、管理帶來一定的困難，甚至造成較大損失。因此，做到事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，將后續工作變為前置工作，從一個工作環節擴展為貫穿始終的全程控制。將檔案工作和項目建設一起納入程序管理，與項目建設的各階段同步進行，從項目籌劃、開工時就先期導入，直至竣工驗收，形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系，不搞竣工驗收時的“回憶錄”。

1．3發動檔案人員多看、多轉、多發現。每一個基建項目都有一定的工期，檔案人員要多走出去多看施工的項目，并主動對這些項目進行詢問調查，要積極介入，及早收集項目文件資料，保證轄區基建檔案的完整性。

1．4多和監理部門聯系，及時了解有關項目進展情況，保證及時準確地收集相關項目竣工信息。利用監理人員有效地完成檔案工作的收集整理工作。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》中規定了監理單位對工程檔案負有兩方面的責任：一方面，是對項目文件特別是竣工圖和竣工文件的完整、準確、系統、負有監督、檢查、審核、簽認的責任；另一方面，是項目監理單位負責收集、積累項目監理工作中形成的文件，進行整理后向建設單位移交。

2關于基建檔案數字化建設的問題

2．1基建檔案數據庫管理工作遇到的問題，隨著油田改革的不斷深入，油田內部單位的合并與拆分時常可見。這對油田基建檔案的管理產生很大難度，比如干城小區與皇甫小區合并后形成第十礦區，這其中產生的基建檔案在管理中就存在這樣的問題，在編制檔案號和錄入數據庫時存在兩個小區住宅樓有可能有相同的檔案號，因為它們以前隸屬于不同的全宗，可以檔案號相同，在同一個數據庫里除了單位代碼不同外，檔案號是相同的，打印目錄時無法分開打印，全部是混在一起排序的。

解決辦法只有將它們按不同的單位代碼分開錄入各自的基建檔案數據庫內，建立不同的案卷目錄，但這給統計工作帶來了麻煩。因此在我們以后的工作中要更宏觀考慮，統籌安排，盡量減少工作中出現的問題。

在工作中還發現基建檔案數據庫在檢索數據時，一臺電腦只能打開一個數據庫，不可以同時打開兩個不同的基建檔案數據庫，這樣在基建檔案統計與檢索時非常麻煩，必須關了一個才能打開另一個，給工作帶來不便。因此我們的基建檔案數據管理工作還有很多工作要做。

2．2基建檔案數據庫管理容量太小。在我們的基建檔案數據庫中錄入了最基本的檔案信息，包括：文件材料名稱、編制單位、編制日期、期限、頁數等，但是查閱具體信息還要調閱紙質檔案才可以看到檔案信息。因此，我們的基建檔案數據庫信息容量太小，如果我們能將部分圖紙掃描進入電腦，借閱人員就可以在網上直接查閱圖紙，如果需要打印某一部分的圖紙，可以采用截圖的方式，只打印需要的部分，而不是將整張圖紙打印或者將原圖借出，這樣就節省了材料，同時也減少了原圖紙的磨損。可見，擴大數據庫的容量，增加數據庫內容是很有必要的。

2．3可建立各類基建檔案專題數據庫。2005年發布的《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》指出，要在城建檔案工作領域應用現代信息技術建立現代化的城建檔案管理系統，開發利用城建檔案信息資源，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供有效的服務。由于油田基建項目已大部分完成，因此要想將大量的基建數據上網會有很大的工作量，這時我們需要搞一些專題性的數據庫，將一些檔案信息分類整理出來，然后建立相關數據庫，減少人力物力。